Vectera biedt heel wat personalisatiemogelijkheden aan voor meeting rooms en de afsprakenplanner. Naast aangepaste teksten, opmaakopties voor meeting rooms en boekingpagina's kan je ook de layout van de e-mails wijzigen. Maar hoe doe je dat?


Om de lay-out van de e-mails te wijzigen, schrijf je eigen HTML code die zal dienen als template voor de e-mails. Vectera biedt een preview aan, om te controleren of alles goed wordt weergegeven.


Belangrijk: hiervoor is het Business plan, het oude Pro plan + de whitelabel add-on of het Enterprise plan nodig!


Op welke e-mails heeft de HTML template invloed?

De eigen opmaak is van toepassing op volgende e-mails:


Afsprakenplanner

  • Bevestigingsmail

  • Herinneringsmail

  • Annulatiemail


Meeting room

  • Meeting room uitnodigingsmail


Hoe voeg je HTML code toe in Vectera?


De HTML code toevoegen

We raden aan om de HTML code eerst te schrijven en dan via copy/paste in Vectera te plakken.


Om de code te plakken, volg je deze stappen:

  1. Ga naar jouw Team settings

  2. Scroll naar beneden tot je 'Advanced branding' ziet

  3. Plak de HTML code in het 'Custom email HTML template' blok

  4. Klik op 'Send me a preview email' om te controleren of de opmaak goed wordt weergegeven. De e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres van de ingelogde gebruiker.

  5. Klik op Save onderaan de pagina, als de opmaak goed is

  6. Doe een test bij verschillende e-mailprogramma's (Google, Outlook, ..)


Vereisten

De HTML template vereist een 'Body' en de tag {content}. Deze tag zal worden aangepast door de e-mailinhoud als een mail naar een klant gestuurd wordt.


Indien één van bovenstaande vereisten niet aanwezig is in de mail, krijg je een errorbericht bij het opslaan.



Belangrijke opmerkingen

  • De HTML template wordt niet gevalideerd door Vectera! Test de template zeker via een preview e-mail voordat je de pagina opslaat.

  • Als de preview goed is, raden we aan om nog enkele testen te doen met verschillende e-mailprogramma's (vb. boek een test afspraak bij jezelf in).


Standaard opmaak vs eigen opmaak

Alle mails binnen het Vectera platform zijn gelijkaardig qua opmaak. Hieronder vind je een voorbeeld van een bevestigingsmail die een host ontvangt na een ingeplande afspraak.


Het personaliseren van het e-mail sjabloon kan een volledig verschillend resultaat geven:



Benieuwd hoe je de opmaak van de tekst van de e-mailsjablonen aanpast? Lees dan zeker dit helpartikel.


Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!