Dankzij de samenwerkingsfuncties, boekingspagina's en wachtruimtes kunnen teams eenvoudig geavanceerde klantengesprekken houden. Voor teammanagers is het vaak handig om een idee te krijgen van hoe afspraken verlopen en daarom hebben we het live overzicht van vergaderruimtes gelanceerd.
Op de overzichtspagina voor vergaderruimtes kunnen teambeheerders makkelijk een overzicht krijgen van de persoonlijke en teamwachtruimtes en persoonlijke en team-vergaderruimtes. Voor beide opties is er een live-overzicht van wie er aanklopt en welke vergaderruimtes actief zijn.
TABLE OF CONTENTS
2.3 Kaartweergave of lijstweergave
3.1. Live-overzicht van vergaderruimtes
3.2 Live-overzicht voor Enterprise-klanten
1. Wachtruimtes
Wachtruimtes maken het mogelijk voor gasten om aan te kloppen in een algemene ruimte zonder dat ze van tevoren een vergadering hoeven te boeken. De aankloppende gast wordt zichtbaar in het dashboard/vergaderruimtenoverzicht en kan worden doorgestuurd naar een nieuwe of bestaande vergaderruimte of kan de toegang worden geweigerd. Er zijn persoonlijke en teamwachtruimtes.
Lees meer over wachtruimtes in dit helpartikel.
2. Overzicht vergaderruimtes
De vergaderactiviteiten kunnen door het team worden gevolgd op de overzichtspagina voor vergaderruimtes. Afhankelijk van de teaminstellingen kan je alleen je eigen vergaderruimtes zien, of alle vergaderruimtes in je team.
Op de overzichtspagina voor vergaderruimtes kan je gebruik maken van de vergaderruimte filter, de zoekbalk en kan je het weergavetype wijzigen.
2.1 Vergaderruimte filter
De vergaderruimte filter splitst de vergaderruimtes in verschillende categorieën op basis van de host van de vergaderruimte en de toegangsrechten. Je kan de toegangsrechten wijzigen in de Team instellingen of de instellingen voor de vergaderruimte uitnodigen.
Als een gebruiker of team meer dan 24 vergaderruimtes heeft, is paginering van toepassing.
De meeste gebruikers hebben 3 filteropties: Persoonlijk, Team en Alle.
- Persoonlijk: Dit zijn alle vergaderruimtes waar jij de host van bent.
- Team: Alle vergaderruimtes van het team waar je 'Is host' of 'Kan altijd binnengaan' rechten hebt. Dit item is niet zichtbaar als je het enige teamlid in je team bent.
- Alles: Alle persoonlijke en team vergaderruimtes + alle vergaderruimtes van andere teams waar je bent uitgenodigd met 'Is host' of 'Kan altijd binnengaan' rechten.
Het tabblad team 'enkel teams' verbergen
Het tabblad Team is niet zichtbaar als je het enige teamlid in je team bent.
Als je beperkende teamtoegangsniveaus hebt (d.w.z. standaard teamtoegangsniveau = moet aankloppen + overschrijven niet toestaan), zal het tabblad Team nog steeds zichtbaar zijn, maar deze zal minder vergaderruimtes tonen dan het tabblad Persoonlijk.
2.2 Zoekbalk
Als je op zoek bent naar een specifieke vergaderruimte, kan je de zoekbalk gebruiken om de resultaten te beperken. Typ de naam van de vergaderruimte die je zoekt en druk op enter.
