In dit helpartikel lees je hoe de Smart Summary-functionaliteit in een vergaderruimte werkt gedurende de Bètaperiode. Gedurende de initiële Bètaperiode (maart 2025) worden er regelmatig nieuwe functionaliteiten en verbeteringen toegepast.
In dit artikel:
- Wat is Smart Summary?
- Voor wie is de Smart Summary Bèta?
- Hoe werkt Smart Summary?
- Tips voor een goede transcriptie
- Wat zijn de Bèta-beperkingen?
- Feedback, vragen of problemen?
Wat is Smart Summary?
Smart Summary maakt automatisch notities van je gesprekken(=transcriptie) en vat deze samen. Dit vermindert handmatig werk waardoor je je volledig kan focussen op het gesprek zelf.
De Smart Summary heeft een automatische taaldetectie (zie hier voor welke talen) en zal zowel de transcriptie als de samenvatting in de juiste taal weergeven.
Voor wie is de Smart Summary Bèta?
De initiële bètaperiode is open voor een beperkte groep Vecteraklanten binnen het accountancysegment met het Businessplan. Tijdens de bètaperiode kunnen jullie de functionaliteit testen in vergaderingen en ons jullie feedback sturen naar support@vectera.com.
Gedurende de bètaperiode zijn er verschillende limitaties en zijn er nog functionaliteiten in ontwikkeling. Bekijk dus zeker regelmatig eens de functionaliteiten en beperkingen hieronder!
Hoe werkt Smart Summary?
Start transcriptie
In je vergaderruimte start je een transcriptie door de Persoonlijke notities te openen en op ‘Transcriptie starten’ te klikken. Als je een microfoon in een rode cirkel ziet is de transcriptie bezig. Vanaf dit moment wordt de audio omgezet in automatische notities.
Transcriptie voor andere deelnemers
Melding van transcriptie
Zodra je een transcriptie start, krijgt elke andere deelnemer in de vergaderruimte een melding dat de meeting getranscribeerd wordt. Als ze niet akkoord gaan, verlaten ze de vergaderruimte.
Transcriptie voor andere hosts
Teamleden met Hostrechten hebben ook de mogelijkheid om een transcriptie in je vergaderruimte te starten. Indien jij al een transcriptie had gestart, zullen ze in de persoonlijke notities zien dat er een transcriptie bezig is. Nadat je een transcriptie hebt gestopt zullen zij ook de samenvatting en transcriptie kunnen zien.
Indien je een niet-teamlid hebt uitgenodigd via mail of via een speciale link waarbij die persoon ook hostrechten heeft, dan zal die het Smart Summary deel niet zien.
Transcriptie voor gasten
Een gast of teamlid zonder hostrechten kan de persoonlijke notities niet zien. Zij hebben dus niet de mogelijkheid om een transcriptie te starten, noch te bekijken. Achteraf kan je de samenvatting wel naar hen doorsturen.
Stop transcriptie en vat het gesprek samen
Klik op ‘Transcriptie stoppen’ om de transcriptie te stoppen en automatisch een samenvatting te maken. De samenvatting maken kan even duren, zeker bij lange vergaderingen.
Je ziet nu de samenvatting en daaronder de transcriptie. Om de volledige samenvatting te zien klik je op ‘Toon meer’.
Delen en verwijderen
Nadat de transcriptie is samengevat zijn er verschillende manieren om deze met de gasten of andere teamleden te gaan delen of je kan deze ook verwijderen als je ze niet meer nodig hebt.
Delen van de transcriptie
Klik op het kopieer-icoon om de samenvatting te kopiëren zodat je deze op een locatie naar keuze kan plakken en opslaan of versturen.
Klik op de 3 bolletjes en op Delen via e-mail om de samenvatting in een mailbericht te plakken en via e-mail te kunnen versturen.
Klik op de 3 bolletjes en op Stuur naar AdminPulse om de samenvatting naar je AdminPulse-interacties te sturen. (Binnenkort beschikbaar)
We raden aan om in het begin van de bètaperiode na elke vergadering de samenvatting te kopiëren en lokaal bij te houden!
Transcriptie en samenvatting verwijderen
Om de samenvatting en transcriptie te verwijderen, klik je rechts naast 'Smart summary' op het rode vuilbakicoontje. Bevestig deze actie nogmaals in de pop-up. Nu kan je opnieuw een transcriptie starten.
Tips voor een goede transcriptie
Voor een duidelijke transcriptie en samenvatting raden we het volgende aan:
- Zorg ervoor dat de microfoon aanstaat (ook bij een offline gesprek!)
- Praat algemeen Nederlands op een normaal tempo. De transcriptie heeft moeite met dialecten.
- Praat niet met meerderen tegelijk.
- Praat duidelijk in de microfoon. Indien er veel achtergrondgeluid is, kan je ruisonderdrukking aanzetten in de instellingen.
- Praat langer dan 1 minuut alvorens de transcriptie te stoppen, zodat de taaldetectie goed is.
Wat zijn de Bèta-beperkingen?
Gedurende de bèta periode zijn er verschillende limieten en zijn er nog functionaliteiten in ontwikkeling. Hier vatten we een aantal zaken samen.
- Gebruikslimieten: gedurende de bètaperiode kan er per teamlid 5u aan transcripties per maand gemaakt worden. Heb je een team van 4 leden in Vectera dan kan je in totaal 20u aan transcripties maken.
- Extra uren kopen: het kopen van extra uren is tijdens de bèta niet mogelijk. Dit is wel mogelijk bij de officiële release.
- Transcriptie delen: het delen van de transcriptie voorzien we ook als update. Dit zijn we nog aan het onderzoeken.
Enkele updates die er binnenkort aankomen:
- Persoonlijke notities paneel groter maken: het paneel van de persoonlijke notities groter maken.
- Exporteren naar whiteboard: de samenvatting exporteren naar een whiteboard.
- Samenvatting aanpassen: het aanpassen van de samenvatting.
- Nieuwe samenvatting maken: het maken van een nieuwe samenvatting als er reeds een samenvatting is.
- Samenvatting naar AdminPulse sturen: de samenvatting naar AdminPulse sturen.
Feedback, vragen of problemen?
Indien je feedback, vragen of problemen hebt tijdens het testen van de Smart Summary kan je het Vecterateam contacteren op support@vectera.com.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!