De AdminPulse-integratie is momenteel in Beta-modus. Heb je feedback voor ons? Neem dan contact op met het Vectera-team op team@vectera.com.


In dit helpartikel leggen we uit hoe tijdregistratie in de AdminPulse-integratie in Vectera werkt. Tijdregistratie wordt gebruikt om automatisch een prijs te genereren op basis van de duur van een vergadering en het prijslijstitem dat gekoppeld is aan de vergaderhost(s).


Stel je een situatie voor waarin je als accountant een vergadering hebt met een klant. De klant is een relatie in AdminPulse en de vergaderruimte is gekoppeld aan die relatie. Als je een vergadering van 1 uur hebt met de klant en het prijslijstitem voor de online vergadering is €50, dan doen we bij de relatie in AdminPulse automatisch een voorstel om €50 te factureren.*


Als je de integratie wil koppelen, de prijslijstitems wil instellen of vergaderruimtes aan AdminPulse-relaties wil koppelen, lees dan dit helpartikel.


*Opmerking: De factureerbare tijd wordt pas 5 minuten na de vergadering weergegeven in AdminPulse.

Basisprincipes van tijdregistratie

Om de basisprincipes van tijdregistratie te begrijpen zullen we eerst de terminologie uitleggen die in dit helpartikel zal worden gebruikt.


Een vergadering heeft deelnemers, en die deelnemers hebben bepaalde rechten. Een vergadering bestaat dus uit hosts en gasten:

  • Een vergaderhost: Dit is de eigenaar van de vergaderruimte en teamleden of andere mensen met 'Is host'-rechten. In de 'Uitnodigen'-instellingen kan je zien wie hostrechten heeft. Een vergaderhost heeft toegang tot alles in de vergaderruimte.
  • Een gast van de vergadering: Een gast heeft geen 'Is host'-rechten en heeft beperkte toegang tot bepaalde delen van de vergaderruimte (vb. een gast kan bijvoorbeeld de privénotities niet zien).


In het voorbeeld van de accountant en de klant, zou de accountant de host van de vergadering zijn en de klant de gast.


Een vergadering heeft meerdere manieren om bij te houden hoe lang hosts en gasten aanwezig zijn. Om een prijs te berekenen gebruiken we de Factureerbare tijd, dit is een combinatie van de begin- en eindtijd van de host en gast in de vergadering:

  • Een starttijd van de vergadering: Het moment dat een host of gast de vergaderruimte binnenkomt. Dit verschilt per gebruiker.
  • Een eindtijd van de vergadering: Het moment dat een host of gast de vergaderruimte verlaat. Dit verschilt meestal per gebruiker.
  • De factureerbare tijd: Dit is de periode waarin ten minste één host en één gast zich in de vergaderruimte bevinden en ten minste één actieve stream hebben (bv. een ingeschakelde camera of microfoon). 
    • Als een gast of host de vergaderruimte verlaat maar binnen 5 minuten terugkeert, gaat het factureerbare interval door. (Bv. de gast heeft verbindingsproblemen en is 2 minuten weg)
    • Als een gast of host de vergaderruimte verlaat maar na meer dan 5 minuten terugkeert, begint een nieuw factureerbaar interval. Een vergadering kan dus meerdere factureerbare tijden hebben (zie Vergadersituaties).


Voorbeeld: De host komt om 9.55 uur de vergaderruimte binnen, de gast komt om 10.00 uur de vergaderruimte binnen. De gast verlaat de vergaderruimte om 10.45 uur, maar de host blijft nog 10 minuten. In dit geval is de factureerbare tijd 45 minuten (10.00 tot 10.45 uur).



Vergadersituaties

In het bovenstaande voorbeeld lieten we de meest eenvoudige situatie zien met 1 host en 1 gast en een vergadering die zonder onderbrekingen eindigt. Natuurlijk zijn er meerdere situaties mogelijk. In die situaties maken onderbrekingen een groot verschil, daarom leggen we het verschil uit tussen korte en lange onderbrekingen voor elke factureerbare situatie:

  • Korte onderbreking: een onderbreking waarbij de host of gast (als er maar één gast is) de vergaderruimte voor minder dan 5 minuten verlaat. bv. een internetverbinding die wegvalt
  • Lange onderbreking: een onderbreking waarbij de host of gast (indien slechts één gast) de vergaderruimte voor meer dan 5 minuten verlaat. bv. de klant heeft een noodgeval en verlaat de ruimte voor 15 minuten. Daarna komt de klant weer terug.


