De beschikbaarheid en buffers instellen voor een afspraaktype

In dit artikel lees je meer over hoe je de beschikbaarheid en buffers van een afspraaktype instelt.

 

1. Ga naar Geavanceerde instellingen tonen

Als je een nieuw afspraaktype maakt of een bestaand aanpast, zie je meteen het deel Details afspraaktype. Scroll naar beneden tot je 'Geavanceerde instellingen tonen' ziet en activeer het.

 

 

2. Geavanceerde instellingen

Extra gasten

In de geavanceerde instellingen van het afspraaktype kan je de gast de optie geven om maximaal 6 extra gasten uit te nodigen voor de afspraak. Vul het aantal extra genodigden in (max. 6), zodat de gast dit ziet op de boekingspagina. 


Als je bijvoorbeeld 2 invult, kan de gast 2 extra gasten uitnodigen, wat betekent dat je een afspraak hebt met 4 deelnemers (jij, de gast en 2 extra gasten).

Vergaderruimte-sjabloon

Als je vergaderruimtesjablonen hebt aangemaakt om op voorhand vergaderruimtes klaar te hebben, dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Selecteer het gewenste sjabloon.

 

 

Boekbaar bereik geeft aan hoeveel dagen vanaf nu je boekbaar bent, dit kan maximaal 90 dagen zijn. Je ziet hierbij 3 standaardopties: 

  • 30 dagen
  • 60 dagen
  • 90 dagen

 

Als je een ander bereik voor dit afspraaktype wil instellen, klik dan op Aanpassen en typ het aantal dagen in Bv. 45 dagen.

 

 

In Startdatum boeking en Einddatum boeking, definieer je een specifieke periode waarin mensen een afspraak bij jou of je team kunnen inboeken. Dit kan je combineren met een minimum buffer en maximum bereik van dagen in de toekomst. 

 

Voorbeeld: Je hebt een promotie voor een product in maart en wil dat mensen enkel tussen de eerste en laatste dag van maart kunnen inboeken. Zorg ervoor dat jouw boekbaar bereik de hele periode omvat. 

 

 

Toon beschikbaarheid in incrementen van geeft je klanten de mogelijkheid om elke 15, 30 of 60 minuten in te boeken. Als je kiest voor 30 minuten en de dag start om 9:00 uur dan kunnen klanten om 9u ; 9,30u; 10u ... inboeken. 

 

Boekingsbuffer geeft het aantal uren weer vanaf men een afspraak kan inboeken vanaf het huidige tijdstip. Standaard is dit vanaf de volgende dag, wat wil zeggen dat boekingen op dezelfde dag niet mogelijk zijn. Je kan ook kiezen voor 4 uur, 2 uur of een aangepaste hoeveelheid. 

 

Als je op Aanpassen klikt, kan je een eigen hoeveelheid aan uren kiezen voordat een afspraak kan worden ingeboekt. Bv. 16 uur. 

 

 

De uren hangen af van je beschikbaarheid! 

 

Voorbeeld 1: Je werkuren zijn ingesteld van 9u tot 17u en je manuele boekingsbuffer is 3 uren. Als een klant je boekingspagina om 11u bezoekt dan zal het eerste beschikbare tijdsslot pas om 14u dezelfde dag zijn. 

 

Voorbeeld 2: Je werkuren zijn ingesteld van 9u tot 17u en je manuele boekingsbuffer is 3 uren. Als een klant je boekingspagina om 16u bezoekt dan zal het eerste beschikbare tijdsslot pas om 11u de volgende dag zijn.

 

 

De Afspraakbuffer (voor) en Afspraakbuffer (na) geven meer informatie vanaf wanneer een afspraak kan worden ingeboekt. Als je voor en na iedere afspraak 15 minuten resttijd wil, dan vul je 15 minuten in bij beide opties.

 

Je ziet 3 standaardopties: 

  • Geen buffer
  • 5 minuten 
  • 10 minuten

 

Als je een andere buffer wil instellen, klik je op Aanpassen en typ je manueel een hoeveelheid in Bv. 30 minuten.

 

 

3. Selecteer je beschikbaarheid

Onder Details afspraaktype vind je Beschikbaarheid. Op deze pagina stel je de beschikbaarheden en de niet-beschikbare momenten in.

 

Beschikbaarheid

 

Er zijn 2 manieren om je beschikbaarheid in te stellen: Uren en Agenda

 

 

Uren

In Uren vink je de dagen aan en selecteer je de uren door deze in te typen. Standaard wordt maandag tot en met vrijdag aangevinkt en 09:00 tot en met 17:00 ingevuld.  

 

 

Als je een pauze wil toevoegen (Bv. Lunchpauze), klik je op het '+' icoon en pas je de uren aan van 09:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:00.

 

 

Om een uurselectie te verwijderen, klik je op de prullenmand. Vergeet dan de uren erboven niet aan te passen indien nodig!

 

Als je klikt op Resetten dan worden alle dagen en uren aangepast naar de standaard. 

 

Agenda

 

Al de blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een afspraak. Elk blauw veld is 30 minuten. Je kan klikken of slepen om meerdere blauwe slots aan te duiden.

 

Deze beschikbaarheid wordt overschreven als je geconnecteerde kalender een andere afspraak op dat moment heeft staan.

 

Niet-beschikbare data

Onderaan de beschikbaarheid kan je niet-beschikbare data ingeven. Als je een datum toevoegt zullen gasten deze niet kunnen inboeken.

 

 

Voeg een niet-beschikbare datum in

  • Open de dropdown
  • Klik op de knop 'Data toevoegen'
  • Selecteer een start-en einddatum wanneer je niet beschikbaar bent

 

 

Je kan een niet-beschikbare datum verwijderen door op de prullenmand te klikken. Of je kan een andere niet-beschikbare datum toevoegen door op 'Data toevoegen' te klikken.


 

Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!

Was dit artikel nuttig?