In dit help artikel lees je hoe je als team admin een persoonlijk afspraaktype kunt maken.


Voor meer informatie over afspraaktypes voor jouw team kun je op de volgende pagina's terecht:


Om als non-admin of als enige team member een persoonlijk afspraaktype te creëren, kun je terecht bij dit help artikel!


Nadat je Vectera met je kalender hebt verbonden, kun je een afspraaktype voor je klanten creëren. Je kunt meerdere afspraaktypes maken en ervoor kiezen of je deze zichtbaar maakt op je publieke boekingspagina, of je deze liever via een aparte link verstuurt.


1. Klik op 'Create a personal appointment type'

Als je de kalender voor de eerste keer hebt geconnecteerd, zal Vectera automatisch 2 afspraaktypes voor jou aanmaken. Je kan die bewerken of een nieuwe aanmaken.



2. General settings

2.1 Geef je afspraaktype een naam en omschrijving



Als je niet wil dat het afspraaktype op jouw publieke boeking pagina getoond wordt dan kan je de het vinkje 'show on the public booking page' deactiveren.


2.2 Verander de locatie

Selecteer de mogelijke locaties: online, telefonisch en/of offline.


Indien je 'offline' aanvinkt als een mogelijke optie, kan je een locatie toevoegen om niet virtueel af spreken, maar persoonlijk.



Voor online vergaderingen wordt automatisch een unieke vergaderruimte voor de klant gecreëerd nadat een afspraak ingepland is. Terugkerende klanten worden doorverwezen naar dezelfde vergaderruimte. Die vergaderruimte wordt toegevoegd aan het dashboard.


Zowel jij als de klant ontvangen na het boeken van een afspraak een bevestigingsmail met alle informatie over de afspraak.


2.3 Selecteer de tijdsduur en de frequentie

Onder de optie om een doorverwijspagina toe te voegen, kun je de tijdsduur van je afspraaktype bepalen. Een meeting duurt minstens 10 minuten, maar heeft geen maximale tijdsduur. Als je de duur instelt op bijvoorbeeld 60 minuten, wil dit uiteraard niet zeggen dat de meeting room zal sluiten na deze tijd. De opgegeven tijdsduur is er om jezelf en je klanten een idee te geven over hoe lang de meeting zal duren.


2.4 Toon de geavanceerde instellingen


Onder 'Duration' kan je de geavanceerde instellingen openen. Dit bevat onder andere de doorverwijspagina, meeting template en buffer opties.


2.4.1 Voeg een doorverwijspagina toe


Als je een klant na het boeken van een meeting wilt doorverwijzen, kun je hier de url van de pagina ingeven. Als je de klant niet wilt doorverwijzen, dan laat je dit veld open.


Vul de url van de gewenste doorverwijspagina in.

Vink 'Show Vectera confirmation screen before redirecting' uit als je wilt dat de klant meteen wordt doorverwezen. Als deze optie wél geselecteerd is, zal de klant worden doorverwezen na 5 seconden.


In de doorverwijspagina zullen de boekingparameters worden toegevoegd. Deze parameters zijn:

  • Afspraaktype

  • Datum en tijdstip van de afspraak

  • Locatie (online of op locatie)

  • Voornaam en familienaam

  • Custom questions + de antwoorden hierop (indien beschikbaar)


Je kunt de parameters gebruiken om gepersonaliseerde content op je website weer te geven (bijvoorbeeld automatisch invullen van een contactformulier). Vraag je websitebeheerder voor hulp!


2.4.2 Voeg een template toe

Als je meeting room templates hebt gemaakt om je meeting goed voor te bereiden dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Als men dan een afspraak inboekt, zal de meeting room eruit zien zoals de template. Selecteer de gewenste template voor dit afspraaktype.


2.4.3 Show availability in increments of x minutes

'Show availability in increments of x minutes' geeft je klanten de mogelijkheid om elke x minuten een afspraak te plannen. Als je 30 minuten selecteert en je werkdag start om 9 uur 's morgens, zullen je klanten een afspraak kunnen plannen om 9u, 9u30, 10u, ...


2.4.4 Wijzig je buffers en beschikbaarheden

Stel verschillende buffers in voor dit afspraaktype om de beschikbaarheid voor afspraken te optimaliseren.


Meer info? Lees dit gedetailleerde artikel over beschikbaarheid en buffers.


3. Availability

Naast 'General settings' vind je 'Availability'. In dit tabblad kun je selecteren hoe de meeting zal plaatsvinden en kan je de beschikbaarheid in detail opzetten.


Alle blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een vergadering. De beschikbaarheid wordt overgenomen uit je persoonlijke agenda, waarmee de planner verbonden is. Wanneer er in de persoonlijke agenda al een afspraak staat, zal de planner op dat moment tonen dat je onbeschikbaar bent.


Je kan ook onbeschikbare momenten ingeven via Unavailabilities om dagen of periodes als onbeschikbaar aan te duiden.


4 Wijzig de e-mail template van dit afspraaktype

Als je graag een herinnering instelt voor jou en jouw klant voor een meeting start, kan je dit hier doen. Een 'Calendar reminder' is een notificatie van het kalender programma. Een 'email reminder' is een herinnering via email.


Vul het aantal minuten voor de meeting waarop je een herinnering wenst te ontvangen, vb. 60 minuten.


Je kan ook de e-mail templates aanpassen of bestaande templates kopieren, die je klanten zullen ontvangen nadat ze een afspraak hebben gepland. Lees er hier alles over!


5. Custom questions


Klik op 'Custom questions' naast 'Email templates' om de pagina te openen. Hier kan je de aangepaste aanvragen toevoegen die je klanten beantwoorden. Bedrijfsnaam, telefoonnummer, te bespreken onderwerp zijn enkele mogelijkheden. Stel de vragen in als verplicht als indien dat jouw werk makkelijker maakt.


6. Collect payments (optioneel)

Je kunt een vereiste betaling toevoegen aan het afspraaktype om betalingen te innen met Stripe. Integreer je Vectera account met Stripe op de integratiepagina.

Zorg ervoor dat je het afspraaktype opslaat alvorens naar de integratiepagina te gaan.


Nadat je de integratie met Stripe hebt gemaakt, kun je terugkeren naar 'Scheduling' en klik op 'edit' bij het afspraaktype om de instellingen i verband met de betaling verder af te ronden.

  • Selecteer 'payment necessary before booking' (betaling vereist)

  • Vul het gewenste bedrag in en selecteer de juiste munteenheid

  • Voeg betalingsvoorwaarden toe indien nodig. Als je hier een link plaats naar een andere pagina, zal deze link klikbaar zijn.


7. Sla je afspraaktype op

8. Controleer nog even of je boekingspagina er goed uitziet

Bezoek je persoonlijk boekingspagina om te bekijken hoe deze eruit ziet.


Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!