Als een klant een afspraak inboekt, dan zal hij/zij een bevestigingsmail en kalenderuitnodiging ontvangen met een deel tekst en de details van de afspraak. Standaard ziet het sjabloon daarvan er zo uit.


Bevestigings-e-mail:


Kalenderuitnodiging:


Het is mogelijk om dit sjabloon aan te passen naar een meer gepersonaliseerde tekst. Dit kan de klant meer informatie geven over de afspraak, jezelf of iets anders.


Indien een herinnering is ingesteld of de afspraak geannuleerd wordt door de host, kan er ook een gepersonaliseerde mail verstuurd worden.


Waar kan ik de e-mailsjablonen vinden?

Per afspraaktype kan je de sjablonen ook aanpassen. Maak een nieuw of pas een bestaand afspraaktype aan en scroll naar beneden tot je 'Krachtige extensies' ziet. Klik vervolgens op 'E-mailsjablonen personaliseren'.


Als je de admin bent van je team, dan kan je zowel je eigen e-mailsjablonen als die van je teamleden in het afspraaktype aanpassen.


Je kan er ook voor kiezen om de e-mailsjablonen van een ander afspraaktype te kopiëren. Onder de e-mailsjablonen kan je het afspraaktype selecteren en bevestigen waarvan de e-mailsjablonen moeten worden gekopieerd.


Hoe pas ik de e-mailsjablonen aan?

Het is heel gemakkelijk om de e-mailsjablonen aan te passen. Klik in het "Onderwerp"-of "Tekst"-blok en voeg tekst toe of verwijder tekst. Zorg ervoor dat:

  • Alle tags correct zijn (tip: klik op "?" en kopieer daar de tag(s))

  • Voeg de tag {details} niet toe in het onderwerp (= subject)

  • Je de wijzigingen opslaat.

Als er bepaalde tags ongeldig of incorrect zijn, dan zal er na het opslaan een bericht verschijnen met de bijhorende foutmelding.



De lay-out van je e-mailsjablonen personaliseren

Naast het personaliseren van de tekst van het e-mailsjabloon, kan je ook de lay-out van e-mailsjablonen personaliseren:


Wie ontvangt deze mail?

Alleen de persoon die een afspraak boekt op je boekingspagina ontvangt deze bevestigings-, herinnerings- en annuleringsmails, gebaseerd op de sjablonen. De bevestigings- en herinneringsmail die je ontvangt zal er niet zo uitzien als deze sjablonen.


Tip: boek een testafspraak om te controleren hoe de bevestigingsmail voor je klanten eruit zal zien. 


Als je gast extra gasten uitnodigt, zullen zij niet de bovenstaande bevestigingsmail ontvangen, maar wel de 'Bevestigingsmail extra gasten'.

Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!