2.3 Kaartweergave of lijstweergave
Vergaderruimtes worden weergegeven in kaart- of lijstweergave:
2.3.1 Kaartweergave
De kaartweergave toont de vergaderruimtes in afzonderlijke kaartjes met de volgende informatie:
- Naam vergaderruimte
- 'Kopieer publieke link'- en 'Verwijder'-knoppen (beweeg met de muis over het kaartje om weer te geven)
- Actieve of geopende status
- Huidige hosts/klanten in de vergaderruimte
- Actief whiteboard + naam van het whiteboard
2.3.2 Lijstweergave
Lijstweergave toont de vergaderruimtes onder elkaar met de volgende informatie:
- Naam vergaderruimte
- Volledige naam van de host van de vergaderruimte
- Laatste activiteit
- Grootte van de vergaderruimte
- Drie puntjes, met 'Link kopiëren' en 'Vergaderruimte verwijderen' als optie
2.3.3 Volgorde van de vergaderruimtes
De vergaderruimtes worden in de volgende volgorde weergegeven:
- Actieve vergaderruimtes* - meest recente wordt het eerst getoond
- Geopende vergaderruimtes** - meest recente wordt het eerst getoond
- Datum laatste activiteit = laatst geopend of laatst aangemaakt
In het bovenstaande voorbeeld zijn meeting-room-1, company-x en jane-doe actieve vergaderruimtes, john-doe is een geopende vergaderruimte en alle andere vergaderruimtes zijn niet actief of geopend. Deze vergaderruimtes worden gerangschikt op basis van laatst aangemaakt of laatst geopend.
Bv. Company-Z is recenter aangemaakt dan de andere, dus deze vergaderruimte wordt eerder weergegeven dan de andere, hoewel deze nog niet is gebruikt.
*Actieve vergaderruimte: 2 of meer deelnemers met minstens één actieve stream (audio/video/share screen).
**Geopende vergaderruimte: 1 of meer deelnemers maar geen actieve streams.
3. Live-overzicht
Standaard wordt elke 5 minuten een snapshot van de vergaderruimte gemaakt. Het actieve whiteboard wordt getoond bij het refreshen van de pagina of het selecteren van een andere paginafilter.
Voor Enterprise-klanten is er een mogelijkheid om een live-overzicht te hebben, in dat geval wordt er elke 15 seconden een snapshot gemaakt.
3.1. Live-overzicht van vergaderruimtes
Wanneer een vergaderruimte geopend is, wordt er elke 5 minuten een snapshot gemaakt. Wanneer je de vergaderruimte-overzichtspagina bezoekt, zullen de vergaderruimtes niet automatisch worden gerefresht, je moet de pagina herladen om eventuele updates te zien.
Elke 5 minuten wordt er een snapshot gemaakt van geopende Whiteboards. Als een whiteboard wordt geminimaliseerd, zal de laatste snapshot van het whiteboard zichtbaar blijven in het vergaderruimteoverzicht.
Gedeelde schermen zullen niet worden getoond als preview! In de plaats daarvan zal het laatste actieve whiteboard worden getoond.
3.2 Live-overzicht voor Enterprise-klanten
Vectera organisaties op het Enterprise plan hebben de mogelijkheid om live-overzicht te activeren waarbij elke 15 seconden een snapshot wordt genomen. Deze functie is erg handig voor teammanagers om een actueel overzicht te hebben van klantgesprekken die teamleden hebben gevoerd.
Het verschil met een normaal overzicht van vergaderruimtes is dat snapshots van geopende whiteboards en gedeelde schermen elke 15 seconden worden bijgewerkt.
- Whiteboard: Vergelijkbaar met het live-overzicht van vergaderruimtes, maar vaker bijgewerkt.
- Gedeelde schermen worden ook weergegeven. Zodra het gedeelde scherm wordt gesloten, wordt de vorige snapshot van het whiteboard getoond. Snapshots van gedeelde schermen blijven niet zichtbaar nadat het scherm is gesloten.
Neem contact op met support@vectera.com voor meer informatie.
3.3 Geen snapshot
Er zijn bepaalde situaties waarbij een snapshot niet wordt getoond/bijgewerkt na 15 sec:
- Het vergaderruimtetabblad is niet het actieve tabblad. Wanneer de host een ander tabblad bezoekt dan het tabblad van de vergaderruimte, kan er geen snapshot genomen worden van de vergaderruimte door een browserbeperking.
- Op het moment van de snapshot is de gebruiker nog aan het tekenen of iets aan het typen. De tekeningen zijn pas zichtbaar bij de volgende snapshot.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!