Gasten kunnen eenvoudig afspraken inplannen via jouw boekingspagina maar soms is de timing niet helemaal perfect. Gelukkig is het mogelijk om afspraken te annuleren. Maar hoe doe je dat in Vectera?


Hoe annuleer je een afspraak?


Dashboard

In het dashboard, zie je de 5 eerstvolgende afspraken (=Upcoming appointments). Als je een afspraak wil annuleren, klik je op de Cancel knop aan de rechterkant van de afspraak.


Nadat je op Cancel klikt, verschijnt er een pop-up en krijg je de optie om al dan niet een annulatiemail te versturen. Klik op een van de opties 'Send' of 'Don't send' om de afspraak te annuleren of klik op 'Don't cancel' om de afspraak niet te annuleren.




Afspraakoverzicht

Op de afspraken overzichtspagina zie je een gelijkaardige optie als op het dashboard. Beweeg met je muis over het informatieblok van de afspraak om het vuilbakicoon te laten verschijnen. Klik op het vuilbakicoon om de afspraak te annuleren.



Nadat je op het vuilbakicoon geklikt hebt, verschijnt er een pop-up en krijg je de optie om al dan niet een annulatiemail te versturen. Klik op een van de opties 'Send' of 'Don't send' om de afspraak te annuleren of klik op 'Don't cancel' om de afspraak niet te annuleren.


Een teambeheerder (=admin) heeft de mogelijkheid om afspraken van andere teamleden onzichtbaar te maken voor niet-beheerders. Ga naar de teaminstellingen en vink 'Non-admins can see and edit the appointments of other team members' aan om team afspraken zichtbaar te maken. Indien niet aangevinkt zullen niet-beheerders enkel hun eigen afspraken zien.



Annulatiemail template

Indien je ervoor kiest om een annulatiemail te versturen dan hangt de inhoud van die mail af van de template. Dit kan een standaard- of persoonlijke e-mail zijn.


Als je de template wil personaliseren kan je de algemene standaard template aanpassen of je kan de template van 1 specifiek afspraaktype aanpassen.


Standaard e-mail template

  1. Ga naar de Scheduling pagina en klik op 'Change your preferences'

  2. Scroll naar beneden tot je 'Edit your email templates' ziet

  3. Klik op 'Client cancellation email' en pas de template aan. Zorg ervoor dat de {details} tag in de template staat. Deze tag is namelijk verplicht.

  4. Sla de pagina op.


Specifiek afspraaktype

  1. Ga naar de Scheduling pagina en klik op de 'Edit' knop naast het afspraaktype dat je wil aanpassen.

  2. Als het een persoonlijk afspraaktype is, klik op 'Email templates'. Als het een team afspraaktype is, klik op de tab 'Hosts' en open de informatie van de relevante host. Scroll naar beneden tot je 'Edit email templates' ziet.

  3. Klik op 'Client cancellation email' en past de template aan. Zorg ervoor dat de {details} tag in de template staat. Deze tag is namelijk verplicht.

  4. Sla de pagina op.

Tip: gebruik Markdown om de stijl van de tekst aan te passen, dit helpartikel geeft je de nodige info om dit te doen.


Vectera kijkt uit naar jouw feedback zodat we jou de beste ervaring in afspraakplanning en klantgesprekken kunnen aanbieden. Start jouw volgende klantgesprek door in te loggen op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!