De 'Waiting rooms' of wachtruimtes bieden de mogelijkheid om gasten te laten aankloppen in een persoonlijke of team wachtruimtes. Hierbij krijg je de optie om de vergaderruimte te kiezen.
1. Wachtruimtes
Dankzij de wachtruimtes is het mogelijk voor gasten om aan te kloppen in een algemene wachtruimte zonder op voorhand een afspraak te moeten inboeken. De aankloppende gast wordt getoond op het dashboard/vergaderruimtesoverzicht en kan worden doorgestuurd naar een nieuwe of bestaande vergaderruimte. Als je even geen tijd hebt voor een online afspraak, kan je jouw gast ook weigeren. Er zijn persoonlijke en team-wachtruimtes!
1.1 Persoonlijke wachtruimtes
Elk teamlid heeft een eigen persoonlijke wachtruimte. De link kan hij/zij kopiëren in het vergaderruimtesoverzicht en met klanten en leads delen. Zodra een gast dan aanklopt bij die wachtruimtes zal dit enkel getoond worden bij dat specifieke teamlid.
De URL van een persoonlijke wachtruimte is als volgt:
vectera.com/meet/team-naam/gebruikersnaam
Als de link bestaat uit meet, dan betekent dit dat het een wachtruimtes is. Indien er room staat dan is het een vergaderruimte.
De team-naam kan je vinden en wijzigen in de 'Personalisatie'
De gebruikersnaam (=username) kan je vinden en wijzigen in de profiel instellingen. Het is niet mogelijk om jouw Username aan te passen naar de term "Team".
Teams met een eigen domein hebben persoonlijke wachtruimtes waarvan de URL er als volgt uitziet: meet.mijndomein.com/gebruikersnaam
1.2 Team wachtruimtes
Team wachtruimtes zijn optioneel, het is mogelijk om 'Team wachtruimtes' te activeren in de *Teaminstellingen. De team wachtruimte link verschilt van persoonlijke links en staat de gasten toe om aan te kloppen in een algemene wachtruimte. Alle teamleden krijgen hiervan een melding in hun dashboard/vergaderruimtesoverzicht.
De URL van de team wachtruimte is als volgt: vectera.com/meet/team-naam/team
Net zoals bij de persoonlijke wachtruimtes geldt dat als de link bestaat uit meet, dit betekent dat het een wachtruimtes is.
De team-naam kan je vinden en wijzigen in de 'Personalisatie'
Het laatste deel van de link is 'Team', wat betekent dat het een team wachtruimtes is. Je kan dit niet aanpassen!
Teams met een eigen domein hebben team wachtruimtes als volgt:
*Zie 3.1 Activeer de team wachtruimte voor meer informatie over het activeren van de team-instelling.
2. Dashboard & vergaderruimtesoverzicht
Op het eerste zicht bestaat het dashboard uit de Boekingslinks-dropdown, Start een afspraak-knop en de aankomende afspraken. Wanneer een gast echter aanklopt in een wachtruimte of vergaderruimte, verschijnt dit ook op de dashboardpagina.
De overzichtspagina met vergaderruimtes bestaat uit de persoonlijke en teamwachtruimte-links, de aankloppersweergave en al je (team)vergaderruimtes.
2.1 De aankloppende gasten
Aankloppende gasten worden getoond in de lijst met wachtruimtes op zowel het dashboard als de vergaderruimte-overzichtspagina. Elke aankloppermelding ziet er hetzelfde uit en bestaat uit:
- De naam van de gast
- De locatie waar de gebruiker klopt: Vergaderruimte, Persoonlijke wachtruimte of teamwachtruimte
- De knoppen 'Deelnemen' en 'Kan niet deelnemen'
- De knop 'menu' waarmee je de vergaderruimte kan wijzigen
Je hebt 3 opties:
- Klik op de kaart of op de knop Deelnemen en open de voorgestelde vergaderruimte in een ander tabblad (bijvoorbeeld: vectera.com/room/team-naam/vergaderruimte-1)
- Klik op 'Kan niet deelnemen' zodat de gast een bericht krijgt dat de vergadering wordt geweigerd
- Klik op 'de 3 puntjes' en dan op 'Vergaderruimte wijzigen' en maak of selecteer een andere vergaderruimte
Opmerking: op basis van de klopper zal Vectera een vergaderruimte voorstellen. Als het een vervolgvergadering is, wordt de vorige vergaderruimte voorgesteld, voor een nieuwe gast wordt een vergaderruimte aangemaakt op basis van de naam van de gast.
