In dit help artikel tonen we hoe je een afspraaktype kan maken voor teams met 1 lid en niet-beheerders in een team die een persoonlijk afspraaktype willen maken. 

Ga voor meer info over team boekingspagina's (met meer dan 1 lid), naar:

• Teambeheerders

• Niet-beheerders van het team

Na het koppelen van Vectera aan je agenda zal Vectera 1, 2 of 3 afspraaktypes hebben aangemaakt voor jou. Je kan deze bewerken of een nieuw type aanmaken.

1. Klik op 'Nieuw persoonlijk afspraaktype aanmaken'

2. Algemene instellingen

2.1 Geef het afspraaktype een naam en beschrijving

Om het afspraaktype op je persoonlijke boekingspagina te tonen activeer je 'Show on the public booking page'.

2.2 Locatie van de vergadering

Indien je 'offline' aanvinkt als een mogelijke optie, kan je een locatie toevoegen om niet virtueel af spreken, maar persoonlijk.

Voor online vergaderingen wordt automatisch een unieke vergaderruimte voor de klant gecreëerd nadat een afspraak ingepland is. Terugkerende klanten worden doorverwezen naar dezelfde vergaderruimte. Die vergaderruimte wordt toegevoegd aan het dashboard.

Zowel jij als de klant ontvangen na het boeken van een afspraak een bevestigingsmail met alle informatie over de afspraak.

2.3 Stel de duur van de afspraak in

Onder de redirect url kan de duur van de vergaderingen ingesteld worden. Een vergadering moet minimaal 10 minuten duren, maar heeft geen maximumtijd. Als je de duur instelt op 60 minuten, sluit de online vergaderruimte niet wanneer de 60 minuten om zijn. De duur is eerder een richttijd om een idee te geven hoe lang de afspraak zal duren.

2.4 Toon de geavanceerde instellingen

Onder 'Duration' kan je de geavanceerde instellingen openen. Dit bevat onder andere de doorverwijspagina, meeting template en buffer opties.

2.4.1 Voeg een doorverwijspagina toe

Als je een klant na het boeken van een meeting wilt doorverwijzen, kun je hier de url van de pagina ingeven. Als je de klant niet wilt doorverwijzen, dan laat je dit veld open.

Vul de url van de gewenste doorverwijspagina in.

Vink 'Show Vectera confirmation screen before redirecting' uit als je wilt dat de klant meteen wordt doorverwezen. Als deze optie wél geselecteerd is, zal de klant worden doorverwezen na 5 seconden.

In de doorverwijspagina zullen de boekingparameters worden toegevoegd. Deze parameters zijn:

• Afspraaktype

• Datum en tijdstip van de afspraak

• Locatie (online of op locatie)

• Voornaam en familienaam

• Custom questions + de antwoorden hierop (indien beschikbaar)

Je kunt de parameters gebruiken om gepersonaliseerde content op je website weer te geven (bijvoorbeeld automatisch invullen van een contactformulier). Vraag je websitebeheerder voor hulp!

2.4.2 Voeg een template toe

Als je meeting room templates hebt gemaakt om je meeting goed voor te bereiden dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Als men dan een afspraak inboekt, zal de meeting room eruit zien zoals de template. Selecteer de gewenste template voor dit afspraaktype.

2.4.3 Show availability in increments of x minutes

'Show availability in increments of x minutes' geeft je klanten de mogelijkheid om elke x minuten een afspraak te plannen. Als je 30 minuten selecteert en je werkdag start om 9 uur 's morgens, zullen je klanten een afspraak kunnen plannen om 9u, 9u30, 10u, ...

2.4.4 Wijzig je buffers en beschikbaarheden

Stel verschillende buffers in voor dit afspraaktype om de beschikbaarheid voor afspraken te optimaliseren.

Meer info? Lees dit gedetailleerde artikel over beschikbaarheid en buffers.

3. Availability

Naast 'General settings' vind je 'Availability'. In dit tabblad kun je selecteren hoe de meeting zal plaatsvinden en kan je de beschikbaarheid in detail opzetten.

Alle blauwe velden geven aan dat je beschikbaar bent voor een vergadering. De beschikbaarheid wordt overgenomen uit je persoonlijke agenda, waarmee de planner verbonden is. Wanneer er in de persoonlijke agenda al een afspraak staat, zal de planner op dat moment tonen dat je onbeschikbaar bent.

Je kan ook onbeschikbare momenten ingeven via Unavailabilities om dagen of periodes als onbeschikbaar aan te duiden.

4 Wijzig de e-mail template van dit afspraaktype

Als je graag een herinnering instelt voor jou en jouw klant voor een meeting start, kan je dit hier doen. Een 'Calendar reminder' is een notificatie van het kalender programma. Een 'email reminder' is een herinnering via email.

Het is mogelijk om het e-mailsjabloon van de bevestigingsmail die de klanten ontvangen na het inplannen van een afspraak te wijzigen. Lees hier hoe je dit doet!

5 Voeg je eigen vragen toe bij Custom questions

Klik op 'custom questions' naast e-mailsjabloon om de pagina te openen. Hier kan je de aangepaste aanvragen toevoegen die je klanten beantwoorden. Bedrijfsnaam, telefoonnummer, te bespreken onderwerp zijn enkele mogelijkheden. Stel de vragen in als verplicht als indien dat jouw werk makkelijker maakt. 

6 Collect payments (optioneel)

Je kan een vereiste betaling toevoegen aan het afspraaktype om betalingen te innen met Stripe. Integreer je Vectera-account met Strip op de integratiepagina. Sla het afspraaktype eerst op! Dit help-artikel toont hoe je de integratie kan instellen.

• Ga na het integreren met Stripe terug naar het scheduling deel en klik op de knop 'Edit' om door te gaan met het instellen van de vereiste betaling.

• Selecteer 'Collect payments' .

• Vul het bedrag in en selecteer de juiste valuta.

• Voeg de betalingsvoorwaarden indien nodig. Als je linkt naar een andere pagina, kan de klant doorklikken op de link.

7 Sla het afspraaktype op!

8 Controleer hoe jouw persoonlijke boekingspagina eruitziet 

Bezoek je persoonlijke boekingslink om te dubbelchecken!

Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!