Met het boeken van fysieke vergaderruimtes reserveert Vectera automatisch een vergaderruimte uit je Google- of Microsoft-agenda wanneer een klant een afspraak boekt. Dit betekent dat je niet langer handmatig een ruimte hoeft toe te wijzen, het wordt geregeld op het moment van boeken.
In dit artikel:
- Voordat je begint
- Fysieke vergaderruimtes instellen bij een afspraaktype
- Hoe werkt het bij een boeking
- De fysieke ruimte van een geboekte afspraak wijzigen
- Probleemoplossing
Voordat je begint
- We raden aan om je Google-agenda of Microsoft-agenda opnieuw te verbinden, om er zeker van te zijn dat de offline vergaderruimtes geladen zijn.
- Ga naar https://www.vectera.com/scheduling/configure/
- Klik op Verbinding verbreken en bevestig
- Verbind je agenda opnieuw
- Selecteer je agenda om de beschikbaarheid te controleren en nieuwe afspraken te boeken. Selecteer op deze pagina niet de fysieke ruimte, dit doe je bij op het afspraaktype.
- Je agenda moet toegang hebben tot de agenda's van de ruimtebronnen. Zo niet, dan verschijnt er een waarschuwing in het deel beschikbaarheid van het afspraaktype. We raden aan om contact op te nemen met je IT partner om de ruimtes beschikbaar te maken in Google/Microsoft:
Fysieke vergaderruimtes instellen bij een afspraaktype
Als de bovenstaande stap goed is uitgevoerd, kun je een of meerdere fysieke vergaderruimtes selecteren in een afspraaktype. Zo selecteer je ze:
- Ga naar je overzicht van afspraaktypes en open het afspraaktype dat je wilt aanpassen.
- Onder het locatiegedeelte vind je het veld voor fysieke vergaderruimtes.
- Klik op de dropdown om alle beschikbare ruimtes uit je verbonden agenda te zien.
- Selecteer een of meerdere ruimtes. (Klik nogmaals op een ruimte om deze te deselecteren.)
- Sla het afspraaktype op.
Opmerking: Fysieke vergaderruimtes kunnen worden toegevoegd ongeacht of het afspraaktype ook online, op locatie of telefonisch is.
Hoe werkt het bij een boeking
Een tijdslot wordt alleen aan de klant getoond als zowel de host en ten minste één van de geconfigureerde ruimtes beschikbaar is op dat moment. Wanneer een boeking wordt bevestigd, wordt automatisch één ruimte gereserveerd in de agenda.
De naam van de gereserveerde ruimte wordt opgenomen in de bevestigings- en herinneringsmails die naar zowel de host als de gast worden gestuurd. Je zal de ruimte ook zien in het kalenderevent.
Er is één uitzondering: als het een online vergadering betreft, ziet de gast de fysieke vergaderruimte niet terug in de mails.
Opmerking: Zodra een afspraak is geboekt, verschijnt deze direct in de agenda van de host, maar het kan enkele minuten duren voordat deze in de agenda van de fysieke ruimte verschijnt!
De fysieke ruimte van een geboekte afspraak wijzigen
Als er een afspraak is geboekt met een fysieke ruimte, maar je wilt de ruimte wijzigen, dan kun je dit doen in de agenda-afspraak.
- Ga naar je Google/Outlook/O365-agenda
- Klik op het evenement (bijv. in de afbeelding hierboven, klik op John Doe (het evenement aan de linkerkant))
- Bewerk het evenement
- Voeg een andere fysieke ruimte toe en verwijder de eerste
- Sla het evenement op (en stuur het eventueel naar de andere deelnemers)
Probleemoplossing
Ontbrekende agenda-machtigingen
Als bij je agendaverbinding de vereiste machtigingen ontbreken om toegang te krijgen tot de ruimtebronnen, verschijnt er een waarschuwing in het deel beschikbaarheid van je afspraaktypes. Zowel op teamniveau als voor het specifieke teamlid dat dit betreft. Je verbindt je agenda opnieuw om de nodige machtigingen toe te kennen.
Ruimte niet langer beschikbaar
Als een vergaderruimte die was ingesteld bij een afspraaktype niet langer bestaat als resource in je agenda, ontvang je een e-mailmelding met het verzoek het afspraaktype bij te werken.
Het Vectera-team kijkt uit naar je feedback. Ons doel is om je online vergaderervaring continu te verbeteren! Klaar om te beginnen? Log in op je account of start je gratis proefperiode van Vectera!