Maak een afspraaktype voor het team als admin

In Vectera is het mogelijk om een teamboekingspagina te maken met afspraaktypes die met meerdere teamleden gedeeld kan worden. Enkel een teamadmin kan dat doen. 

 

Als je een afspraaktype maakt zie je welke teamleden aan het afspraaktype zijn toegevoegd. Als er meer dan 3 leden zijn toegevoegd, kan je hoveren over de '+..' om te zien welke leden zijn toegevoegd.

 

 

In dit helpartikel

1. Klik op 'Nieuw aanmaken'

2. Stel het afspraaktype in

2.1 Details afspraaktype - basis

2.2 Details afspraaktype - gevorderde instellingen

2.3 Beschikbaarheid

2.4 Samenvatting

3. Krachtige extensies

3.1 Stel vragen

3.2 Herinneringen

3.3 Doorsturen

3.4 E-mailsjablonen personaliseren

3.5 Betalingen innen

4. Sla je afspraaktype op en bekijk het!

5. Deel of embed je afspraaktype(s)


1. Klik op 'Nieuw aanmaken'

Als je je kalender voor de eerste keer hebt geconnecteerd, dan zal Vectera 1, 2 of 3 afspraaktypes aanmaken voor jou. Je kan deze aanpassen of via de blauwe knop 'Nieuw aanmaken' een nieuw afspraaktype te maken.

 

2. Stel het afspraaktype in

 

2.1 Details afspraaktype - basis

Stel eerst de basis van het afspraaktype in. Dit zijn onder andere de naam, de locatie, de duur, de beschrijving en het type. 

 

Naam

Geef het afspraaktype een naam. Deze naam wordt getoond op je boekingspagina, zodat je gast weet om welk type afspraak het gaat. Vb. 'Online demo'.

 

Locatie

Kies of klanten een Online afspraak, een afspraak op locatie of een telefonische afspraak kunnen inboeken. 

 

 

Bij een online afspraak wordt automatisch een vergaderruimte gegenereerd voor je klant nadat de afspraak is ingepland. Klanten die een opvolgend gesprek inplannen, krijgen dezelfde vergaderruimte toegekend. De vergaderruimte wordt toegevoegd aan je dashboard.

 

Als je kiest voor een gesprek In persoon dan krijg je de mogelijkheid om een offline locatie toe te voegen. Bv. het kantooradres. 

 

 

Duur

Onder de locatie vind je de duurtijd van de afspraak, hierbij zie je 3 standaardopties: 

  • 30 minuten
  • 45 minuten 
  • 60 minuten

 

Indien je een andere duurtijd wil, klik je op Aanpassen... en typ je de hoeveelheid minuten in Bv. 90 minuten

 

Een afspraak duurt minstens 10 minuten maar heeft geen maximum duurtijd. Als je 60 minuten ingeeft, dan zal de vergaderruimte niet sluiten na 60 minuten. De 60 minuten geven louter een indicatie van hoe lang een afspraak ongeveer zal zijn. 

 

Beschrijving

Je kan meer informatie geven over het onderwerp van de afspraak in de beschrijving van het afspraaktype. Er is geen maximaal aantal karakters, maar we raden aan om dit te limiteren tot 300 karakters voor een vlotte leesbaarheid. 

 

Selecteer afspraaktype

In deze stap selecteer je het type afspraak: Persoonlijk of Team.

 

Zorg ervoor dat je ‘Team afspraaktype’ kiest zodat andere teamleden kunnen worden toegevoegd. Als je klikt op Team dan verschijnt een nieuw deel.

 

 

Selectiemethode host

Selecteer hoe klanten/gasten een afspraak met jou en je teamleden kunnen inboeken: 

  • Je klanten kiezen een host: de klant/gast selecteert manueel in welk teamlid zijn kalender die een afspraak boekt.
  • Vectera kiest een beschikbare host: de klant selecteert een locatie (online, persoonlijk of telefonisch), hierop gebaseerd kiest Vectera een willekeurig teamlid die hiervoor beschikbaar is.
  • Je klanten hebben de mogelijkheid om uit beide opties te kiezen. 

