Als je vaak online meetings hebt met klanten, collega's en andere connecties dan upload je vaak dezelfde documenten. Daarom is het heel erg handig als je op voorhand een sjabloon kan instellen met enkele documenten en instellingen voor nieuwe vergaderruimtes. In dit helpartikel lees je hoe je dit kan instellen voor jouw team. Enkel team admins kunnen sjablonen aanmaken.
In dit helpartikel
2. Wijzig, dupliceer of verwijder een sjabloon
3. Maak een sjabloon aan op basis van een bestaande vergaderruimte
4. Maak een nieuwe vergaderruimte aan op basis van een sjabloon
4.1 Maak een vergaderruimte aan in het dashboard of de vergaderruimtes pagina
4.2 Voeg het sjabloon toe aan een afspraaktype
4.3 Gebruik sjablonen via de API
1. Maak een sjabloon aan
Om een nieuw sjabloon aan te maken, ga je naar Vergaderruimtes -> Sjablonen of open je https://vectera.com/room-templates/. Dan klik je op 'Sjabloon aanmaken'.
De vergaderruimtesjablonen lijken precies op een gewone vergaderruimte zonder white label opties. In zo'n sjabloon kan je:
whiteboards met notities toevoegen,
documenten en afbeeldingen uploaden,
persoonlijke notities voorbereiden,
de algemene en deel (=invite) instellingen wijzigen.
In het sjabloon zelf kan je geen meeting houden. Dat is ook de reden waarom andere instellingen (vb. camera, share screen, opnames, ..) niet bruikbaar zijn en niet-admins het sjabloon niet kunnen betreden.
Wijzigingen in het sjabloon worden automatisch opgeslagen. Om naar het overzicht te gaan met de sjablonen, klik je op 'Keer terug naar het sjablonenoverzicht' rechts bovenaan het sjabloon.
2. Wijzig, dupliceer of verwijder een sjabloon
Op de pagina van de Vergaderruimtesjablonen, vind je een overzicht met alle sjablonen. In dit overzicht heb je verschillende opties. Je kan:
Het sjabloon aanpassen door op de naam van het sjabloon te klikken.
De naam van het sjabloon aanpassen door op het icoon naast de naam te klikken. Om dit icoon te zien, ga je met de muis over de rij van het sjabloon.
Aan de rechterkant zie je nog andere opties als je op de 3 bolletjes klikt, daar kan je:
Het sjabloon ID kopiëren. Dit is enkel voor API gebruikers en vereist een speciaal abonnement.
Het sjabloon dupliceren door te klikken op Duplicate.
Het sjabloon verwijderen door te klikken op Delete en nog eens te bevestigen.
3. Maak een sjabloon aan op basis van een bestaande vergaderruimte
Als je een vergaderruimte hebt met documenten, persoonlijke notities en instellingen die je graag wil gebruiken voor andere sessies, dan kan je die opslaan als sjabloon.
Volg deze stappen om de vergaderruimte op te slaan als sjabloon:
Open de vergaderruimte instellingen
Klik op 'Opslaan als sjabloon'
Vul een naam in voor het sjabloon
Klik op 'Opslaan als sjabloon'
Het nieuwe sjabloon is zichtbaar in het overzicht met jouw vergaderruimte sjablonen.
4. Maak een nieuwe vergaderruimte aan op basis van een sjabloon
Er zijn 4 manieren om een vergaderruimte op basis van een sjabloon aan te maken. Je kan een vergaderruimte aanmaken in het dashboard, op de vergaderruimtes overzichtspagina, een sjabloon toevoegen in een afspraaktype op jouw boekingspagina en vergaderruimtes met een sjabloon genereren via de API (integratie plan vereist!).
4.1 Maak een vergaderruimte aan in het dashboard of de vergaderruimtes pagina
Als je een of meerdere sjablonen hebt aangemaakt, dan kan je een vergaderruimte aanmaken in het dashboard of de sjablonen pagina en een sjabloon selecteren.
Klik op de blauwe knop 'Maak of neem deel aan een vergaderruimte, een pop-up zal openen.
Typ de naam van de vergaderruimte in die je wil aanmaken, vb. John-Doe-test.
- Klik op 'Maak <naam> van sjabloon..' en selecteer een sjabloon, daarna word je doorgestuurd naar de vergaderruimte.
4.2 Voeg het sjabloon toe aan een afspraaktype
Als klanten een afspraak bij je inplannen dan wordt er automatisch een vergaderruimte aangemaakt, maar dan kan je geen sjabloon toevoegen zoals in bovenstaand voorbeeld. Het is wel mogelijk om een sjabloon toe te voegen aan een afspraaktype. Elke ingeplande afspraak van dit afspraaktype zal de documenten en instellingen van het sjabloon bevatten.
Ga naar https://www.vectera.com/scheduling/ en maak of wijzig een afspraaktype.
In de details van het afspraaktype selecteer je 'Geavanceerde instellingen tonen'
Selecteer een sjabloon in 'Vergaderruimte-sjabloon' voor dit afspraaktype.
Klik op Opslaan.
4.3 Gebruik sjablonen via de API
Vectera gebruikers die vergaderruimtes generen via de API kunnen ook sjablonen aanmaken en toevoegen via de API. Lees dit help artikel om uit te zoeken hoe je dit kan doen.
Indien je nog vragen hebt over vergaderruimte sjablonen, neem dan zeker contact op met support@vectera.com.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!