Als je vaak online meetings hebt met klanten, collega's en andere connecties dan upload je vaak dezelfde documenten. Daarom is het heel erg handig als je op voorhand een template kan instellen met enkele documenten en instellingen voor nieuwe meeting rooms. In dit help artikel lees je hoe je dit kan instellen voor jouw team. Enkel team admins kunnen templates aanmaken.


1. Maak een template aan

Om een nieuwe template aan te maken, ga je naar Meetings -> Room templates of open je https://vectera.com/room-templates/. Dan klik je op 'Create a new room template'.



De meeting room templates lijken precies op een gewone meeting room zonder white label opties. In zo'n template kan je:

  • whiteboards met notities toevoegen,

  • documenten en afbeeldingen uploaden,

  • persoonlijke notities voorbereiden,

  • de algemene en deel (=invite) instellingen wijzigen.

In de template zelf kan je geen meeting houden. Dat is ook de reden waarom andere instellingen (vb. camera, share screen, opnames, ..) niet bruikbaar zijn en niet-admins de template niet kunnen betreden.


Wijzigingen in de template worden automatisch opgeslagen. Om naar het overzicht te gaan met de templates, klik je op 'Return to meeting template overview' rechts bovenaan de template.



2. Wijzig, dupliceer of verwijder een template

Op de pagina van de Room templates, vind je een overzicht met alle templates. In dit overzicht heb je verschillende opties. Je kan:

  • De template aanpassen door op de naam van de template te klikken.

  • De naam van de template aanpassen door op het icoon naast de naam te klikken. Om dit icoon te zien, ga je met de muis over de rij van de template.

Aan de rechterkant zie je nog andere opties als je op de 3 bolletjes klikt, daar kan je:

  • De template ID kopiëren. Dit is enkel voor API gebruikers en vereist een speciaal abonnement.

  • De template dupliceren door te klikken op Duplicate.

  • De template verwijderen door te klikken op Delete en nog eens te bevestigen.



3. Maak een template aan op basis van een bestaande meeting room

Als je een meeting room hebt met documenten, persoonlijke notities en instellingen die je graag wil gebruiken voor andere sessies, dan kan je die opslaan als template.

Volg deze stappen om de meeting room op te slaan als template:

  1. Open de meeting room instellingen (=Settings)

  2. Klik op 'Save as template'

  3. Vul een naam in voor de template

  4. Klik op 'Save as template'

De nieuwe template is zichtbaar in het overzicht met jouw meeting room templates.



4. Maak een nieuwe meeting room aan op basis van een template

Er zijn 4 manieren om een meeting room op basis van een template aan te maken. Je kan een meeting room aanmaken in het dashboard, op de meeting rooms pagina, een template toevoegen in een afspraaktype op jouw boekingspagina en meeting rooms met een template genereren via de API (integratie plan vereist!).

4.1 Maak een meeting room aan in het dashboard

Als je een of meerdere templates hebt aangemaakt, dan kan je een meeting room aanmaken in het dashboard en een template selecteren.

  1. Klik op de blauwe knop 'Create or join meeting room', een pop-up zal openen.

  2. Typ de naam van de meeting room in die je wil aanmaken, vb. John-Doe.



  3. Klik op 'Create <name> from template..' en selecteer een template, daarna word je doorgestuurd naar de meeting room.


4.2 Maak een meeting room aan op de meeting rooms pagina

Als je een of meerdere templates hebt aangemaakt, dan kan je een meeting room aanmaken op de meeting rooms pagina en een template selecteren.

  1. Vul de naam in van de meeting room (vb. naam van een klant)

  2. Klik op de knop die 'Empty meeting room' toont en selecteer de correcte template.

  3. Klik op 'Create' en de meeting room met de instellingen en documenten van de template zal openen.



4.3 Voeg de template toe aan een afspraaktype (scheduling)

Als klanten een afspraak bij je inplannen dan wordt er automatisch een meeting room aangemaakt, maar dan kan je geen template toevoegen zoals in bovenstaand voorbeeld. Het is wel mogelijk om een template toe te voegen aan een afspraaktype. Elk ingeplande meeting van dit afspraaktype zal de documenten en instellingen van de template bevatten.

  • Ga naar https://www.vectera.com/scheduling/ en maak of wijzig een afspraaktype.

  • In de 'General settings' selecteer je een template in 'Meeting rooms template' voor dit afspraaktype.

  • Klik op Save.



4.4 Gebruik templates via de API

Vectera gebruikers die meeting rooms generen via de API kunnen ook templates aanmaken en toevoegen via de API. Lees dit help artikel om uit te zoeken hoe je dit kan doen.

Indien je nog vragen hebt over meeting room templates, neem dan zeker contact op met support@vectera.com.


Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!