Als een klant een meeting boekt, ontvangen zowel de klant als de host een bevestigingsmail met de meetingdetails. De boeking verschijnt ook op het dashboard en de meetingoverzichtspagina van de host. Van daaruit kan je doorklikken naar de detailpagina van de meeting voor een volledig overzicht van de boeking: de meetingdata, alle deelnemers en de antwoorden die de klant heeft ingevuld bij het boeken.
In dit help-artikel
Waar vind je de meetingdetails
Je vindt je aankomende boekingen op twee plaatsen:
- Dashboard — je eerste 5 aankomende meetings worden hier in één oogopslag getoond.
- Meetingoverzichtspagina — vind een volledige lijst van alle aankomende en afgelopen meetings in je meetings overzicht.
Klik op een afspraak om de detailpagina te openen. Bijv. Meeting in our office met Jane Doe
Je ziet dat de pagina uit 4 onderdelen bestaat: een knop ‘Vergadering annuleren’, de meetingdata, Deelnemers en Antwoorden.
Meetingdata
Bovenaan de pagina vind je de kerngegevens van de boeking:
- De naam van het meetingtype
- De datum en het tijdstip
- De duur
- De locatie (Online, Persoonlijk of Telefoon)
- De link naar de meetingruimte of het adres (voor afspraken op locatie)
Meetingruimte beheren
Je kan de meetingruimte die aan deze boeking is gekoppeld rechtstreeks beheren vanuit de detailpagina:
- Als er nog geen meetingruimte is gekoppeld, klik dan op ‘+ Toevoegen’ naast ‘Meetingruimte’ om er een te koppelen.
- Als er al een meetingruimte is gekoppeld, klik dan op het potloodpictogram ernaast om deze te wijzigen naar een andere ruimte.
- Voor een afspraak op locatie met een gekoppelde Vectera-ruimte, klik op de × om deze te verwijderen.
Deelnemers
In het onderdeel ‘Deelnemers’ vind je de naam en het e-mailadres van elke deelnemer: zowel de host als alle gasten die bij de boeking zijn betrokken.
Antwoorden
In het onderdeel ‘Antwoorden’ vind je alle antwoorden die de klant heeft ingevuld bij het boeken van de meeting. De vragen staan in dezelfde volgorde als op jouw boekingspagina.
Vergadering annuleren
Om de boeking te annuleren, klik je op ‘Vergadering annuleren’ bovenaan de detailpagina. Er verschijnt een pop-up met de optie om al dan niet een annuleringsmail naar de gast te sturen.
Klik op een van de opties om te bevestigen, of klik op ‘Niet annuleren’ om terug te gaan.
Vectera hoort graag jouw feedback zodat we je de beste ervaring voor het plannen en houden van klantmeetings kunnen bieden. Start meteen je volgende klantmeeting door in te loggen op je account of meld je aan voor een gratis, volledig uitgeruste proefversie van Vectera!