Nadat je jouw agenda hebt gekoppeld aan jouw Vectera-account en jouw publieke afspraken pagina hebt geconfigureerd, kan je verschillende types afspraken maken.

Log in op jouw account op vectera.com/login. Indien je reeds ingelogd bent, word je automatisch doorverwezen naar het dashboard.

Om te starten ga naar vectera.com/scheduling en volg deze stappen:

  1. Klik op Create your first appointment type
  2. Geef een naam en beschrijving aan het type afspraak
  3. Plaats een doorstuur link
  4. Kies de locatie: Online, Telefonisch of Offline
  5. Stel de tijdsduur en buffertijd van een afspraak in
  6. Kies jouw tijdzone en beschikbaarheid
  7. Voeg gepersonaliseerde vragen toe
  8. Sla je afspraak type op!
  9. Controleer of je boeking pagina er uitziet zoals jij dat wenst

1. Klik op Create your first appointment type

2. Geef een naam en beschrijving aan het type afspraak

Als je niet wil dat deze appointment type op de publieke boekingpagina komt dan kan je de checkbox "show on public booking page" uitvinken. De link erboven kan gebruikt worden om deze specifieke boeking link naar klanten afzonderlijk te sturen.

3. Plaats een doorstuur link

Als je na de boeking van een meeting de klanten naar een andere page wil doorsturen dan kan je hier die link ingeven. Dit is geen verplichte stap.

4. Kies de locatie: Online, Telefonisch of Offline

Als je offline als mogelijkheid aanduidt, dan zal je een adres kunnen toevoegen.

Voor online meetings zal er automatisch een meeting room gemaakt worden nadat de klant een afspraak heeft ingeboekt. Na een 2e boeking zal de klant naar dezelfde meeting room gestuurd worden. De meeting room zal worden toegevoegd aan jouw dashboard.

Zowel jij als de klant zullen een bevestigingsmail met alle informatie ontvangen nadat de afspraak is ingeboekt.

5. Stel de tijdsduur en buffertijd van een afspraak in

Minimum buffer before booking toont het aantal werk uren voor een afspraak kan worden ingeboekt. Dit staat standaard ingesteld op de volgende dag, wat wil zeggen dat er geen afspraken dezelfde dag kunnen worden ingeboekt. Als je voor de optie 'Custom' kiest dan kan je zelf het aantal uren instellen.

Voorbeeld 1: Stel dat je dagelijkse werkuren van 9u tot 17u zijn en je stelt de Custom buffer in op 3 uren. Een klant bezoekt de pagina om 11u dan zal hij pas om 14u een afspraak kunnen inboeken.

Voorbeeld 2: Stel dat je dagelijkse werkuren van 9u tot 17u zijn en je stelt de Custom buffer in op 3 uren. Een klant bezoekt de pagina om 16u dan zal hij pas om 11u de volgende dag een afspraak kunnen inboeken.

Allow bookings up to days in the future toont de maximale periode tot wanneer men kan inboeken, dit kan maximum 90 dagen zijn. Als je 30 dagen invult, dan zal men tot 30 dagen in de toekomst kunnen inboeken op de beschikbare momenten.

Booking start date en Booking end date duidt een specifieke periode aan waarin mensen een afspraak kunnen inboeken. Dit kan gebruikt worden in combinatie met de minimum buffer en de maximale periode tot wanneer men kan inboeken.

Voorbeeld: Je biedt een promotie aan in maart en wilt dat mensen enkel een afspraak kunnen inboeken tussen 1 en 31 maart. Zorg er zeker voor dat de maximale periode tot wanneer men kan inboeken de periode bedekt.

De Duration, Buffer before events en Buffer after events geeft meer informatie over de afspraak zelf. Je kan een tijdsduur instellen vb. 60 minuten. Als je geen andere boekingen 15 minuten voor en na deze afspraken wil, kan je een buffer van 15 minuten instellen.

Als je een herinnering wil krijgen voor de meeting kan je het aantal minuten op voorhand aangeven in Reminder. Het hangt dan af van jouw agenda programma welk type reminder je zal ontvangen.

Show availability in increments of 'x minutes' geeft de mogelijkheid aan jouw klanten om elke 'x minuten' in te boeken. Als dit ingesteld staat op 30 minuten en de dag start om 9u dan zal het mogelijk zijn om in te boeken om 9u, 9.30u, 10u,...

Onder Show availability in increments of 'x minutes' vind je de periode waarin de beschikbaarheden zijn. 

6. Kies jouw tijdzone en beschikbaarheid

Alle blauwe blokken tonen de beschikbare momenten waarop een afspraak kan worden ingepland. Klik op de blauwe blokken om ze te verwijderen.

Deze beschikbaarheid wordt overschreven indien u reeds afspraken in uw agenda hebt gepland.

7. Voeg gepersonaliseerde vragen toe

Ga terug naar de top van de pagina en klik op "Custom questions" naast General settings. Hier voeg je extra vragen toe die meer informatie over de klant kunnen geven. Vraag bijvoorbeeld naar de bedrijfsnaam, het telefoonnummer en/of het onderwerp van de meeting. Beslis hier ook of de klant de vraag verplicht moet invullen door de checkbox required al dan niet aan te vinken.

8. Sla je afspraak type op!

9. Controleer of je boeking pagina er uitziet zoals jij dat wenst

Bezoek jouw publieke boeking pagina om te zien hoe de pagina er uitziet.

Heb je vragen over de afsprakenplanner, neem dan contact met ons op via team@vectera.com

Did this answer your question?