Bij een korte onderbreking gaat de factureerbare tijd gewoon door. Bij een lange onderbreking eindigt de factureerbare tijd en begint een nieuwe factureerbare tijd wanneer de host/gast weer binnenkomt. Het aantal gasten heeft geen invloed op de factureerbare tijd (behalve 0 of 1).


Hier geven we enkele voorbeelden om het bijhouden van de tijd duidelijk te maken:

1 host + 1 gast situaties

1 host + 1 gast zonder onderbreking

Dit is de situatie die we hebben laten zien in de 'Basisprincipes van tijdregistratie'. De factureerbare tijd is de duur waarin zowel de host als de gast in de vergaderruimte waren. In het onderstaande voorbeeld is de factureerbare tijd 45 minuten.

1 host + 1 gast met korte onderbreking

Deze situatie is vergelijkbaar met de bovenstaande, maar hier verlaat de gast de vergaderruimte gedurende 2 minuten. Aangezien deze onderbreking minder dan 5 minuten is, gaat de factureerbare tijd gewoon door en is dus 45 minuten.


1 host + 1 gast met lange onderbreking

In dit geval gaat de gast langer dan 5 minuten weg. Dit betekent dat de eerste factureerbare tijd stopt en wanneer de gast terugkeert een tweede factureerbare tijd begint. In dit geval zijn er twee factureerbare tijden van 15 minuten.


Meerdere hosts + 1 gast situaties

In de onderstaande situaties nemen bv. 2 accountants deel aan een vergadering met 1 klant. In deze situaties zal een van de hosts op een bepaald moment vertrekken, wat invloed zal hebben op de factureerbare tijden. 


Meerdere hosts + 1 gast zonder onderbreking

De 2 hosts en hun klant hebben een vergadering die niet wordt onderbroken. Zowel voor host 1 als host 2 wordt een aparte factureerbare tijd van 45 minuten aangemaakt.

Meerdere hosts + 1 gast, 1 host gaat eerder weg

In dit geval doet host 1 de volledige vergadering en host 2 slechts een half uur. Dit betekent dat host 1 een factureerbare tijd van 45 minuten heeft en host 2 een factureerbare tijd van 30 minuten.



Meerdere hosts + 1 gast, 1 host gaat eerder weg maar komt binnen 5 minuten terug

In deze vergadering blijft host 1 de hele tijd aanwezig, maar gaat host 2 drie minuten weg vanwege verbindingsproblemen. Beide hosts hebben een factureerbare tijd voor de hele vergadering, aangezien de onderbreking minder dan 5 minuten is.



Meerdere hosts + 1 gast, 1 host gaat eerder weg maar komt na meer dan 5 minuten terug

In deze vergadering blijft host 1 de hele tijd aanwezig, maar gaat host 2 15 minuten weg en komt dan weer terug. In dit geval heeft host 1 een factureerbare tijd van 45 minuten, maar omdat host 2 langer dan 5 minuten weg is, heeft die 2 factureerbare tijden van 15 minuten.

Geen factureerbare tijd

Meerdere hosts + geen gasten

Als een vergadering bestaat uit meerdere hosts maar geen gast(en) heeft dan wordt er geen factureerbare tijd berekend.


Host heeft geen AdminPulse-account

Als de Vecterahost geen AdminPulse-account heeft of het e-mailadres is niet exact hetzelfde, dan zal de vergadering geen factureerbare tijd opleveren.


Geen actieve streams

Als een host en een gast in een vergaderruimte zijn maar er zijn geen actieve streams (camera of microfoon), dan wordt er geen factureerbare tijd berekend totdat iemand een stream activeert.


Als er actieve streams zijn geweest, maar om de een of andere reden alle streams zijn gestopt en hosts en gasten nog steeds in de vergaderruimte zijn, zal hetzelfde gebeuren als bij het verlaten van de vergaderruimte:

  • Minder dan 5 minuten: factureerbare tijd gaat door.
  • Meer dan 5 minuten: factureerbare tijd wordt gestopt.

Het Vectera-team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!