Als een klant een afspraak inboekt, dan zal hij/zij een bevestigingsmail en kalender uitnodiging ontvangen met een deel tekst en de details van de meeting. Standaard ziet de templates daarvan er zo uit.


Bevestigings-e-mail:


Kalender uitnodiging:


Het is mogelijk om dit template aan te passen naar een meer gepersonaliseerde tekst. Dit kan de klant meer informatie geven over de meeting, jezelf of iets anders.

Indien een herinnering is ingesteld of de meeting geannuleerd wordt door de host, kan er ook een gepersonaliseerde mail verstuurd worden.


Waar kan ik de email templates vinden?

Per afspraaktype kan je de templates ook aanpassen. Maak een nieuw of pas een bestaand afspraaktype aan en klik op "Email templates".

Als je de admin bent van je team, dan kun je zowel jouw email templates als die van je teamleden in het afspraak type aanpassen.



Je kan er ook voor kiezen om de email templates van een ander afspraaktype te kopiëren. Boven de email templates, selecteer je het afspraaktype en klik je op Confirm.



Hoe pas ik de e-mail templates aan?

Het is heel makkelijk om de e-mail templates aan te passen. Klik in de "Subject" of "Text" blok en voeg tekst toe of verwijder tekst. Zorg ervoor dat:

  • Alle tags correct zijn (tip: klik op "show help" en kopieer daar de tag(s))

  • Voeg de tag {details} niet toe in het onderwerp (= subject)

  • De tag {details} altijd in het tekst blok staat. (behalve bij de kalender uitnodiging)

  • Je de wijzigen opslaat.

Als er een bepaalde tags ongeldig of incorrect zijn, dan zal er na het opslaan een rood bericht verschijnen met de bijhorende foutmelding.




Wie ontvangt deze mail?

Enkel de persoon die de afspraak inboekt in jouw boeking pagina zal deze e-mail ontvangen. De bevestigingsmail die jij zal ontvangen is verschillend van deze template.

Tip: boek een test meeting bij jezelf in om te controleren hoe de klant bevestigingsmail er uitziet.


Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!