Niet elke vergadering is hetzelfde, dus waarom zou je samenvatting dat wel zijn? Met Smart Summary-sjablonen kies je een structuur die past bij je vergadering, bijvoorbeeld een Adviesgesprek dat automatisch de Q&A, doelen, deadlines en actie-items vastlegt.
Dit artikel neemt je stap voor stap mee in het selecteren, wijzigen en opnieuw genereren van sjablonen.
- Wat zijn Smart Summary-sjablonen?
- Selecteer een sjabloon voor je samenvatting
- Opnieuw genereren (met een ander sjabloon of taal)
Wat zijn Smart Summary-sjablonen?
Gebruikers van het Vectera Business-plan kunnen kiezen uit 9 samenvattingssjablonen. Sjablonen laten je je Smart Summary structureren rond een specifiek type afspraak in plaats van een algemene samenvatting. Elk sjabloon verdeelt de samenvatting in secties die relevant zijn voor dat type afspraak, zodat je precies vastlegt wat belangrijk is.
De volgende sjablooncategorieën zijn beschikbaar voor alle Smart Summary-gebruikers:
- Algemeen: Een brede samenvatting die de belangrijkste onderwerpen, context en uitkomst behandelt. De standaard voor alle vergaderruimtes tenzij gewijzigd.
- Team: Gericht op teamupdates, beslissingen en vervolgacties tijdens een teamvergadering of een één-op-één-gesprek.
- Boekhouding: Meerdere op boekhouding afgestemde sjablonen die cijfers, doelen, besluitvorming en actiepunten behandelen.
- Sales: Legt leadgegevens, productfeedback, prijsbesprekingen, koop-signalen en actiepunten vast voor salesgesprekken en demo’s.
Je vindt een overzicht van alle sjablonen op de sjabloonoverzichtspagina.
Selecteer een sjabloon voor je samenvatting
Je kan op drie momenten een sjabloon kiezen: één keer op voorhand als algemene instelling, en twee keer wanneer je een transcriptie start.
Ook na het genereren van de transcriptie kan je nog overschakelen naar een ander sjabloon en de samenvatting opnieuw genereren.
1. Stel een teamstandaard in (alleen beheerders)
Als teamadmin kan je het standaardsjabloon voor je hele organisatie instellen op de sjabloonoverzichtspagina. Dit sjabloon wordt automatisch vooraf geselecteerd in de vergaderruimte en op het welkomstscherm voor alle hosts.
- Ga naar Vergaderruimtes > Summary-sjablonen in je dashboard.
- Blader door de sjabloonkaartjes. Klik op een kaartje om een voorbeeld te zien met de secties en beschrijvingen.
- Klik op Instellen als standaard bij het sjabloon dat je als standaard wil instellen.
De huidige standaard is gemarkeerd met een label op de kaart. Als er geen aangepaste standaard is ingesteld, wordt Algemeen gebruikt.
2. Op het welkomstscherm (voordat je de vergaderruimte betreedt)
Wanneer je een vergaderruimte opent, zie je eerst het welkomstscherm en selecteer je 'Audio + video' of 'Enkel audio'. Als je organisatie Smart Summary heeft ingeschakeld, zie je hier als host een sectie Smart summary.
- Schakel Transcriptie starten bij deelname in om automatisch de transcriptie te starten wanneer je de ruimte betreedt.
- Selecteer een sjabloon uit het dropdownmenu om voor deze afspraak te gebruiken.
3. In het Smart Summary-paneel (in de vergaderruimte)
Voordat je een transcriptie start, kan je ook direct in het Smart Summary-paneel in de vergaderruimte een sjabloon selecteren of wijzigen.
- Gebruik het dropdownmenu om een sjabloon te selecteren. De teamstandaard is standaard geselecteerd.
- Klik op Alle sjablonen om een volledig overzicht te openen waar je elk sjabloon en de secties kan bekijken voordat je kiest.
Sjablonen bij het genereren van de samenvatting
Wanneer de transcriptie is gestopt en de samenvatting is gegenereerd, wordt de samenvatting gestructureerd volgens het geselecteerde sjabloon. Elke sectie van het sjabloon verschijnt als een gelabeld blok in de samenvatting.
Het gebruikte sjabloon voor de huidige samenvatting wordt weergegeven in het sjabloondropdownmenu in het Smart Summary-paneel en op de detailpagina van de samenvatting. Je kan de inhoud van elke sectie bewerken met het potloodicoon, zonder dat dit als een nieuwe versie telt.
Opnieuw genereren (met een ander sjabloon of taal)
Nadat een samenvatting is gegenereerd, kan je deze opnieuw genereren met een ander sjabloon of een andere taal. Dit kan in de vergaderruimte of op de detailpagina van de samenvatting in het dashboard.
Er zijn 4 manieren om opnieuw te genereren:
- Opnieuw genereren met hetzelfde sjabloon en dezelfde taal
- Opnieuw genereren met een ander sjabloon in dezelfde taal
- Opnieuw genereren met hetzelfde sjabloon in een andere taal
- Opnieuw genereren met een ander sjabloon in een andere taal
Stappen om opnieuw te genereren:
- Optioneel: selecteer een ander sjabloon en/of taal uit de dropdownmenu’s. De knop Opnieuw genereren wordt primair zodra je een wijziging aanbrengt.
- Klik op Opnieuw genereren, dit opent een bevestigingsvenster waarin het geselecteerde sjabloon, de taal en het huidige versienummer worden getoond.
- Bevestig om de nieuwe versie te genereren. De nieuwe versie wordt de actieve samenvatting.
Op de detailpagina van de samenvatting kan je alle versies zien, met de taal en het sjabloon.
Limiet voor versies
Je kan maximaal 5 versies per transcriptie genereren. Zodra de limiet is bereikt, worden de knop Opnieuw genereren, de sjabloonkiezer en de taalkeuze uitgeschakeld. Beweeg met je muis over deze elementen om een bericht te zien in verband met de limiet.
Voor kleine wijzigingen gebruik je beter de bewerkfunctie; bewerken telt niet als een nieuwe versie.
Het Vectera-team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!