De AdminPulse-integratie is momenteel in Beta-modus. Heb je feedback voor ons? Neem dan contact op met het Vectera-team via team@vectera.com.


Altijd al een gemakkelijke manier willen hebben om online te vergaderen met een AdminPulse-relatie in een vaste vergaderruimte? Dan is de integratie tussen AdminPulse en Vectera wat je zoekt! 


De integratie maakt het mogelijk om voor elke AdminPulse-relatie een vaste vergaderruimte te hebben. Na de vergadering worden de vergadergegevens automatisch naar AdminPulse gestuurd en wordt er een prijs berekend voor de klant.


In dit helpartikel


Bekijk deze webinar voor algemene informatie over Vectera en de AdminPulse-integratie, of lees verder in dit artikel voor meer informatie over het instellen van de integratie.



AdminPulse koppelen in Vectera

De eerste stap is het koppelen van je AdminPulse-account in Vectera. Alleen teamadmins binnen zowel Vectera als AdminPulse kunnen de integratie verbinden, die voor het hele team zal werken.

  1. Ga naar Instellingen - Integraties en klik op AdminPulse
  2. Klik op Verbinden 
  3. Log in op je AdminPulse-account
  4. Je ziet een bericht dat je je account succesvol hebt verbonden met Vectera


Selecteer prijslijstitems voor je team

Op de integratiepagina kan je selecteren welk prijslijstitem aan welk teamlid moet worden toegewezen. Dit prijslijstitem zal worden gebruikt om de prijs te creëren na een afspraak met een klant, afhankelijk van de duur van de vergadering. Je kan een standaard prijslijstitem instellen of een specifiek prijslijstitem selecteren per gebruiker.


De prijslijstitems zijn gebaseerd op de 'Tijd'-items in AdminPulse op de Registraties - Prijslijst pagina.


Een standaard prijslijstitem selecteren

Eerst selecteer je het standaard prijslijstitem. Dit maakt het gemakkelijk om later alle teamleden op het standaard prijslijstitem over te schakelen op een ander prijslijstitem. Standaard staat de optie 'Geen tijd registreren' geselecteerd, maar je kan dit makkelijk aanpassen door te klikken op het veld en het prijslijstitem dat de standaard moet zijn te selecteren.



Selecteer een specifiek prijslijstitem voor een teamlid

Als een teamlid moet worden toegewezen aan een specifiek prijslijstitem of geen tijd moet worden bijgehouden, kan je dit instellen onder het standaardprijslijstitem. Het standaard prijslijstitem is de standaard geselecteerde optie.


Klik op het veld met 'Gebruik de standaardinstelling' naast het teamlid dat een ander prijslijstitem moet hebben. Selecteer het juiste prijslijstitem. Doe dit voor elk teamlid dat een ander prijslijstitem moet hebben en sla de pagina op.



Als meerdere teamleden hetzelfde prijslijstitem moeten hebben, raden we aan om dit prijslijstitem als standaardprijslijstitem in te stellen.


Een vergaderruimte koppelen aan een AdminPulse-relatie

Nu is het tijd om vergaderruimtes te koppelen aan AdminPulse-relaties op de pagina met vergaderruimtes. Je kan een nieuwe vergaderruimte maken of een bestaande vergaderruimte koppelen.


Een nieuwe vergaderruimte maken

  1. Op de pagina Vergaderruimtes klik je op de knop Een vergaderruimte aanmaken
  2. Geef de vergaderruimte een naam (bv. de naam van je klant - John Doe) en selecteer optioneel een sjabloon
  3. Klik op het veld onder 'Koppelen aan een AdminPulse-relatie'.
  4. Selecteer een bedrijf of eenmanszaak*
  5. Klik op Aanmaken


Er wordt een vergaderruimte aangemaakt en gekoppeld aan de relatie in AdminPulse. Je ziet het AdminPulse-logo naast de naam van de vergaderruimte. Als je er met de muis overheen gaat zie je de naam van de relatie.

