De 'Waiting rooms' of wachtruimtes bieden de mogelijkheid om gasten te laten aankloppen in een persoonlijke of team wachtruimtes. Hierbij krijg je de optie om de vergaderruimte te kiezen.
In dit help artikel lees je over alle opties van de wachtruimtes:
1. Wachtruimtes
Dankzij de wachtruimtes is het mogelijk voor gasten om aan te kloppen in een algemene wachtruimte zonder op voorhand een afspraak te moeten inboeken. De aankloppende gast wordt getoond op het dashboard en kan worden doorgestuurd naar een nieuwe of bestaande vergaderruimte. Als je even geen tijd hebt voor een online afspraak, kan je jouw gast ook weigeren.
Er zijn persoonlijke en team-wachtruimtes!
1.1 Persoonlijke wachtruimtes
Elk teamlid heeft een eigen persoonlijke wachtruimte. De link kan hij/zij kopiëren op het dashboard en met klanten en leads delen. Zodra een gast dan aanklopt bij die wachtruimtes zal dit enkel getoond worden bij dat specifieke teamlid.
De URL van een persoonlijke wachtruimte is als volgt:
vectera.com/meet/team-naam/gebruikersnaam
Als de link bestaat uit meet, dan betekent dit dat het een wachtruimtes is. Indien er room staat dan is het een vergaderruimte.
De team-naam kan je vinden en wijzigen in de 'Personalisatie'
De gebruikersnaam (=username) kan je vinden en wijzigen in de profiel instellingen. Het is niet mogelijk om jouw Username aan te passen naar de term "Team".
Teams met een eigen domein hebben persoonlijke wachtruimtes waarvan de URL er als volgt uitziet: meet.mijndomein.com/gebruikersnaam
1.2 Team wachtruimtes
Team wachtruimtes zijn optioneel, het is mogelijk om 'Team wachtruimtes' te activeren in de *Teaminstellingen. De team wachtruimte link verschilt van persoonlijke links en staat de gasten toe om aan te kloppen in een algemene wachtruimte. Alle teamleden krijgen hiervan een melding in hun dashboard.
De URL van de team wachtruimte is als volgt: vectera.com/meet/team-naam/team
Net zoals bij de persoonlijke wachtruimtes geldt dat als de link bestaat uit meet, dit betekent dat het een wachtruimtes is.
De team-naam kan je vinden en wijzigen in de 'Personalisatie'
Het laatste deel van de link is 'Team', wat betekent dat het een team wachtruimtes is. Je kan dit niet aanpassen!
Teams met een eigen domein hebben team wachtruimtes als volgt:
*Zie 3.1 Activeer de team wachtruimte voor meer informatie over het activeren van de team-instelling.
2. Dashboard
Het dashboard bestaat uit verschillende delen: de persoonlijke wachtruimtes, de team wachtruimtes (indien actief), de aankomende afspraken en de knop 'Maak of neem deel aan een vergaderruimte'.
2.1 Wachtruimtes in het dashboard
Gasten die aankloppen in een vergaderruimte of wachtruimtes worden nu getoond in jouw persoonlijke of team wachtruimtes, afhankelijk van de link die ze gebruiken:
Vergaderruimte link of Persoonlijke wachtruimte link = Persoonlijke wachtruimte
Team wachtruimte link = Team wachtruimte
Elke gast die aanklopt wordt getoond in een kaart die bestaat uit:
De initialen van de gast of de profielfoto als de gast een Vectera gebruiker is
De naam van de gast
Een timer die aangeeft hoe lang een gast aan het aankloppen is
De voorgestelde vergaderruimte
De 'Verander vergaderruimte' knop
De 'Weigeren' knop
Het label 'Nieuw' voor een nog niet-bestaande of niet-gebruikte vergaderruimte en het label 'Ongoing' als de gast al geholpen wordt door een ander teamlid
Je hebt 3 opties:
Je klikt op de kaart en opent de vergaderruimte in een ander tabblad
(vb. vectera.com/room/team-naam/jane-doe)Je klikt op 'Verander vergaderruimte' en selecteert/maakt een vergaderruimte
Je klikt op 'Weigeren' zodat de gast een melding krijgt dat de toegang tot de vergaderruimte geweigerd is
Opgelet: Vectera zal een vergaderruimte voorstellen op basis van de gast. Indien het gaat om een follow-up gesprek dan toont de eerder gebruikte vergaderruimte. Indien het gaat om een nieuwe gast, dan wordt een nieuwe vergaderruimte aangemaakt op basis van de naam van de gast.
