In dit artikel lees je meer over hoe je de beschikbaarheid en buffers van een afspraaktype instelt.
1. Ga naar Geavanceerde instellingen tonen
2.5 Toon beschikbaarheid in incrementen
3. Selecteer je beschikbaarheid
1. Ga naar Geavanceerde instellingen tonen
Als je een nieuw afspraaktype maakt of een bestaand aanpast, zie je meteen het deel Details afspraaktype. Scroll naar beneden tot je 'Geavanceerde instellingen tonen' ziet en activeer het.
2. Geavanceerde instellingen
2.1 Extra gasten
In de geavanceerde instellingen van het afspraaktype kan je de gast de optie geven om maximaal 6 extra gasten uit te nodigen voor de afspraak. Vul het aantal extra genodigden in (max. 6), zodat de gast dit ziet op de boekingspagina.
Als je bijvoorbeeld 2 invult, kan de gast 2 extra gasten uitnodigen, wat betekent dat je een afspraak hebt met 4 deelnemers (jij, de gast en 2 extra gasten).
2.2 Vergaderruimte-sjabloon
Als je vergaderruimtesjablonen hebt aangemaakt om op voorhand vergaderruimtes klaar te hebben, dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Selecteer het gewenste sjabloon.
2.3 Annuleren en verplaatsen
Als je gasten wil toestaan om een afspraak te annuleren of te verplaatsen, moet je dit selectievakje activeren*. De gast krijgt dan een link in de bevestiging- en herinneringse-mail om de afspraak te annuleren of te verplaatsen.
*Opmerking: Dit wordt automatisch ingeschakeld voor afspraaktypes die zijn aangemaakt na juli 2024. Voor afspraaktypes die vóór of tijdens juli 2024 zijn aangemaakt, moet je dit handmatig inschakelen.
2.4 Boekbaar bereik en datums
Boekbaar bereik geeft aan hoeveel dagen vanaf nu je boekbaar bent, dit kan maximaal 90 dagen zijn. Je ziet hierbij 3 standaardopties:
- 30 dagen
- 60 dagen
- 90 dagen
Als je een ander bereik voor dit afspraaktype wil instellen, klik dan op Aanpassen en typ het aantal dagen in Bv. 45 dagen.
In Startdatum boeking en Einddatum boeking, definieer je een specifieke periode waarin mensen een afspraak bij jou of je team kunnen inboeken. Dit kan je combineren met een minimum buffer en maximum bereik van dagen in de toekomst.
Voorbeeld: Je hebt een promotie voor een product in maart en wil dat mensen enkel tussen de eerste en laatste dag van maart kunnen inboeken. Zorg ervoor dat jouw boekbaar bereik de hele periode omvat.
2.5 Toon beschikbaarheid in incrementen
Toon beschikbaarheid in incrementen van geeft je klanten de mogelijkheid om elke 15, 30 of 60 minuten in te boeken. Als je kiest voor 30 minuten en de dag start om 9:00 uur dan kunnen klanten om 9u ; 9,30u; 10u ... inboeken.
2.6 Boekingsbuffer
Boekingsbuffer bepaalt hoe ver van tevoren een boeking gemaakt kan worden. Je kunt kiezen uit drie opties:
- Volgende werkdag: boekingen op dezelfde dag zijn niet mogelijk. Het vroegst beschikbare tijdstip is altijd de volgende werkdag.
- Beschikbare uren: stel een minimum aantal werkuren in voordat een boeking gemaakt kan worden. Werkuren worden bepaald door je beschikbaarheidsinstellingen in een vergadertype.
- Werkelijke uren: stel een minimum aantal echte (klok)uren in voordat een boeking gemaakt kan worden, ongeacht je werkuren.
Beschikbare uren vs Werkelijke uren: Beschikbare uren en Werkelijke uren werken anders wanneer je buffer meerdere dagen beslaat.
Het makkelijkst te begrijpen is Werkelijke uren. Met 48 werkelijke uren kan de gast al 2 dagen later boeken, omdat 48 klokuren precies 2 kalenderdagen zijn.
▎ Voorbeeld 1 (Werkelijke uren, 3 uur): Je werkuren zijn ingesteld van 9:00 tot 17:00 en je buffer staat op 3 werkelijke uren. Wanneer een klant om 16:00 je boekingspagina bezoekt, is het vroegst te boeken tijdstip 9:00 de volgende dag. (3 werkelijke uren zouden 19:00 zijn, buiten werkuren en dus niet mogelijk)
Beschikbare uren kijken daarentegen naar het aantal werkuren dat je hebt ingesteld in het beschikbaarheidsgedeelte van je vergadertype. Dus als je 9:00 tot 17:00 (8 uur/dag) hebt ingesteld op elke werkdag, tellen 48 beschikbare uren als 6 dagen!
▎ Voorbeeld 2 (Beschikbare uren, 3 uur): Je werkuren zijn ingesteld van 9:00 tot 17:00 en je buffer staat op 3 beschikbare uren. Wanneer een klant om 16:00 je boekingspagina bezoekt, is het vroegst te boeken tijdstip 11:00 de volgende werkdag. Er blijft nog 1 beschikbaar werkuur over die dag (16:00–17:00), dus worden er nog 2 uur geteld vanaf 9:00 de volgende werkdag, wat uitkomt op 11:00.
De Afspraakbuffer (voor) en Afspraakbuffer (na) geven meer informatie vanaf wanneer een afspraak kan worden ingeboekt. Als je voor en na iedere afspraak 15 minuten resttijd wil, dan vul je 15 minuten in bij beide opties.
Je ziet 3 standaardopties:
- Geen buffer
- 5 minuten
- 10 minuten
Als je een andere buffer wil instellen, klik je op Aanpassen en typ je manueel een hoeveelheid in Bv. 30 minuten.
3. Selecteer je beschikbaarheid
Onder Details afspraaktype vind je Beschikbaarheid. Op deze pagina stel je de beschikbaarheden en de niet-beschikbare momenten in.
3.1 Beschikbaarheid
Er zijn 2 manieren om je beschikbaarheid in te stellen: Uren en Agenda
Uren
In Uren vink je de dagen aan en selecteer je de uren door deze in te typen. Standaard wordt maandag tot en met vrijdag aangevinkt en 09:00 tot en met 17:00 ingevuld.
Als je een pauze wil toevoegen (Bv. Lunchpauze), klik je op het '+' icoon en pas je de uren aan van 09:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:00.
Om een uurselectie te verwijderen, klik je op de prullenmand. Vergeet dan de uren erboven niet aan te passen indien nodig!
Als je klikt op Resetten dan worden alle dagen en uren aangepast naar de standaard.
Agenda
Al de blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een afspraak. Elk blauw veld is 30 minuten. Je kan klikken of slepen om meerdere blauwe slots aan te duiden.
Deze beschikbaarheid wordt overschreven als je geconnecteerde kalender een andere afspraak op dat moment heeft staan.
3.2 Niet-beschikbare data
Onderaan de beschikbaarheid kan je niet-beschikbare data ingeven. Als je een datum toevoegt zullen gasten deze niet kunnen inboeken.
Voeg een niet-beschikbare datum in
- Open de dropdown
- Klik op de knop 'Data toevoegen'
- Selecteer een start-en einddatum wanneer je niet beschikbaar bent
Je kan een niet-beschikbare datum verwijderen door op de prullenmand te klikken. Of je kan een andere niet-beschikbare datum toevoegen door op 'Data toevoegen' te klikken.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!