 

2.2 Details afspraaktype - gevorderde instellingen

 

Extra gasten

In de geavanceerde instellingen van het afspraaktype kan je de gast de optie geven om maximaal 6 extra gasten uit te nodigen voor de afspraak. Vul het aantal extra genodigden in (max. 6), zodat de gast dit ziet op de boekingspagina. 


Als je bijvoorbeeld 2 invult, kan de gast 2 extra gasten uitnodigen, wat betekent dat je een afspraak hebt met 4 deelnemers (jij, de gast en 2 extra gasten).

 

Vergaderruimte

Als je vergaderruimtesjablonen hebt aangemaakt om op voorhand vergaderruimtes klaar te hebben, dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Selecteer het gewenste sjabloon.

 

 

Annuleren en verplaatsen 

Als je gasten wil toestaan om een afspraak te annuleren of te verplaatsen, moet je dit selectievakje activeren*. De gast krijgt dan een link in de bevestiging- en herinneringse-mail om de afspraak te annuleren of te verplaatsen.

 

*Opmerking: Dit wordt automatisch ingeschakeld voor afspraaktypes die zijn aangemaakt na juli 2024. Voor afspraaktypes die vóór of tijdens juli 2024 zijn aangemaakt, moet je dit handmatig inschakelen.


Afspraaktype-bereik en buffers

Stel enkele buffers in voor je afspraaktype om je afspraken te optimaliseren. 

 

Meer informatie over buffers vind je in dit helpartikel

 

 

2.3 Beschikbaarheid

Onder Details afspraaktype vind je Beschikbaarheid. In dit deel stel je de beschikbare en niet-beschikbare momenten in. 

 

Beschikbaarheid

In een teamafspraaktype, selecteer je welke teamleden moeten worden toegevoegd aan dit afspraaktype, nadien kan je voor ieder teamlid instellen wat de beschikbaarheden zijn. Non-admin teamleden kunnen enkel hun persoonlijke beschikbaarheid aanpassen. 

 

Selecteer teamleden

De eerste stap is om te selecteren welke teamleden er moeten worden toegevoegd bij dit afspraaktype. Dit doe je door op de slider aan de rechterkant te klikken.

 

In onderstaand voorbeeld zijn My name en Chris Jones geactiveerd. 

 

 

Stel de beschikbare dagen en uren in

Nu stel je de beschikbare uren voor jou en je teamleden in. Dit kan je doen via Uren of Kalender. 

 

  1. In Uren vink je de dagen aan en selecteer je de uren door deze in te typen. Standaard wordt maandag tot en met vrijdag aangevinkt en 09:00 tot en met 17:00 ingevuld.  

 

 

Als je een pauze wil toevoegen (Bv. Lunchpauze), klik je op het '+' icoon en pas je de uren aan van 09:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:00.

 

 

Om een uurselectie te verwijderen, klik je op de prullenmand. Vergeet dan de uren erboven niet aan te passen indien nodig!

 

Als je klikt op Resetten dan worden alle dagen en uren aangepast naar de standaard. 

 

Als je dezelfde beschikbaarheid wil toevoegen van een ander teamlid, selecteer je het teamlid onder ‘Kopieer beschikbaarheid van’ en klik op Kopiëren.

 

 

 

2. Al de blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een afspraak. Elk blauw veld is 30 minuten. Je kan klikken of slepen om meerdere blauwe slots aan te duiden.

 

 

 

Deze beschikbaarheid wordt overschreven als je geconnecteerde kalender een andere afspraak op dat moment heeft staan.

 

Als je klikt op Resetten dan worden alle dagen en uren aangepast naar de standaard.