Het is ook mogelijk om eerst een AdminPulse-relatie te selecteren. Hierdoor wordt de naam van de AdminPulse-relatie automatisch ingevuld als de naam van de vergaderruimte. In het bovenstaande voorbeeld zou de naam van de vergaderruimte 'John Doe's company BVBA' zijn.


Een bestaande vergaderruimte koppelen aan een AdminPulse-relatie

  1. Klik op de pagina met vergaderruimtes op de drie puntjes van een vergaderruimte
  2. Klik op AdminPulse koppelen
  3. Klik op het veld onder 'Koppelen aan een AdminPulse-relatie'
  4. Selecteer een bedrijf of eenmanszaak*
  5. Klik op Bijwerken


De AdminPulse relatie gekoppeld aan een vergaderruimte wijzigen of verwijderen

Deze stappen zijn precies hetzelfde als de bovenstaande stappen:

  1. Klik op de drie puntjes van een vergaderruimte 
  2. Klik op AdminPulse koppelen
  3. Nu kan je een andere AdminPulse relatie* selecteren of op de X klikken aan de rechterkant van de naam van de vergaderruimte om de relatie te verwijderen.
  4. Klik op Bijwerken

* De bedrijven en eenmanszaken die in dit veld worden getoond zijn alle relaties uit je AdminPulse-account behalve personen.


Relatie-info in de vergaderruimte

In de vergaderruimte zie je de naam van de AdminPulse relatie die eraan gekoppeld is.


Stuur vergadergegevens naar AdminPulse

Dit is het belangrijkste onderdeel van de integratie; het verzenden van vergadergegevens naar AdminPulse. Hiermee kan je automatisch een prijs berekenen voor de vergadering met jou en/of je teamleden en kan je notities van vergaderingen naar AdminPulse sturen, zodat je ze altijd kan terugvinden.


Registreer de vergadertijd en bereken automatisch een prijs

De integratie maakt het mogelijk om de duur van een vergadering bij te houden en op basis van het geselecteerde item op de prijslijst een factuurprijs te berekenen. Je vindt de factuurprijs 5 minuten na afloop van de vergadering terug in het registratieoverzicht in AdminPulse.

Om een correcte prijs voor de vergaderingen te berekenen, kijken we naar:

1. Het prijslijstitem gekoppeld aan de meeting host(s). 
2. Het e-mailadres van het Vectera-account en het AdminPulse-account moeten exact hetzelfde zijn!
3. De duur die één of meerdere hosts en één of meerdere gasten in de vergaderruimte hebben doorgebracht.


AdminPulse staat het bewerken van registraties toe, zodat je altijd de gegevens/prijs voor een specifieke registratie kan wijzigen als dat nodig is.


Lees dit helpartikel voor meer informatie over de manier waarop tijdregistratie in Vectera werkt.


Notities van vergaderingen naar AdminPulse sturen

Als je de privénotities gebruikt kan je deze naar je AdminPulse-relatie sturen. Je kan dit doen tijdens of na de vergadering. Je vindt de vergadernotities in het interactiesgedeelte van je AdminPulse-relatie.


Tijdens de vergadering

Als je vergaderruimte is gekoppeld aan een AdminPulse-relatie, kan je de privénotities naar AdminPulse sturen door te klikken op de knop Opslaan in AdminPulse.


Na de vergadering

Als je privénotities hebt die je tijdens de vergadering nog niet naar AdminPulse hebt verzonden, zie je na het verlaten van de vergaderruimte een pop-up. Deze pop-up vraagt of je de privénotities wil verzenden of bijwerken naar AdminPulse. Klik op Opslaan in AdminPulse.


Vergadernotities in AdminPulse

Zodra je de vergadernotities naar AdminPulse hebt verzonden vind je de notities terug in het interactiesgedeelte van je relatie. 

  1. Ga naar Relaties
  2. Klik op de relatie waarmee je een vergadering had
  3. Klik nu op het icoon met de 2 tekstballonnen
  4. Je notities zijn zichtbaar op deze pagina*

*Opmerking: Als je een vergadering hebt maar geen notities verstuurt, wordt er een registratie van de vergadering getoond (online meeting + link naar de vergaderruimte).

Het Vectera-team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!