De 'Waiting rooms' of wachtruimtes bieden de mogelijkheid om gasten te laten aankloppen in een persoonlijke of team waiting room. Hierbij krijg je de optie om de meeting room te kiezen.




In dit help artikel lees je over alle opties van de waiting rooms:

  1. Waiting rooms (= Wachtruimtes)

  2. Dashboard

  3. Team Settings (= Team instellingen)

  4. Appointments (= Afspraken)


1. Waiting rooms

Dankzij de waiting rooms is het mogelijk voor gasten om aan te kloppen in een algemene waiting room zonder op voorhand een afspraak te moeten inboeken. De aankloppende gast wordt getoond op het dashboard en kan worden doorgestuurd naar een nieuwe of bestaande meeting room. Als je even geen tijd hebt voor een online meeting, kan je jouw gast ook weigeren.


Er zijn persoonlijke en team waiting rooms!



1.1 Persoonlijke waiting rooms

Elk team lid heeft een eigen persoonlijke waiting room. De link kan hij/zij kopiëren op het dashboard en met klanten en leads delen. Zodra een gast dan aanklopt bij die waiting room zal dit enkel getoond worden bij dat specifieke teamlid.


De URL van een persoonlijke waiting room is als volgt:

vectera.com/meet/team-naam/gebruikersnaam

  • Als de link bestaat uit meet, dan betekent dit dat het een waiting room is. Indien er room staat dan is het een meeting room.

  • De team-naam kan je vinden en wijzigen in de 'Team settings'

  • De gebruikersnaam (=username) kan je vinden en wijzigen in de profiel instellingen. Het is niet mogelijk om jouw Username aan te passen naar de term "Team".

Teams met een eigen domein hebben persoonlijke waiting rooms waarvan de URL er als volgt uitziet: meet.mijndomein.com/gebruikersnaam


1.2 Team waiting rooms

Team waiting rooms zijn optioneel, het is mogelijk om 'Team waiting room' te activeren in de *Team settings. De team waiting room link verschilt van persoonlijke links en staat de gasten toe om aan te kloppen in een algemene waiting room. Alle teamleden krijgen hiervan een melding in hun dashboard.


De URL van de team waiting room is als volgt: vectera.com/meet/team-naam/team

  • Net zoals bij de persoonlijke waiting room geldt dat als de link bestaat uit meet, dit betekent dat het een waiting room is.

  • De team-naam kan je vinden en wijzigen in de 'Team settings'

  • Het laatste deel van de link is 'Team', wat betekent dat het een team waiting room is. Je kan dit niet aanpassen!

Teams met een eigen domein hebben team waiting rooms als volgt:

meet.mijndomein.com/team


*Zie 3.1 Activeer de team waiting room voor meer informatie over het activeren van de team instelling.


2. Dashboard

Het dashboard bestaat uit verschillende delen: de persoonlijke waiting room, de team waiting room (indien actief), de aankomende afspraken en de knop 'Create or join meeting room'.


2.1 Waiting rooms in het dashboard

Gasten die aankloppen in een meeting room of waiting room worden nu getoond in jouw persoonlijke of team waiting room, afhankelijk van de link die ze gebruiken:

  • Meeting room link of Persoonlijke waiting room link = Persoonlijke waiting room

  • Team waiting room link = Team waiting room

Elke gast die aanklopt wordt getoond in een kaart die bestaat uit:

  • De initialen van de gast of de profielfoto als de gast een Vectera gebruiker is

  • De naam van de gast

  • Een timer die aangeeft hoe lang een gast aan het aankloppen is

  • De voorgestelde meeting room

  • De 'Change meeting room' knop

  • De 'Deny access' knop

  • Het label 'New' voor een nog niet-bestaande of niet-gebruikte meeting room en het label 'Ongoing' als de gast al geholpen wordt door een ander teamlid



Je hebt 3 opties:

  1. Je klikt op de kaart en opent de meeting room in een ander tabblad
    (vb. vectera.com/room/team-naam/jane-doe)

  2. Je klikt op 'Change meeting room' en selecteert/maakt een meeting room

  3. Je klikt op 'Deny access' zodat de gast een melding krijgt dat de toegang tot de meeting room geweigerd is

Opgelet: Vectera zal een meeting room voorstellen op basis van de gast. Indien het gaat om een follow-up gesprek dan toont de eerder gebruikte meeting room. Indien het gaat om een nieuwe gast, dan wordt een nieuwe meeting room aangemaakt op basis van de naam van de gast.


