Na het koppelen van je agenda in Vectera, maak je een afspraaktype aan of pas je een bestaande aan. Je kan meerdere afspraaktypes aanmaken en kiezen of je deze wil weergeven op je persoonlijke boekingspagina of apart doorsturen.
Als je informatie over Team-afspraaktypes wil, bekijk:
Om een persoonlijk afspraaktype te maken als non-admin of als enig teamlid in een team, bekijk dit helpartikel!
In dit helpartikel leggen we uit hoe je een persoonlijk afspraaktype maakt.
In dit helpartikel
2.1 Details afspraaktype - basis
2.2 Details afspraaktype - gevorderde instellingen
3.4 E-mailsjablonen personaliseren
4. Sla je afspraaktype op en bekijk het!
5. Deel of embed je afspraaktype(s)
1. Klik op 'Nieuw aanmaken'
Als je de kalender voor het eerst gekoppeld hebt, zal Vectera 1, 2 of 3 afspraaktypes aanmaken voor jou. Pas deze aan of maak een nieuw afspraaktype aan via de blauwe knop 'Nieuw aanmaken'.
2. Stel het afspraaktype in
2.1 Details afspraaktype - basis
Stel eerst de basis van het afspraaktype in. Dit zijn onder andere de naam, de locatie, de duur, de beschrijving en het type.
Naam
Geef het afspraaktype een naam. Deze naam wordt getoond op je boekingspagina, zodat je gast weet om welk type afspraak het gaat. Vb. 'Online demo'.
Locatie
Kies of klanten een Online afspraak, een afspraak op locatie of een telefonische afspraak kunnen inboeken.
Bij een online afspraak wordt automatisch een vergaderruimte gegenereerd voor je klant nadat de afspraak is ingepland. Klanten die een opvolgend gesprek inplannen, krijgen dezelfde vergaderruimte toegekend. De vergaderruimte wordt toegevoegd aan je dashboard.
Als je kiest voor een gesprek In persoon dan krijg je de mogelijkheid om een offline locatie toe te voegen. Bv het kantooradres.
Duur
Onder de locatie vind je de duurtijd van de afspraak, hierbij zie je 3 standaardopties:
- 30 minuten
- 45 minuten
- 60 minuten
Indien je een andere duurtijd wil, klik je op Aanpassen... en typ je de hoeveelheid minuten in Bv. 90 minuten
Een afspraak duurt minstens 10 minuten maar heeft geen maximum duurtijd. Als je 60 minuten ingeeft, dan zal de vergaderruimte niet sluiten na 60 minuten. De 60 minuten geven louter een indicatie van hoe lang een afspraak ongeveer zal zijn.
Beschrijving
Je kan meer informatie geven over het onderwerp van de afspraak in de beschrijving van het afspraaktype. Er is geen maximum aantal karakters, maar we raden aan om dit te limiteren tot 300 karakters voor een vlotte leesbaarheid.
2.2 Details afspraaktype - gevorderde instellingen
Extra gasten
In de geavanceerde instellingen van het afspraaktype kan je de gast de optie geven om maximaal 6 extra gasten uit te nodigen voor de afspraak. Vul het aantal extra genodigden in (max. 6), zodat de gast dit ziet op de boekingspagina.
Als je bijvoorbeeld 2 invult, kan de gast 2 extra gasten uitnodigen, wat betekent dat je een afspraak hebt met 4 deelnemers (jij, de gast en 2 extra gasten).
Vergaderruimte
Als je vergaderruimtesjablonen hebt aangemaakt om op voorhand vergaderruimtes klaar te hebben, dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Selecteer het gewenste sjabloon.
Annuleren en verplaatsen
Als je gasten wil toestaan om een afspraak te annuleren of te verplaatsen, moet je dit selectievakje activeren*. De gast krijgt dan een link in de bevestiging- en herinneringse-mail om de afspraak te annuleren of te verplaatsen.
*Opmerking: Dit wordt automatisch ingeschakeld voor afspraaktypes die zijn aangemaakt na juli 2024. Voor afspraaktypes die vóór of tijdens juli 2024 zijn aangemaakt, moet je dit handmatig inschakelen.
Afspraaktype-bereik en buffers
Stel enkele buffers in voor je afspraaktype om je afspraken te optimaliseren.
