Als je de kalender hebt geconnecteerd in Vectera en een afspraaktype hebt aangemaakt, dan kunnen klanten afspraken met je inboeken. Soms vergeet men deze afspraak, hierbij is een herinnering dus belangrijk!


Je kan markdown gebruiken om de stijl van de herinneringstext aan te passen en eigen HTML gebruiken om de layout van de templates aan te passen.



Persoonlijke afspraaktypes


Voeg een herinnering toe aan een persoonlijk afspraaktype

Om een herinnering toe te voegen aan een afspraaktype, volg je deze stappen:

  1. Ga naar Scheduling in jouw profiel

  2. Maak een nieuw afspraaktype aan of bewerk een bestaande

  3. Zorg ervoor dat alle informatie in 'General settings' en 'Availability' correct is en ga naar Email templates'.

  4. Je ziet 2 opties om een herinnering in te stellen: een kalender herinnering en een e-mail herinnering. Bij beide opties geef je het aantal minuten in wanneer je een herinnering wil ontvangen voor een meeting start (vb. 60 minuten)

  5. Klik op 'Save' of ga naar de email templates



Pas de e-mail template van een persoonlijk afspraaktype aan

In 'Email templates' pas je de template voor de bevestigingsmail en de herinneringsmail aan. De bevestigingsmail is de e-mail die jouw klant ontvangt kort nadat de afspraak is ingeboekt. De e-mail herinnering is een mail die jouw klant zal ontvangen kort voor de start van de meeting.

  1. Open de template die je wil aanpassen

  2. Pas het onderwerp (=Subject) en de tekst (= Text) aan

  3. Zorg ervoor dat de informatie in Subject en Text volgens de vereisten is, klik op 'Show help' om deze te bekijken.

  4. Klik op Save of pas andere instellingen van het afspraaktype aan



Team afspraaktypes


Voeg een herinnering toe voor een team afspraaktype

Als team admin stel je een herinnering in via de volgende stappen:

  1. Ga naar Scheduling in jouw profiel

  2. Maak een nieuw afspraaktype aan (= Create a new appointment type) of pas een bestaand bestaand afspraaktype aan (= Edit)

  3. Zorg ervoor dat alle informatie in 'General settings' en 'hosts' correct is ingevuld en ga naar de tab 'Email templates'

  4. Je vindt 2 opties om een herinnering in te stellen: Calendar reminder en Email reminder. Hier vul je het aantal minuten in wanneer de herinnering wordt gestuurd voor de meeting start (Vb. 60 minuten)

  5. Klik op Save onderaan de pagina!


Pas de e-mail template van een team afspraaktype aan

Het aanpassen van de e-mail template voor een team afspraaktype kan op het niveau van een teamlid gedaan worden. De 'Confirmation email' is een bevestigingsmail die jouw klant zal ontvangen kort nadat hij/zij de afspraak inplande. De 'Email reminder' is een e-mail die de klant zal ontvangen kort voor de meeting.

  1. Ga naar Scheduling in jouw profiel

  2. Pas een bestaand afspraaktype aan door op Edit te klikken en ga naar 'Email templates'

  3. Scroll naar beneden tot je 'Edit your email templates' tegenkomt en open de template die je wil aanpassen.

  4. Pas 'Subject' (= onderwerp) en Text aan zoals je dat verkiest

  5. Zorg ervoor dat de informatie in Subject en Text volgens de vereisten zijn, klik op Show help om de vereisten te zien

  6. Klik op Save onderaan de pagina!


Meer informatie over afspraken inplannen en de boeking pagina's vind je in deze help sectie!