2.2 Sta browsermeldingen toe

Op het moment dat een gast aanklopt, is het mogelijk dat je in een ander programma of in een ander browser tabblad aan het werken bent. In dat geval is het handig als er een melding wordt getoond van zodra iemand aanklopt. Om de aankloppende gasten op te merken is het belangrijk dat browser meldingen actief zijn!


Als dat niet het geval is, dan zal je onderstaande melding zien op jouw dashboard:



Zorg ervoor dat in jouw website-instellingen 'Geluid', 'pop-up vensters' en 'Meldingen' actief zijn of lees dit help artikel om deze te activeren!



Zodra de gele melding verdwenen is, werken de notificaties. Nu kan je vanuit het dashboard kiezen om geluidsnotificaties te (de)activeren via het bel icoon naast 'Copy personal/team waiting room'.



Als het bel icoon groen is, dan zal je de notificaties horen. Als het bel icoon rood is, dan zal je geen melding ontvangen maar zullen gasten wel in de lijst tonen.

2.3 Maak een nieuwe meeting room aan

Op het vernieuwde dashboard is het nog steeds mogelijk om een meeting room aan te maken. Het overzicht van jouw meeting rooms vind je in het menu aan de linkerkant bij Meeting rooms. Je kan dus een meeting room aanmaken via het dashboard of via de pagina 'Meeting rooms'.


Rechtsbovenaan het dashboard zie je een blauwe knop 'Create or join meeting room'. Klik op de knop om een meeting room te openen of aan te maken.



Je kan kiezen uit een van de bestaande meeting rooms (=Join an existing meeting room) of je typt de gewenste naam voor een meeting room. Bij het typen van een naam krijg je 3 opties:

  1. Create a new meeting room (=maak een nieuwe meeting room aan)

  2. Create a new meeting room from a template (= maak een nieuwe meeting room aan via een template)

    1. Klik op 'Create name from template...'

    2. Typ de naam van de template in of klik op op de link om een nieuwe template aan te maken

  3. Selecteer een bestaande meeting room met deze naam

Klik op jouw voorkeur om de meeting room te openen.




Als de team instellingen Host rechten geven voor meeting rooms van teamleden dan is het ook mogelijk om een meeting room van een teamlid te selecteren. Je ziet dan naast de meeting room naam een icoontje. (vb. meeting-room-2)


2.4 Appointments

In het dashboard vind je een overzicht van je 5 eerstvolgende afspraken. Als je Scheduling nog niet hebt ingesteld, zal je eerst je kalender moeten connecteren en een afspraaktype moeten aanmaken.


Je kan de meeting room voor een specifieke afspraak aanpassen op dezelfde manier als bij aankloppende gasten. Zie 4. Afspraken.




3. Waiting room in de Team settings

In de Team settings vind je 2 instellingen gerelateerd aan waiting rooms: 'Enable the team waiting room' (= team waiting rooms beschikbaar maken) en 'Guests can book a meeting from the waiting room' (= een booking link op de waiting room).




3.1 Activeer de team waiting room

Elke Vectera gebruiker heeft standaard 1 persoonlijke waiting room, maar de team waiting room moet manueel geactiveerd worden in de team instellingen. Als dit nog niet gebeurd is, zie je het bericht 'Set up your team waiting room' in het dashboard.




Klik op die link zodat je doorverwezen wordt naar de Team settings, scroll daar naar beneden tot je Waiting room ziet staan.


