Hoe stel je een herinnering via e-mail en/of kalender in voor afspraken?

Als je de kalender hebt geconnecteerd in Vectera en een afspraaktype hebt aangemaakt, dan kunnen klanten afspraken met je inboeken. Soms vergeet men deze afspraak, hierbij is een herinnering dus belangrijk!

 

Je kan markdown gebruiken om de stijl van de herinneringstekst aan te passen en eigen HTML gebruiken om de layout van de templates aan te passen.


Voeg een herinnering toe aan een persoonlijk afspraaktype

Om een herinnering toe te voegen aan een afspraaktype, volg je deze stappen:

  1. Ga naar Afspraakplanning in je profiel

  2. Maak een nieuw afspraaktype aan of bewerk een bestaand afspraaktype

  3. Zorg ervoor dat alle informatie in 'Details afspraaktype' en 'Beschikbaarheid' correct is en controleer de samenvatting

  4. Ga naar 'Krachtige extensies' en open 'Herinneringen'.

  5. Als je graag een herinnering ontvangt, zowel voor jou als je klant, voordat de afspraak start dan kan je dat hier instellen. Een kalenderherinnering is een notificatie vanuit je kalender. Een e-mailherinnering is een herinnering via e-mail.

    De herinneringen worden weergegeven in minuten voor de afspraak start. Bv. 60 minuten 

    Er zijn 3 standaardopties waaruit je kan kiezen voor beide herinneringen:

    • Geen herinnering
    • 15 minuten
    • 60 minuten
      Indien je een ander aantal minuten wil, dan kan je klikken op Aanpassen en vul je de gewenste hoeveelheid in (Vb. 30)
  6.  Bewerk nog andere krachtige extensies of klik op Afspraaktype opslaan.

 

Pas het herinnerings-e-mail-sjabloon van een afspraaktype aan

In 'E-mailsjablonen personaliseren' kan je het sjabloon voor de bevestigings-e-mail en voor de herinnerings-e-mail wijzigen.

 

De bevestigings-e-mail is de e-mail die je klant zal ontvangen kort nadat hij/zij de afspraak inplande. De herinnerings-e-mail is een e-mail die de klant zal ontvangen kort voor de afspraak.

  1. Open 'E-mailsjablonen personaliseren' en open vervolgens het sjabloon dat je wil bewerken

  2. Pas het 'Onderwerp' en de tekst aan zoals je dat verkiest

  3. Zorg ervoor dat de informatie in het onderwerp en de tekst volgens de vereisten zijn, klik op '?' om de vereisten te zien

  4. Klik op Afspraaktype opslaan

 

Meer informatie over e-mailsjablonen vind je in dit helpartikel.

Was dit artikel nuttig?