In deze gids lees je meer over het instellen van de beschikbaarheid en buffers voor een afspraaktype.


Waar vind je de geavanceerde instellingen?


Als je buffers voor je afspraaktype wilt instellen dan pas je het afspraaktype aan en maak je 'Show advanced settings' beschikbaar in de 'General settings' tab.



Stel de buffer periode in



Een minimumbuffer voor het inplannen bepaalt het aantal werkuren voordat een afspraak ingepland kan worden. Standaard wordt de volgende werkdag weergegeven, wat betekent dat afspraken inplannen op dezelfde dag niet mogelijk zijn. Indien je 'aangepast' kiest, kan je het aantal uren instellen voordat een afspraak kan gemaakt worden.


De openingstijden worden bepaald door jouw beschikbaarheid (zie beschikbaarheid).


Voorbeeld 1: de werkuren zijn ingesteld van 9u tot 17u. De aangepaste buffer is ingesteld op 3 uur. Wanneer een klant de boekingspagina om 11u bezoekt, is het vroegste tijdslot dat hij kan boeken dezelfde dag om 14u.


Voorbeeld 2: de werktijden zijn ingesteld van 9u tot 17u en de aangepaste biffer is ingesteld op 3 uur. Wanneer een klant de boekingspagina om 16u bezoekt, is het vroegste tijdslot dat hij kan boeken de volgende dag 11u.




Indien je boekingen toelaat in de toekomst, definieert het bereik voor het boeken van dit afspraaktype. Dat kan maximaal 90 dagen zijn. Indien je hier kiest voor 30 dagen, kunnen klanten de komende 30 dagen een vergadering boeken op een beschikbaar moment.


De begindatum en de einddatum van de afspraak geven een specifieke periode aan waarin klanten een vergadering kunnen inplannen. Dat kan gebruikt worden in combinatie met de minimale buffer en het maximale bereik van dagen in de toekomst.


Voorbeeld: je hebt een actie in maart en wil dat mensen dus enkel een afspraak inplannen tussen de eerste en laatste dag van maart. Zorg ervoor dat het maximale bereik de hele periode mee in rekening neemt indien je wil dat mensen vanaf vandaag een afspraak boeken.



Onbeschikbaarheden geven de mogelijkheid om bepaalde dagen of periodes onbeschikbaar te maken voor afspraken. Voeg de start- en einddatum van de onbeschikbare periode toe. Om 1 dag onbeschikbaar te maken voeg je dezelfde start- en einddatum in.


Als een periode geselecteerd is, wordt een nieuwe lijn toegevoegd zodat je meerdere periode onbeschikbaar kunt maken. Klik op het vuilbakje om een onbeschikbare periode te verwijderen.


Voorbeeld 1: Ik ben onbeschikbaar voor afspraken op 1 mei, ik selecteer dezelfde start- en einddatum.



Voorbeeld 2: Ik ben onbeschikbaar van de tweede mei tot en met de elfde mei, ik selecteer de start- en einddatum zodat gasten geen afspraak kunnen inplannen.



De buffer voor vergaderingen en de buffer na vergaderingen geven meer informatie over wanneer afspraken geboekt kunnen worden. Indien je 15 minuten voor en 15 minuten na een vergadering geen andere afspraken wil, vul je in beide vakken 15 minuten in.



Kies de tijdszone en beschikbaarheid

Als je voor de vergadering een herinnering wil ontvangen, kan je een bepaald aantal minuten invullen. Bij een kalender herinnering ontvang je een bericht van het kalender programma. Bij een Email herinnering ontvang je een email. Een herinnering wordt aangegeven via minutes, vb. 60 minuten.




Alle blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een vergadering. Je kan de blauwe velden aanpassen door in een blok te klikken of over meerdere blokken te slepen, zoals in onderstaande GIF getoond wordt. Elk blok is 30 minuten.




De beschikbaarheid wordt overgenomen uit je persoonlijke agenda, waarmee de planner verbonden is. Wanneer er in de persoonlijke agenda al een afspraak staat, zal de planner op dat moment tonen dat je onbeschikbaar bent.


Unavailabilities geven de mogelijkheid om datums toe te voegen waarop je onbeschikbaar bent. Voeg de start- en einddatum toe van de onbeschikbare periode. Om 1 dag onbeschikbaar te maken voeg je dezelfde start- en einddatum toe.


Als een datum is geselecteerd, dan zal een nieuwe lijn toegevoegd worden zodat je nieuwe onbeschikbaarheden kan toevoegen. Klik op het vuilbak icoontje om een onbeschikbaarheid te verwijderen.


Voorbeeld 1: Ik ben onbeschikbaar op 1 mei, ik selecteer dezelfde start- en einddatum.



Voorbeeld 2: Ik ben onbeschikbaar van 2 mei tot en met 11 mei, ik selecteer de start- en einddatum voor die datums.





Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!