Dit helpartikel legt uit hoe je Actie-items in Vectera gebruikt. Actie-items helpen je om taken en opvolgingen van je vergaderingen bij te houden. Je kunt ze handmatig aanmaken of automatisch laten genereren met Smart Summary AI-transcripties.
Je vindt Actie-items in het persoonlijke notitiepaneel in de vergaderruimte onder het tabblad Actie-items, en in het overzicht van de Smart Summary-geschiedenis op je dashboard.
In dit artikel:
- Wat zijn Actie-items?
- Actie-items met Smart Summary
- Actie-items aanmaken, bewerken en delen
- AdminPulse-synchronisatie
Wat zijn Actie-items?
Actie-items laten je taken en opvolgingen tijdens en na je vergaderingen bijhouden. Elk actie-item heeft:
- Een selectievakje om het als voltooid te markeren
- Een tekstuele omschrijving van de taak
- Een toegewezen persoon (optioneel): kies uit je teamleden, AdminPulse-gebruikers, of voeg een gastnaam toe
- Een deadline datum (optioneel): als de deadline is verstreken, wordt de datum in het rood weergegeven
Je kunt je Actie-items op twee plaatsen vinden:
- In de vergaderruimte: open het Persoonlijke notities-paneel en klik op het tabblad Actie-items
- In de Smart Summary-geschiedenis: de overzichtspagina van samenvattingen toont alle open actie-items over transcripties voor die vergaderruimte
Voltooide actie-items zijn standaard verborgen. Gebruik de schakelaar om ze te tonen. Ze verschijnen doorgestreept en zijn niet meer bewerkbaar.
Als je vergaderruimte verbonden is met een AdminPulse-relatie, kun je je actie-items ook naar AdminPulse sturen als to-do’s en ze synchroniseren. Lees hier meer over in de AdminPulse-synchronisatie sectie hieronder.
Actie-items met Smart Summary
Als je het Business-abonnement hebt, werken Actie-items samen met Smart Summary. Tijdens een transcriptie worden actie-items automatisch gedetecteerd uit het gesprek en aan je lijst toegevoegd.
- Nieuwe actie-items verschijnen bovenaan de lijst en worden als nieuw gemarkeerd
- Wanneer een nieuwe transcriptie wordt gegenereerd, worden actie-items opnieuw opgehaald
- Open actie-items van een vorige transcriptie worden meegenomen wanneer je een nieuwe start
Je kunt naast de automatisch gegenereerde actie-items ook nog steeds handmatig actie-items toevoegen, bewerken en verwijderen. Elk automatisch gegenereerd actie-item bevat een link naar de transcriptie waar het uit is gemaakt.
Actie-items aanmaken, bewerken en delen
Een actie-item aanmaken
Klik op de Toevoegen-knop om een nieuw actie-item aan te maken. Vul de omschrijving in en wijs eventueel iemand toe en stel een deadline in. Nieuwe items verschijnen bovenaan de lijst.
Een actie-item bewerken
Klik op de tekst van een actie-item om de bewerkmodus te openen. Sla je wijzigingen op door enter in te duwen of naast het veld te klikken. Je kunt ook op de velden voor toegewezen persoon of deadline klikken om deze bij te werken.
Opmerking: Op mobiel moet je op de drie puntjes klikken en vervolgens op Actie-item bewerken.
Een actie-item verwijderen
Klik op de drie puntjes en klik op Verwijderen. Er verschijnt dan een venster waarin je de verwijdering kunt bevestigen.
Actie-items delen
Je kunt je actie-items op de volgende manieren delen:
- Kopiëren: kopieer de actie-items naar je klembord
- Delen via e-mail: stuur de actie-items per e-mail
- Downloaden als PDF: download ze direct als PDF-bestand
- Exporteren naar whiteboard: maak een whiteboard aan met de actie-items (alleen beschikbaar in de vergaderruimte op desktop)
Om de gesloten actie-items mee te nemen, moet je de schakelaar inschakelen. Wanneer je alle actie-items deelt (open en gesloten), zie je het verschil tussen de twee:
- Open items: []
- Gesloten items: [x]
AdminPulse-synchronisatie
Als je vergaderruimte verbonden is met een AdminPulse-relatie, kun je je actie-items synchroniseren met
AdminPulse als to-do’s.
Gebruik de Synchroniseren-knop om handmatig je wijzigingen naar AdminPulse te pushen en wijzigingen die in AdminPulse zijn gemaakt terug te halen in Vectera. Ze verschijnen als to-do’s gekoppeld aan de corresponderende AdminPulse relatie.
Omschrijving, vervaldatum en voltooiingsstatus worden gesynchroniseerd. Toegewezen personen worden alleen gesynchroniseerd wanneer ze AdminPulse-gebruikers zijn; als een actie-item is toegewezen aan een Vectera-teamlid of gast, verschijnt het zonder toegewezen persoon in AdminPulse.
Naast de Synchroniseren-knop zie je een statusindicator:
- Gesynchroniseerd: alles is up-to-date
- Niet in sync: er zijn lokale wijzigingen die niet gesynchroniseerd zijn
- Synchroniseren: synchronisatie is bezig
- Synchronisatie mislukt: er is iets misgegaan, klik op Synchroniseren om het opnieuw te proberen of contacteer support
Wanneer hetzelfde actie-item aan beide kanten is gewijzigd, wint de Vectera-versie.
Als je een vergaderruimte loskoppelt van zijn AdminPulse-relatie, worden alle gesynchroniseerde actie-items uit Vectera verwijderd. De to-do’s in AdminPulse blijven onaangetast. We raden aan een laatste synchronisatie uit te voeren voordat je loskoppelt, zodat alles up-to-date is in AdminPulse.
Het Vectera-team kijkt uit naar je feedback. Ons doel is om je online vergaderervaring continu te verbeteren! Klaar om te beginnen? Log in op je account of start je gratis proefperiode van Vectera!