2.2 Sta browsermeldingen toe
Op het moment dat een gast aanklopt, is het mogelijk dat je in een ander programma of in een ander browser tabblad aan het werken bent. In dat geval is het handig als er een melding wordt getoond van zodra iemand aanklopt. Om de aankloppende gasten op te merken is het belangrijk dat browser meldingen actief zijn!
Als dat niet het geval is, dan zal je onderstaande melding zien op jouw dashboard:
Zorg ervoor dat in jouw website-instellingen 'Geluid', 'pop-up vensters' en 'Meldingen' actief zijn of lees dit help artikel om deze te activeren!
Zodra de gele melding verdwenen is, werken de notificaties. Nu kan je vanuit het dashboard kiezen om geluidsnotificaties te (de)activeren via het bel icoon naast 'Copy personal/team wachtruimte'.
Als het bel icoon groen is, dan zal je de notificaties horen. Als het bel icoon rood is, dan zal je geen melding ontvangen maar zullen gasten wel in de lijst tonen.
2.3 Maak een nieuwe vergaderruimte aan
Op het vernieuwde dashboard is het nog steeds mogelijk om een vergaderruimte aan te maken. Het overzicht van jouw vergaderruimtes vind je in het menu aan de linkerkant bij Overzicht. Je kan dus een vergaderruimte aanmaken via het dashboard of via de pagina 'Overzicht'.
Rechtsbovenaan het dashboard zie je een blauwe knop 'Maak of neem deel aan een vergaderruimte'. Klik op de knop om een vergaderruimte te openen of aan te maken.
Je kan kiezen uit een van de bestaande vergaderruimtes of je typt de gewenste naam voor een vergaderruimte. Bij het typen van een naam krijg je 3 opties:
Maak een nieuwe vergaderruimte aan
Maak een nieuwe vergaderruimte aan via een template
Klik op 'Maak <naam> van sjabloon.
Typ de naam van de template in of klik op op de link om een nieuwe template aan te maken
Selecteer een bestaande vergaderruimte met deze naam
Klik op jouw voorkeur om de vergaderruimte te openen.
Als de teaminstellingen Host rechten geven voor vergaderruimtes van teamleden dan is het ook mogelijk om een vergaderruimte van een teamlid te selecteren. Je ziet dan naast de vergaderruimte naam een icoontje. (vb. vergaderruimte-4)
2.4 Appointments
In het dashboard vind je een overzicht van je 5 eerstvolgende afspraken. Als je Scheduling nog niet hebt ingesteld, zal je eerst je kalender moeten connecteren en een afspraaktype moeten aanmaken.
Je kan de vergaderruimte voor een specifieke afspraak aanpassen op dezelfde manier als bij aankloppende gasten. Zie 4. Afspraken.
3. Teaminstellingen
In Teaminstellingen vind je 2 instellingen gerelateerd aan wachtruimtes: 'Schakel de teamwachtruimte in' en 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte':
3.1 Activeer de teamwachtruimte
Elke Vectera gebruiker heeft standaard 1 persoonlijke wachtruimte, maar de teamwachtruimte moet manueel geactiveerd worden in de teaminstellingen. Als dit nog niet gebeurd is, zie je het bericht 'Set up your team wachtruimte' in het dashboard.
Klik op die link zodat je doorverwezen wordt naar de Teaminstellingen, scroll daar naar beneden tot je Wachtruimte ziet staan.
