In Vectera kan je afspraken organiseren met meerdere gasten. Je gast kan een afspraak boeken via je boekingspagina, maar hoe nodigt deze extra gasten uit voor de afspraak?


Je kan gasten toestaan om extra gasten uit te nodigen, bijvoorbeeld collega's, door het maximum aantal gasten in te stellen in de configuratie van het afspraaktype. Daarna kunnen gasten een datum selecteren, hun gegevens invullen en extra gasten uitnodigen.


Het afspraaktype configureren

  1. Maak een Afspraaktype aan en stel de basisgegevens van het afspraaktype in (bijv. Naam, locatie, ..).

  2. Schakel 'Geavanceerde instellingen tonen' in.

  3. Nu zie je de optie 'Extra gasten'. Vul het maximum aantal extra gasten in dat de gast kan uitnodigen. Dit moet een getal tussen 1 en 6 zijn (bv. 4*).
    *In dit voorbeeld heb je een afspraak met maximaal 6 deelnemers: jij, de host en 4 extra gasten.

  4. Voltooi de andere instellingen en de beschikbaarheid voor het afspraaktype.

  5. Ga naar E-mailsjablonen personaliseren in de Krachtige extensies. Je kan de e-mail aanpassen die de extra gasten ontvangen (= Extra bevestigingsmail voor de gast) wanneer ze zijn uitgenodigd door de hoofdgast.

  6. Bewerk andere Krachtige extensies en sla het afspraaktype op.


De gast voegt extra gasten toe  

Wanneer een gast de boekingspagina van dit afspraaktype bezoekt, kiest deze een datum en tijd en gaat door naar de pagina voor het invullen van gegevens. In het onderstaande voorbeeld kan John Doe maximaal 4 extra gasten uitnodigen. John wil slechts 3 collega's uitnodigen:

  • Jane Doe
  • James Doe
  • Mark Doe

Elke keer als John begint te typen in het e-mailveld, zal er een nieuw e-mailveld verschijnen.


Als John de 3 e-mailadressen heeft ingevuld, kan het vierde e-mailveld leeg blijven. John kan de boeking bij jou bevestigen en er wordt een bevestigingsmail naar alle 6 deelnemers gestuurd.

Het Vectera-team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!