Meer informatie over buffers vind je in dit helpartikel.
2.3 Beschikbaarheid
Onder Details afspraaktype vind je Beschikbaarheid. Op deze pagina stel je de beschikbaarheden en de niet-beschikbare momenten in.
Beschikbaarheid
Er zijn 2 manieren om je beschikbaarheid in te stellen: Uren en Agenda
Uren
In Uren vink je de dagen aan en selecteer je de uren door deze in te typen. Standaard wordt maandag tot en met vrijdag aangevinkt en 09:00 tot en met 17:00 ingevuld.
Als je een pauze wil toevoegen (Bv. Lunchpauze), klik je op het '+' icoon en pas je de uren aan van 09:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:00.
Om een uurselectie te verwijderen, klik je op de prullenmand. Vergeet dan de uren erboven niet aan te passen indien nodig!
Als je klikt op Resetten dan worden alle dagen en uren aangepast naar de standaard.
Agenda
Al de blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een afspraak. Elk blauw veld is 30 minuten. Je kan klikken of slepen om meerdere blauwe slots aan te duiden.
Deze beschikbaarheid wordt overschreven als je geconnecteerde kalender een andere afspraak op dat moment heeft staan.
Niet-beschikbare data
Onderaan de beschikbaarheid kan je niet-beschikbare data ingeven. Als je een datum toevoegt zullen gasten deze niet kunnen inboeken.
Voeg een niet-beschikbare datum in
- Open de dropdown
- Klik op de knop 'Data toevoegen'
- Selecteer een start-en einddatum wanneer je niet beschikbaar bent
Je kan een niet-beschikbare datum verwijderen door op de prullenmand te klikken. Of je kan een andere niet-beschikbare datum toevoegen door op 'Data toevoegen' te klikken.
2.4 Samenvatting
In de Samenvatting zie je een samenvatting van de basisdetails van het afspraaktype. Dit gaat onder andere over de naam, de locatie en de duur.
In dit gedeelte selecteer je of dit afspraaktype moet getoond worden op je publieke boekingspagina. Indien niet, dan kan je de link van het afspraaktype kopiëren in het afspraaktype-overzicht.
3. Krachtige extensies
3.1 Stel vragen
Naast de standaard vragen Voornaam, Achternaam en E-mailadres kan je ook andere vragen toevoegen. Deze vragen kunnen meer informatie over de klant geven.
Je kan vragen naar de bedrijfsnaam, het telefoonnummer, een onderwerp om te bespreken, ... Pas het type vraag aan aan de rechterkant. Maak de vraag verplicht indien nodig via het vakje onderaan.
Sla de vraag op zodat deze toegevoegd wordt aan je afspraaktype. Nu kan je ook een tweede vraag toevoegen.
Lees meer over custom vraagtypes in dit helpartikel!
3.2 Herinneringen
Als je een herinnering voor je klant en jezelf wil, kan je die hier instellen. Een kalenderherinnering is een bericht vanuit je kalender. Een e-mail herinnering is via mail.
De herinneringen worden weergegeven in minuten voor de afspraak start. Bv. 60 minuten
Er zijn 3 standaardopties waaruit je kan kiezen voor beide herinneringen:
- Geen herinnering
- 15 minuten
- 60 minuten
Indien je een ander aantal minuten wil, dan kan je klikken op Aanpassen en vul je de gewenste hoeveelheid in (Vb. 30)
3.3 Doorsturen
Redirect-URL
Als je een klant wil doorsturen nadat die een afspraak heeft ingepland, dan voeg je hier een URL in. Indien je dit leeg laat, wordt de klant niet doorgestuurd.
Voeg de URL toe naar waar je de klant wil doorsturen.
In de redirect-URL worden de boekingsparameters toegevoegd indien aangevinkt. Dit bevat:
- Afspraaktype
- Datum & tijd van het geselecteerde tijdsslot
- Locatie (online of offline)
- Voornaam, Achternaam
- Eigen vragen en de antwoorden (indien beschikbaar)
Deze parameters kan je gebruiken om eigen content op je website in te bouwen (Bv. een form automatisch invullen). Vraag je website-ontwikkelaar voor hulp!
Vink 'Toon een Vectera-bevestigingsscherm voor het doorsturen' uit als je de klant meteen wil doorsturen. Indien aangevinkt, gebeurt het doorsturen na 5 seconden.
