Gasten kunnen eenvoudig afspraken inplannen via je boekingspagina maar soms is de timing niet helemaal perfect. Gelukkig is het mogelijk om afspraken te annuleren. Maar hoe doe je dat in Vectera?
Hoe annuleer je een afspraak?
Wanneer een gast een afspraak inplant, verschijnt deze op je dashboard, wordt deze weergegeven in je afsprakenoverzicht en ontvangen jij en de gast een bevestigings-e-mail. De afspraak kan op deze 3 locaties worden geannuleerd.
Dashboard
In het dashboard zie je de 5 eerstvolgende afspraken (=Je aankomende afspraken). Als je een afspraak wil annuleren, klik je op de 'Annuleren'-knop aan de rechterkant van de afspraak.
Nadat je op Annuleren klikt, verschijnt er een pop-up en krijg je de optie om al dan niet een annuleringsmail te versturen. Klik op een van de opties 'Verzenden' of 'Niet verzenden' om de afspraak te annuleren of klik op 'Niet annuleren' om de afspraak niet te annuleren.
Afspraakoverzicht
Op de afsprakenoverzichtspagina zie je een gelijkaardige optie als op het dashboard. Beweeg met je muis over de afspraak om het icoontje van de prullenmand te laten verschijnen. Klik erop om de afspraak te annuleren.
Nadat je op de prullenmand geklikt hebt, verschijnt er een pop-up en krijg je de optie om al dan niet een annuleringsmail te versturen. Klik op een van de opties 'Verzenden' of 'Niet verzenden' om de afspraak te annuleren of klik op 'Niet annuleren' om de afspraak niet te annuleren.
Een teambeheerder (=admin) heeft de mogelijkheid om afspraken van andere teamleden onzichtbaar te maken voor niet-beheerders. Ga naar de teaminstellingen en vink 'Niet-admins kunnen de vergaderingen van andere teamleden zien en bewerken' aan om teamafspraken zichtbaar te maken. Indien niet aangevinkt zullen niet-beheerders enkel hun eigen afspraken zien.
Via mail - gast
Aangezien gasten geen toegang hebben tot het Vectera-dashboard, kunnen ze de afspraak alleen annuleren via de bevestigings- of herinnerings-e-mail.
Annulering voor gasten activeren in het afspraaktype
Als je het afspraaktype na juli 2024 hebt aangemaakt, wordt deze instelling automatisch geactiveerd. Heb je het voor of tijdens juli 2024 aangemaakt, dan moet je het handmatig activeren in de geavanceerde instellingen van je afspraaktype.
Annuleer- of verplaatslink in de gastmail
In de bevestigings-e-mail van de geboekte gast zien ze onderaan de mail een optie om de Afspraak te annuleren of te verplaatsen.
Bij het klikken op de link zien ze een overzicht met de optie om te annuleren of te verplaatsen.
Als ze op Afspraak annuleren klikken en bevestigen, wordt de afspraak geannuleerd en ontvang je een annulerings-e-mail.
Als ze op Afspraak verplaatsen klikken, worden gasten doorgestuurd naar de boekingspagina van de afspraak en kunnen ze een nieuwe afspraak boeken. De oorspronkelijke afspraak wordt automatisch geannuleerd.
Annulerings-email-template
Indien je ervoor kiest om een annuleringsmail te versturen dan hangt de inhoud van die mail af van de template. Dit kan een standaard- of persoonlijke e-mail zijn.
Als je de template wil personaliseren kan je de template van 1 specifiek afspraaktype aanpassen.
-
Ga naar de Afspraakplanning-pagina en klik op het kaartje van het afspraaktype dat je wil aanpassen.
-
Scroll naar beneden tot je 'E-mailsjablonen personaliseren' ziet.
-
Klik op 'Annulerings-e-mail klant' en pas het sjabloon aan. Zorg ervoor dat de {details} tag in het sjabloon staat. Deze tag is namelijk verplicht.
- Klik op 'Annulerings-e-mail voor extra gasten' en bewerk het sjabloon.
-
Sla de pagina op.
Tip: gebruik Markdown om de stijl van de tekst aan te passen, dit helpartikel geeft je de nodige info om dit te doen.
Vectera kijkt uit naar jouw feedback zodat we jou de beste ervaring in afspraakplanning en klantgesprekken kunnen aanbieden. Start jouw volgende klantgesprek door in te loggen op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!