 

Als je dezelfde beschikbaarheid wil toevoegen van een ander teamlid, selecteer je het teamlid onder ‘Kopieer beschikbaarheid van’ en klik op Kopiëren.

 

 

 

Niet-beschikbare data

Onderaan de beschikbaarheid kan je niet-beschikbare data ingeven. Als je een datum toevoegt zullen gasten deze niet kunnen inboeken.

 

 

Voeg een niet-beschikbare datum in

  • Open de dropdown
  • Klik op de knop 'Data toevoegen'
  • Selecteer een start-en einddatum wanneer je niet beschikbaar bent

 

 

Je kan een niet-beschikbare datum verwijderen door op de prullenmand te klikken. Of je kan een andere niet-beschikbare datum toevoegen door op 'Data toevoegen' te klikken.

 

2.4 Samenvatting

In het gedeelte Samenvatting zie je een samenvatting van alle basis details van het afspraaktype. Dit omvat de geselecteerde teamleden, de beschrijving, de locatie en de duur.

 

In dit deel selecteer je ook of het afspraaktype op de publieke boekingspagina wordt getoond of niet. Indien niet, kan je nog steeds de link van het specifieke afspraaktype kopiëren in het Afspraaktypesoverzicht.

 

3. Krachtige extensies

3.1 Stel vragen

 

Naast de standaardvragen Voornaam, Achternaam en E-mailadres kan je ook andere vragen toevoegen. Deze vragen kunnen meer informatie over de klant geven. 

 

 

Je kan vragen naar de bedrijfsnaam, het telefoonnummer, een onderwerp om te bespreken, ... Pas het type vraag aan aan de rechterkant. Maak de vraag verplicht indien nodig via het vakje onderaan. 

 

 

Sla de vraag op zodat deze toegevoegd wordt aan je afspraaktype. Nu kan je ook een tweede vraag toevoegen.

 

 

Lees meer over custom vraagtypes in dit helpartikel!

 

3.2 Herinneringen

Als je een herinnering voor je klant en jezelf wil, kan je die hier instellen. Een kalenderherinnering is een bericht vanuit je kalender. Een e-mailherinnering is via mail. 

 

De herinneringen worden weergegeven in minuten voor de afspraak start. Bv. 60 minuten 

Er zijn 3 standaardopties waaruit je kan kiezen voor beide herinneringen:

  • Geen herinnering
  • 15 minuten
  • 60 minuten

 

Indien je een ander aantal minuten wil, dan kan je klikken op Aanpassen en vul je de gewenste hoeveelheid in (Vb. 30) 

 

 

3.3 Doorsturen

Redirect-URL

Als je een klant wil doorsturen nadat die een afspraak heeft ingepland, dan voeg je hier een URL in. Indien je dit leeg laat, wordt de klant niet doorgestuurd.

 

Voeg de URL toe naar waar je de klant wil doorsturen. 

 

 

In de redirect-URL worden de boekingsparameters toegevoegd indien aangevinkt. Dit bevat:

  • Afspraaktype
  • Datum & tijd van het geselecteerde tijdsslot
  • Locatie (online of offline)
  • Voornaam, Achternaam
  • Eigen vragen en de antwoorden (indien beschikbaar)

Deze parameters kan je gebruiken om eigen content op je website in te bouwen (Bv. een form automatisch invullen). Vraag je website-ontwikkelaar voor hulp!

 

Vink 'Toon een Vectera-bevestigingsscherm voor het doorsturen' uit als je de klant meteen wil doorsturen. Indien aangevinkt, gebeurt het doorsturen na 5 seconden. 

 

3.4 E-mailsjablonen personaliseren

Het is mogelijk om het e-mailsjabloon van de volgende e-mails aan te passen nadat een afspraak is geboekt:

  • Bevestigings-e-mail klant = de e-mail die je gast ontvangt na het boeken van de afspraak. Standaard bevat deze e-mail alle details van de afspraak en een optie om te annuleren of te verzetten.
  • Kalenderevenement = een e-mail die wordt verzonden door de kalenderprovider van de gast (Google, Outlook, ...) met de details van het evenement en de optie om het toe te voegen aan hun kalender.