2.2 Sta browsermeldingen toe
Op het moment dat een gast aanklopt, is het mogelijk dat je in een ander programma of in een ander browser tabblad aan het werken bent. In dat geval is het handig als er een melding wordt getoond van zodra iemand aanklopt. Om de aankloppende gasten op te merken is het belangrijk dat browser meldingen actief zijn!
Als dat niet het geval is, dan zal je onderstaande melding zien op jouw dashboard:
Zorg ervoor dat in jouw website-instellingen 'Geluid', 'pop-up vensters' en 'Meldingen' actief zijn of lees dit help artikel om deze te activeren!
Zodra de gele melding weg is, werken de meldingen wanneer gasten aankloppen. Nu kan je ervoor kiezen om geluidsmeldingen te (de)activeren door het bel-icoon te (de)activeren naast
- 'Persoonlijke wachtruimte/Teamwachtruimte' op de overzichtspagina van vergaderruimtes of
- 'Boekingslinks' op de dashboardpagina
Als het bel-icoon groen is, krijg je een melding als gasten kloppen. Als het bel-icoon rood is, krijg je geen melding maar worden kloppers wel in de lijst weergegeven.
2.3 Maak een nieuwe vergaderruimte aan
Op het vernieuwde dashboard is het nog steeds mogelijk om een vergaderruimte aan te maken. Het overzicht van jouw vergaderruimtes vind je in het menu aan de linkerkant bij Overzicht. Je kan dus een vergaderruimte aanmaken via het dashboard of via de pagina 'Overzicht'.
Rechts bovenaan het dashboard zie je een blauwe knop 'Start een afspraak'. Klik op de knop om een vergaderruimte te openen of aan te maken.
Je kan *een bestaande vergaderruimte kiezen uit de lijst of de naam van een bestaande ruimte intypen. Of je kan op 'Voeg een nieuwe ruimte toe' klikken om een nieuwe vergaderruimte te maken. Je krijgt dan 2 opties:
- Maak een nieuwe vergaderruimte
- Vul de titel van de ruimte in
- Zorg ervoor dat er in het sjabloon staat: Start vanaf nul
- Klik op Aanmaken
- Maak een nieuwe vergaderruimte via een sjabloon
- Vul de titel van de ruimte in
- Klik op Start vanaf nul om de sjablonenlijst te openen en selecteer het gewenste sjabloon
- Klik op Aanmaken
*Opmerking: Als de teaminstellingen hostrechten geven in de vergaderruimtes van andere teamleden, is het mogelijk om een vergaderruimte van een ander teamlid te kiezen. Verander de scope van Persoonlijk naar Team en klik dan op de knop Start een afspraak.
2.4 Appointments
In het dashboard vind je een overzicht van je 5 eerstvolgende afspraken. Als je Scheduling nog niet hebt ingesteld, zal je eerst je kalender moeten connecteren en een afspraaktype moeten aanmaken.
Je kan de vergaderruimte voor een specifieke afspraak aanpassen op dezelfde manier als voor aankloppende gasten (via de drie puntjes).
3. Wachtruimte in de Teaminstellingen
In Teaminstellingen vind je 2 instellingen gerelateerd aan wachtruimtes: 'Schakel de teamwachtruimte in' en 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte':
3.1 Activeer de teamwachtruimte
Elke Vectera gebruiker heeft standaard 1 persoonlijke wachtruimte, maar de teamwachtruimte moet manueel geactiveerd worden in de teaminstellingen. Als dit nog niet gebeurd is, zie je het bericht 'Stel je teamwachtruimte in' in het vergaderruimtesoverzicht.
Klik op die link zodat je doorverwezen wordt naar de Teaminstellingen, scroll daar naar beneden tot je Wachtruimte ziet staan.
Om de teamwachtruimte te activeren, klik je op het selectievakje 'Schakel de teamwachtruimte in' en daarna op Opslaan onderaan de pagina.
Als je nu terugkeert naar het vergaderruimtesoverzicht, zie je dat ook de teamwachtruimte-link gekopieerd kan worden, zodat je deze kan delen met klanten en leads.
3.2 Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte
De andere instelling omtrent wachtruimtes is 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte'. Om deze instelling te gebruiken moet je scheduling activeren en minstens één afspraaktype gemaakt hebben.
Klik op het selectievakje naast 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte' om deze setting te activeren.
Gasten die aankloppen op de wachtruimte maar geweigerd worden, zullen nu de mogelijkheid krijgen om een afspraak in te boeken.
Als de gast op de link klikt zal hij/zij worden doorgestuurd naar jouw boekingspagina:
Als de gast op jouw persoonlijke wachtruimtes aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar jouw persoonlijke boekingspagina.
Als de gast bij de teamwachtruimte aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar de team boekingspagina.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!