Nadat je afspraaktypes hebt aangemaakt kunnen je klanten een afspraak met jou of je teamleden boeken. Je kan de eerste 5 aankomende afspraken zien op je dashboard of een volledig overzicht vinden op de afspraakoverzichtspagina. Dit artikel richt zich op de afspraakoverzichtspagina.
In dit helpartikel
Algemeen
- Allereerst vind je bovenaan de pagina een filter op persoonlijke of teamafspraken.
- Vervolgens vind je je boekingspagina door rechtsboven op de pagina te klikken op Plan een afspraak.
Komende & afgelopen vergaderingen
De pagina is onderverdeeld in twee categorieën: aankomende afspraken en eerdere afspraken.
Elke boekingskaart toont:
- Een datumtegel aan de linkerkant met de dag en de maand
- De naam van het afspraaktype en de naam van de gast
- Het geplande tijdstip
- De naam van de host [Alleen in teamweergave]
- Locatiegegevens (link naar de vergaderruimte, adres op locatie of telefoonnummer)
- Een statusbadge en een pijltje (›) om de afspraakdetails te openen
Klik op een boekingskaart om de pagina met afspraakdetails te openen. Lees dit helpartikel voor meer informatie over de pagina met afspraakdetails.
Locatie
Online afspraken
Om de vergaderruimte van een online afspraak te wijzigen, hover je over de boekingskaart en klik je op het potloodicoontje naast de link naar de vergaderruimte.
Er wordt een venster geopend dat lijkt op het venster "Vergaderruimte maken of toevoegen". Typ de naam van de gewenste vergaderruimte, bv. room:
Je kan een bestaande vergaderruimte uit de lijst kiezen of de naam van de vergaderruimte intypen. Als je een naam typt, krijg je 2 opties:
- Selecteer een bestaande ruimte met deze naam
- Voeg een nieuwe ruimte toe, dit opent een nieuwe pop-up
- Maak een ruimte aan vanaf nul
- Maak een ruimte aan via een sjabloon
Klik op de gewenste optie om de vergaderruimte te wijzigen. De vergaderruimte die is gekoppeld aan het afspraaktype zal zijn gewijzigd in de nieuw geselecteerde/aangemaakte ruimte.
Wanneer jij of je gasten de link naar de afspraak uit de bevestigingsmail of agenda-uitnodiging gebruiken, wordt er doorverwezen naar de nieuw geselecteerde vergaderruimte.
Afspraak op locatie
Als de gast een afspraak op locatie heeft geboekt, zie je alle benodigde informatie over de afspraak. Het is ook mogelijk om een online meeting room toe te voegen aan een afspraak op locatie (bijvoorbeeld om een transcriptie te maken of documenten te tonen). Je kan dit instellen in de configuratie van een afspraaktype.
Door op de link van de vergaderruimte te klikken bij een persoonlijke afspraak, wordt de ruimte geopend met audio actief en het schermdeel-paneel open.
Zweef over de boekingskaart om de inline acties te tonen:
- Potloodicoon: de gekoppelde vergaderruimte wijzigen
- × icoon: de gekoppelde vergaderruimte verwijderen
- + icoon: Vergaderruimte toevoegen (verschijnt wanneer er nog geen vergaderruimte is gekoppeld)
Telefonische afspraak
Als de gast een telefonische afspraak heeft geboekt, zie je de benodigde informatie om de gast op het geboekte moment te bellen. Als je op het nummer klikt, wordt je bel-app geopend.
Afspraak annuleren
Om een afspraak te annuleren, hover je over de boekingskaart en klik je op het rode prullenbak-icoontje. Er verschijnt een pop-up die je de optie geeft om wel of geen annuleringsmail te sturen naar de gast. Klik op een van de opties om te bevestigen, of klik op 'Niet annuleren' om terug te gaan
Als een gast de afspraak heeft geannuleerd of verplaatst via de bevestigings-e-mail of de herinnerings-e-mail, dan wordt je afspraak ook aangepast op de overzichtspagina met afspraken. De oorspronkelijke afspraak wordt geannuleerd en in het geval van een verplaatsing verschijnt de nieuwe afspraak