Om de teamwachtruimte te activeren, klik je op het selectievakje 'Schakel de teamwachtruimte in' en daarna op Opslaan onderaan de pagina.
Als je nu terugkeert naar het dashboard, zie je dat ook de teamwachtruimte-link gekopieerd kan worden, zodat je deze kan delen met klanten en leads.
3.2 Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte
De andere instelling omtrent wachtruimtes is 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte'. Om deze instelling te gebruiken moet je scheduling activeren en minstens één afspraaktype gemaakt hebben.
Klik op het selectievakje naast 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte' om deze setting te activeren.
Gasten die aankloppen op de wachtruimte maar geweigerd worden, zullen nu de mogelijkheid krijgen om een afspraak in te boeken.
Als de gast op de link klikt zal hij/zij worden doorgestuurd naar jouw boekingspagina:
Als de gast op jouw persoonlijke wachtruimtes aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar jouw persoonlijke boekingspagina.
Als de gast bij de teamwachtruimte aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar de team boekingspagina.
4. Afspraken
De wachtruimte functionaliteit heeft ook een impact op scheduling. Als men een online afspraak bij jou inboekt dan wordt er automatisch een vergaderruimte gecreëerd. Nu kan je de vergaderruimte voor deze afspraak ook wijzigen!
4.1 Afspraken in het dashboard
Zoals uitgelegd in 2.4 afspraken zie je in het dashboard de vijf eerstvolgende afspraken. Iedere afspraak bevat de volgende informatie:
Het afspraaktype en de naam van de gast
De datum en het uur van de afspraak
De vergaderruimte, het telefoonnummer of de locatie van de afspraak
Een knop om de vergaderruimte te wijzigen indien het om een online afspraak gaat
4.1.1 Online afspraken
Om de vergaderruimte bij een online afspraak te wijzigen, klik je op de knop 'Vera vergaderruimte'.
Een pop-up venster, gelijkaardig aan 'Kies vergaderruimte', zal openen.
Typ nu de naam van de gewenste vergaderruimte in vb. meeting-room-1
Je kan kiezen uit een van de bestaande vergaderruimtes of je typt de gewenste naam voor een vergaderruimte. Bij het typen van een naam krijg je 3 opties:
Maak een nieuwe vergaderruimte aan
Maak een nieuwe vergaderruimte aan via een template
Klik op 'Maak <naam> van sjabloon.
Typ de naam van de template in of klik op op de link om een nieuwe template aan te maken
Selecteer een bestaande vergaderruimte met deze naam
Klik op jouw voorkeur om de vergaderruimte te wijzigen. De vergaderruimte gelinkt aan de afspraak zal veranderd zijn door de nieuwe vergaderruimte. Als jij of jouw gast de link van de bevestigingsmail gebruikt, zal je ook doorgestuurd worden naar de nieuwe vergaderruimte.
4.1.2 Afspraak op locatie
Als de gast een afspraak op locatie heeft ingeboekt, vind je alle nodige informatie over de afspraak in de kaart. Deze kaart is niet klikbaar.
4.1.3 Telefonische afspraak
Als de gast een telefonische afspraak heeft ingeboekt, vind je alle nodige informatie over de afspraak in de kaart. Bij het klikken op de kaart zal jouw telefoon app openen.
4.2 Wijzig de vergaderruimte via de afspraak URL
Als een gast een afspraak heeft ingeboekt, ontvangen zowel jouw gast als jij een bevestigingsmail en kalenderuitnodiging. Indien het gaat om een online afspraak dan vind je er ook de URL van de vergaderruimte.
Als je bent ingelogd met jouw Vectera account en je klikt op de vergaderruimte link in de bevestigingsmail dan is het mogelijk om de vergaderruimte te wijzigen.
Klik op 'Verander vergaderruimte' en je hebt de mogelijkheid om de vergaderruimte te wijzigen in het dashboard zoals besproken in 4.1 Afspraken in het dashboard.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!