Wanneer je een afspraak hebt met een klant, is het niet eenvoudig om alle informatie over dat contact te onthouden. Voortdurend schakelen tussen de vergaderruimte, je HubSpot-contactpagina en andere pagina's is niet erg efficiënt. Je kan dit veel gemakkelijker maken door je HubSpot-account te koppelen in Vectera en alle relevante contactgegevens in je vergaderruimte te zien! Na de afspraak kan je de vergaderruimtedata en -notities ook doorsturen naar je HubSpot-contactpagina.


In dit helpartikel

HubSpot verbinden in Vectera

De eerste stap is het koppelen van je HubSpot-account in Vectera. Enkel teambeheerders kunnen de integratie koppelen, dit geldt dan voor het volledige team.


  1. Ga naar Instellingen - Integraties en klik op HubSpot voor vergaderruimtes.
  2. Klik op Verbinden. 
  3. Log in op je HubSpot-account
  4. Je ziet een melding dat je je account succesvol hebt verbonden met Vectera


Eigenschappen selecteren

Zodra je je HubSpot-account in Vectera hebt gekoppeld, kan je eigenschappen selecteren die je in je HubSpot-account hebt ingesteld. Deze eigenschappen tonen je informatie over de contactpersoon (indien ingevuld in het HubSpot-contact).


Volg deze stappen om een eigenschap toe te voegen:

  1. Klik op de lijst naast 'Zoek een eigenschap om toe te voegen'. Deze lijst toont alle eigenschappen die je hebt ingesteld in je HubSpot-account.
  2. Je kan scrollen en op een eigenschap klikken of je kan een eigenschap typen die je wil toevoegen (bijvoorbeeld Company name) en erop klikken.
  3. Zodra je een eigenschap hebt geselecteerd, wordt deze weergegeven onder Geselecteerde eigenschappen.
  4. Om andere eigenschappen toe te voegen klik je op het lijstveld en selecteer je een eigenschap zoals in stap 2. Je kan tot 100 eigenschappen selecteren.

  5. Als je een eigenschap wil verwijderen, klik je op het Prullenmandje.
  6. Als je alle relevante eigenschappen hebt geselecteerd, klik je op Opslaan.



Contactgegevens in je vergaderruimte

Klant opzoeken

Wanneer je de vergaderruimte binnengaat, zie je aan de rechterkant een Klant opzoeken-vak. Dit vak is alleen zichtbaar voor de host van de afspraak als de HubSpot-integratie actief is. Gasten zien dit niet!


Vul het e-mailadres van de contactpersoon in en klik op Zoeken in HubSpot. Je ziet nu de naam van de contactpersoon in het vak verschijnen.



Als je het verkeerde e-mailadres hebt toegevoegd, klik je op de X naast de naam om de zoekopdracht te verwijderen.


Zorg ervoor dat je het juiste e-mailadres volledig invult voor een succesvolle match. Zo niet, dan krijg je een melding dat het contact niet is gevonden.


Eigenschappen

Om de informatie van het contact te bekijken, klik je op de naam. Er wordt dan een pop-up geopend met de gegevens van alle eigenschappen die je hebt geselecteerd bij Eigenschappen selecteren. De eigenschappen worden in alfabetische volgorde weergegeven.

Klik op de X naast 'Contactgegevens voor Voornaam' om het pop-upvenster met eigenschappen te sluiten.


Belangrijke opmerkingen

  • Het HubSpot-opzoekveld en de pop-up met eigenschappen zijn alleen zichtbaar voor de host van de afspraak als de HubSpot-verbinding is gemaakt in Vectera-integraties. Gasten zullen deze informatie nooit zien.

  • Als je je scherm deelt, wordt de pop-up met eigenschappen gesloten om geen informatie met de gast te delen. Als je echter je scherm deelt en op het HubSpot-vakje klikt, zal het de pop-up tonen!

  • Als je de vergaderruimte verlaat of de pagina vernieuwt, wordt het opzoeken gestopt. Je moet het e-mailadres opnieuw opzoeken nadat de pagina is vernieuwd of de vergaderruimte is verlaten.


Stuur afspraakgegevens naar je HubSpot-contact

Aan het einde van de afspraak, wanneer je de vergaderruimte verlaat, worden de afspraakgegevens automatisch naar je HubSpot-contact gestuurd. Dit omvat:

  • De host van de afspraak,
  • de link naar de vergaderruimte en
  • de duur.


Om de informatie naar HubSpot te kunnen sturen, heb je een actieve vergadering nodig. Dit betekent dat er ten minste 2 deelnemers moeten zijn met ten minste één actieve video- of audiostream.


Stuur notities naar je HubSpot-contact

Als je tijdens de afspraak notities maakt in de privénotities, kan je deze ook naar je HubSpot-contact sturen. Je kan dit tijdens de afspraak of na de afspraak doen.


Tijdens de afspraak

Als je in de vergaderruimte een HubSpot-contact hebt gezocht, kan je de privénotities van de afspraak naar HubSpot sturen door op de knop 'Verzenden naar HubSpot' te klikken.


Na de afspraak

Als je privénotities hebt die je tijdens de afspraak nog niet naar HubSpot hebt verzonden, dan krijg je na het verlaten van de vergaderruimte een pop-up te zien. Deze pop-up vraagt of je de privénotities wil verzenden of updaten naar HubSpot. Klik op 'Verzenden naar HubSpot' om de notities in het HubSpot-contact te verzenden of te updaten.