  • Herinnerings-e-mail voor klant = een herinnerings-e-mail voor de gast kort voor de afspraak met de details van de afspraak en een optie om te annuleren of verplaatsen. Je moet hiervoor een herinnering instellen (zie 3.2 Herinneringen)
  • Annulerings-e-mail voor de klant = Een e-mail om de gast te informeren dat je de afspraak hebt geannuleerd. Als een klant een afspraak annuleert, wordt er een standaard-e-mail naar jou of je teamlid gestuurd.

  • Bevestigingsmail voor extra gasten = als de gast extra gasten heeft uitgenodigd voor de afspraak, ontvangen zij ook een bevestigings-e-mail, die een beetje anders is dan de bevestigings-e-mail voor de gast.
  • Annulerings-e-mail voor extra gasten = als de gast extra gasten voor de afspraak heeft uitgenodigd en de afspraak annuleert, ontvangen de extra gasten ook een annulerings-e-mail, die een beetje anders is dan de annulerings-e-mail voor de klant.

Wijzig de sjablonen handmatig of kopieer de sjablonen van een ander afspraaktype. Je kan de sjablonen kopiëren van je eigen persoonlijke afspraaktypes, de persoonlijke afspraaktypes van je teamleden, enz. Lees hier hoe je dit doet!

 

3.5 Betalingen innen

 

 

Je kan een verplichte betaling instellen om betalingen via Stripe te innen. Integreer je Vectera-account met Stripe op de integratiespagina, sla je afspraaktype op alvorens dit te doen!

Dit helpartikel toont je hoe je dit kan doen.

 

Na het integreren met Stripe ga je terug naar Afspraaktypes en klik je op het afspraaktype om dit verder aan te passen en verplichte betaling toe te voegen.

  • Activeer 'Betaling vereisen bij het boeken van een afspraak'
  • Vul een hoeveelheid in en selecteer een munteenheid
  • Voeg betaalvoorwaarden toe indien nodig. Je kan hier ook een link toevoegen om door te verwijzen naar een specifieke pagina.

 

4. Sla je afspraaktype op en bekijk het!

Sla het afspraaktype op in de footer. Als het de eerste keer is dat je het afspraaktype opslaat dan zie je een pop-up die je de mogelijkheid geeft om het te testen of om naar je overzicht van je afspraaktypes te gaan. 

 

5. Deel of embed je afspraaktype(s)

Na het aanmaken van je afspraaktype ga je naar de overzichtspagina van je afspraaktypes en heb je de keuze om je afspraaktype te delen of te integreren in je website. Je kan een afspraaktype, een persoonlijke boekingspagina of een teamboekingspagina delen.

 

 

Om een afspraaktype te delen, klik je op het Delen-icoon in het afspraaktypekaartje. In het volgende scherm krijg je verschillende opties. Je kan het afspraaktype delen:

  • Via een link
  • Via het embedden van HTML-code
    • Kies Embedded HTML kopiëren als je HTML wil plakken in je website in de plaats van een link. Lees meer over het embedden van een afspraaktype in dit helpartikel.
  • Via een QR-code
    • Kies QR-Embedded HTML kopiëren als je HTML wil plakken in je website in de plaats van een link.
    • Je kan ook de QR-afbeelding downloaden.
  • Via een Contactwidget
    • Klik op Een widget aanmaken als je het afspraaktype wil integreren in een Contactwidget op je website. In 'Contacttype linken' zal het afspraaktype dat je geselecteerd hebt automatisch gelinkt worden. Lees meer over Contactwidgets in dit helpartikel.

Om een persoonlijke of teamboekingspagina te delen, klik je op Boekingslinks rechts bovenaan de pagina. Selecteer een van de vier kopieeropties.


Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!

Was dit artikel nuttig?