Om de team waiting room te activeren, klik je op het selectievakje 'Enable the team waiting room' en daarna op Save onderaan de pagina.

Als je nu terugkeert naar het dashboard, zie je dat ook de team waiting room link gekopieerd kan worden, zodat je hem kunt delen met klanten en leads.



3.2 Guests can book a meeting from the waiting room

De andere instelling omtrent waiting rooms is 'Guests can book a meeting from the waiting room'. Om deze instelling te gebruiken moet je scheduling activeren en minstens één afspraaktype gemaakt hebben.


Klik op het selectievakje naast 'Guests can book a meeting from the waiting room' om deze setting te activeren.




Gasten die aankloppen op de waiting room maar geweigerd worden, zullen nu de mogelijkheid krijgen om een afspraak in te boeken.




Als de gast op de link klikt zal hij/zij worden doorgestuurd naar jouw boekingspagina:

  • Als de gast op jouw persoonlijke waiting room aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar jouw persoonlijke boekingspagina.

  • Als de gast op de team waiting room aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar de team boekingspagina.

4. Afspraken

De waiting room functionaliteit heeft ook een impact op scheduling. Als men een online afspraak bij jou inboekt dan wordt er automatisch een meeting room gecreëerd. Nu kan je de meeting room voor deze afspraak ook wijzigen!


4.1 Afspraken in het dashboard

Zoals uitgelegd in 2.4 afspraken zie je in het dashboard de vijf eerstvolgende afspraken. Iedere afspraak bevat de volgende informatie:

  • Het afspraaktype en de naam van de gast

  • De datum en het uur van de afspraak

  • De meeting room, het telefoonnummer of de locatie van de meeting

  • Een knop om de meeting room te wijzigen indien het om een online meeting gaat



4.1.1 Online afspraken

Om de meeting room bij een online afspraak te wijzigen, klik je op de knop 'Change meeting room'.




Een pop-up venster, gelijkaardig aan 'Create or join meeting room', zal openen.




Typ nu de naam van de gewenste meeting room in vb. meeting-room-1



Je kan kiezen uit een van de bestaande meeting rooms (=Join an existing meeting room) of je typt de gewenste naam voor een meeting room. Bij het typen van een naam krijg je 3 opties:

  1. Create a new meeting room (=maak een nieuwe meeting room aan)

  2. Create a new meeting room from a template (= maak een nieuwe meeting room aan via een template)

    1. Klik op 'Create name from template...'

    2. Typ de naam van de template in of klik op op de link om een nieuwe template aan te maken

  3. Selecteer een bestaande meeting room met deze naam

Klik op jouw voorkeur om de meeting room te wijzigen. De meeting room gelinkt aan de afspraak zal veranderd zijn door de nieuwe meeting room. Als jij of jouw gast de link van de bevestigingsmail gebruikt, zal je ook doorgestuurd worden naar de nieuwe meeting room.




4.1.2 Afspraak op locatie

Als de gast een afspraak op locatie heeft ingeboekt, vind je alle nodige informatie over de afspraak in de kaart. Deze kaart is niet klikbaar.




4.1.3 Telefonische afspraak

Als de gast een telefonische afspraak heeft ingeboekt, vind je alle nodige informatie over de afspraak in de kaart. Bij het klikken op de kaart zal jouw telefoon app openen.




4.2 Wijzig de meeting room via de afspraak URL

Als een gast een afspraak heeft ingeboekt, ontvangen zowel jouw gast als jij een bevestigingsmail en kalenderuitnodiging. Indien het gaat om een online meeting dan vind je er ook de URL van de meeting room.



Als je bent ingelogd met jouw Vectera account en je klikt op de meeting room link in de bevestigingsmail dan is het mogelijk om de meeting room te wijzigen.


Klik op 'Change meeting room' en je hebt de mogelijkheid om de meeting room te wijziging in het dashboard zoals besproken in 4.1 Afspraken in het dashboard.



Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!