Dit helpartikel legt uit hoe je Actie-items in Vectera gebruikt. Actie-items helpen je om taken en opvolgingen van je vergaderingen bij te houden. Je kan ze handmatig aanmaken of automatisch laten genereren met Smart Summary AI-transcripties.
Je vindt Actie-items in het AI-notitiepaneel in de vergaderruimte onder het tabblad Actie-items, en in het overzicht van de Smart Summary-geschiedenis op je dashboard.
In dit artikel:
- Wat zijn Actie-items?
- Actie-items met Smart Summary
- Actie-items aanmaken, bewerken en delen
- AdminPulse-synchronisatie
Wat zijn Actie-items?
Actie-items laten je taken en opvolgingen tijdens en na je vergaderingen bijhouden. Elk actie-item heeft:
- Een selectievakje om het als voltooid te markeren
- Een tekstuele omschrijving van de taak
- Een toegewezen persoon (optioneel): kies uit je teamleden, AdminPulse-gebruikers, of voeg een gastnaam toe
- Een deadlinedatum (optioneel): als de deadline is verstreken, wordt de datum in het rood weergegeven
Je kan je Actie-items op twee plaatsen vinden:
- In de vergaderruimte: open het AI-notities-paneel en klik op het tabblad Actie-items
- In de Smart Summary-geschiedenis: de overzichtspagina van samenvattingen toont alle open actie-items over transcripties voor die vergaderruimte
Voltooide actie-items zijn standaard verborgen. Gebruik de toggle om ze te tonen. Ze verschijnen doorgestreept en zijn niet meer bewerkbaar.
Als je vergaderruimte verbonden is met een AdminPulse-relatie, kan je je actie-items ook naar AdminPulse sturen als to-do’s en ze synchroniseren. Lees hier meer over in de AdminPulse-synchronisatie sectie hieronder.
Actie-items met Smart Summary
Als je het Business-abonnement hebt, werken Actie-items samen met Smart Summary. Tijdens een transcriptie worden actie-items automatisch gedetecteerd uit het gesprek en aan je lijst toegevoegd.
- Nieuwe actie-items verschijnen bovenaan de lijst en worden als nieuw gemarkeerd
- Wanneer een nieuwe transcriptie wordt gegenereerd, worden actie-items opnieuw opgehaald
- Open actie-items van een vorige transcriptie worden meegenomen wanneer je een nieuwe start
Je kan naast de automatisch gegenereerde actie-items ook nog steeds handmatig actie-items toevoegen, bewerken en verwijderen. Elk automatisch gegenereerd actie-item bevat een link naar de transcriptie waar het uit is gemaakt.
Actie-items aanmaken, bewerken en delen
Een actie-item aanmaken
Klik op de Toevoegen-knop om een nieuw actie-item aan te maken. Vul de omschrijving in en wijs eventueel iemand toe en stel een deadline in. Nieuwe items verschijnen bovenaan de lijst.
Een actie-item bewerken
Klik op de tekst van een actie-item om de bewerkmodus te openen. Sla je wijzigingen op door enter in te duwen of naast het veld te klikken. Je kan ook op de velden voor toegewezen persoon of deadline klikken om deze bij te werken.
Opmerking: Op mobiel moet je op de drie puntjes klikken en vervolgens op Actie-item bewerken.
Een actie-item verwijderen
Klik op de drie puntjes en klik op Verwijderen. Er verschijnt dan een venster waarin je de verwijdering kan bevestigen.
Actie-items delen
Je kan je actie-items op de volgende manieren delen:
- Kopiëren: kopieer de actie-items naar je klembord
- Delen via e-mail: stuur de actie-items per e-mail
- Downloaden als PDF: download ze direct als PDF-bestand
- Exporteren naar whiteboard: maak een whiteboard aan met de actie-items (alleen beschikbaar in de vergaderruimte op desktop)
Om de gesloten actie-items mee te nemen, moet je de toggle inschakelen. Wanneer je alle actie-items deelt (open en gesloten), zie je het verschil tussen de twee:
- Open items: []
- Gesloten items: [x]
AdminPulse-synchronisatie
Als je vergaderruimte gekoppeld is aan een AdminPulse-relatie, kun je je actie-items synchroniseren met AdminPulse als to-do's. Je kunt ervoor kiezen dit automatisch te laten gebeuren of het handmatig te doen.
Automatisch actie-items synchroniseren met AdminPulse
Ga naar https://www.vectera.com/integrations/adminpulse/ en klik op het selectievakje naast Actie-items automatisch synchroniseren. Er zal nu op de achtergrond een synchronisatie plaatsvinden van alle to-do's en actie-items in gekoppelde ruimtes.
Wanneer je nieuwe actie-items aanmaakt in Vectera of to-do's in AdminPulse waarvan de vergaderruimte gekoppeld is aan een relatie, wordt het actie-item gesynchroniseerd met status, toegewezen persoon en deadline.
Handmatig actie-items synchroniseren met AdminPulse
Gebruik de knop Synchroniseren om je wijzigingen handmatig naar AdminPulse te pushen en eventuele wijzigingen in AdminPulse terug te halen naar Vectera. Ze verschijnen als to-do's gekoppeld aan de bijbehorende AdminPulse-relatie.
Beschrijving, vervaldatum en voltooiingsstatus worden gesynchroniseerd. Toegewezen personen worden alleen gesynchroniseerd als het AdminPulse-gebruikers zijn; als een actie-item is toegewezen aan een gebruiker die alleen in Vectera bestaat, verschijnt het zonder toegewezen persoon in AdminPulse.
Synchronisatiestatus
Naast de knop Synchroniseren zie je een statusindicator:
- Gesynchroniseerd: alles is up-to-date
- Niet gesynchroniseerd: er zijn niet-gesynchroniseerde lokale wijzigingen
- Bezig met synchroniseren: synchronisatie is bezig
- Synchronisatie mislukt: er is iets misgegaan, klik op Synchroniseren om het opnieuw te proberen of neem contact op met support
Wanneer hetzelfde actie-item aan beide kanten is gewijzigd, wint de Vectera-versie.
Als je een vergaderruimte loskoppelt van de AdminPulse-relatie, worden alle gesynchroniseerde actie-items uit Vectera verwijderd. De to-do's in AdminPulse worden hierdoor niet beïnvloed. We raden aan om vóór het loskoppelen een laatste synchronisatie uit te voeren, zodat alles in AdminPulse up-to-date is.
Het Vectera-team kijkt uit naar je feedback. Ons doel is om je online vergaderervaring continu te verbeteren! Klaar om te beginnen? Log in op je account of start je gratis proefperiode van Vectera!