3.4 E-mailsjablonen personaliseren
Het is mogelijk om het e-mailsjabloon van de volgende e-mails aan te passen nadat een afspraak is geboekt:
- Bevestigings-e-mail klant = de e-mail die je gast ontvangt na het boeken van de afspraak. Standaard bevat deze e-mail alle details van de afspraak en een optie om te annuleren of te verzetten.
- Kalenderevenement = een e-mail die wordt verzonden door de kalenderprovider van de gast (Google, Outlook, ...) met de details van het evenement en de optie om het toe te voegen aan hun kalender.
- Herinnerings-e-mail voor klant = een herinnerings-e-mail voor de gast kort voor de afspraak met de details van de afspraak en een optie om te annuleren of verplaatsen. Je moet hiervoor een herinnering instellen (zie 3.2 Herinneringen)
- Annulerings-e-mail voor de klant = Een e-mail om de gast te informeren dat je de afspraak hebt geannuleerd. Als een klant een afspraak annuleert, wordt er een standaard-e-mail naar jou of je teamlid gestuurd.
- Bevestigingsmail voor extra gasten = als de gast extra gasten heeft uitgenodigd voor de afspraak, ontvangen zij ook een bevestigings-e-mail, die een beetje anders is dan de bevestigings-e-mail voor de gast.
- Annulerings-e-mail voor extra gasten = als de gast extra gasten voor de afspraak heeft uitgenodigd en de afspraak annuleert, ontvangen de extra gasten ook een annulerings-e-mail, die een beetje anders is dan de annulerings-e-mail voor de klant.
Wijzig de sjablonen handmatig of kopieer de sjablonen van een ander afspraaktype. Je kan de sjablonen kopiëren van je eigen persoonlijke afspraaktypes, de persoonlijke afspraaktypes van je teamleden, enz. Lees hier hoe je dit doet!
3.5 Betalingen innen
Je kan een verplichte betaling instellen om betalingen via Stripe te innen. Integreer je Vectera-account met Stripe op de integratiespagina, sla je afspraaktype op alvorens dit te doen!
Dit helpartikel toont je hoe je dit kan doen.
Na het integreren met Stripe ga je terug naar Afspraaktypes en klik je op het afspraaktype om dit verder aan te passen en verplichte betaling toe te voegen.
- Activeer 'Betaling vereisen bij het boeken van een afspraak'
- Vul een hoeveelheid in en selecteer een munteenheid
- Voeg betaalvoorwaarden toe indien nodig. Je kan hier ook een link toevoegen om door te verwijzen naar een specifieke pagina.
4. Sla je afspraaktype op en bekijk het!
Sla het afspraaktype op in de footer. Als het de eerste keer is dat je het afspraaktype opslaat dan zie je een pop-up die je de mogelijkheid geeft om het te testen of om naar je overzicht van je afspraaktypes te gaan.
5. Deel of embed je afspraaktype(s)
Na het aanmaken van je afspraaktype ga je naar de overzichtspagina van je afspraaktypes en heb je de keuze om je afspraaktype te delen of te integreren in je website. Je kan een afspraaktype, een persoonlijke boekingspagina of een teamboekingspagina delen.
Om een afspraaktype te delen, klik je op het Delen-icoon in het afspraaktypekaartje. In het volgende scherm krijg je verschillende opties. Je kan het afspraaktype delen:
- Via een link
-
Via het embedden van HTML-code
- Kies Embedded HTML kopiëren als je HTML wil plakken in je website in de plaats van een link. Lees meer over het embedden van een afspraaktype in dit helpartikel.
-
Via een QR-code
- Kies QR-Embedded HTML kopiëren als je HTML wil plakken in je website in de plaats van een link.
- Je kan ook de QR-afbeelding downloaden.
-
Via een Contactwidget
- Klik op Een widget aanmaken als je het afspraaktype wil integreren in een Contactwidget op je website. In 'Contacttype linken' zal het afspraaktype dat je geselecteerd hebt automatisch gelinkt worden. Lees meer over Contactwidgets in dit helpartikel.
Om een persoonlijke of teamboekingspagina te delen, klik je op Boekingslinks rechts bovenaan de pagina. Selecteer een van de vier kopieeropties.
Het Vectera-team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!