In dit helpartikel lees je alles over de Smart Summary-functionaliteit in Vectera. Smart Summary neemt automatisch notities en maakt samenvattingen van je vergaderingen, waardoor handmatig werk vermindert en de focus op het gesprek kan blijven.
Je leest hier hoe je een transcriptie start, hoe andere deelnemers hiervan op de hoogte worden gesteld, en hoe je de samenvatting kan bewerken en delen. Je vindt hier ook de informatie over het opvolgen van de gebruikte gratis uren en het toestaan van extra uren voor Smart Summary-gebruik.
In dit artikel:
- Wat is Smart Summary?
- Hoe werkt Smart Summary?
- Gratis uren tracken & overuren toestaan
- Tips voor een goede transcriptie
- Feedback, vragen of problemen?
Wat is Smart Summary?
Smart Summary maakt automatisch notities van je gesprekken(=transcriptie) en vat deze samen. Dit vermindert handmatig werk waardoor je je volledig kan focussen op het gesprek zelf.
De Smart Summary heeft een automatische taaldetectie (zie hier voor welke talen) en zal zowel de transcriptie als de samenvatting in de juiste taal weergeven.
Hoe werkt Smart Summary?
Start transcriptie
In je vergaderruimte start je een transcriptie door de Persoonlijke notities te openen en op ‘Transcriptie starten’ te klikken. Als je een microfoon in een rode cirkel ziet is de transcriptie bezig. Vanaf dit moment wordt de audio omgezet in automatische notities.
Indien er geen actieve microfoon is in de vergaderruimte, dan is het niet mogelijk om de transcriptie te starten. Activeer dan eerst je microfoon en klik daarna op Transcriptie starten.
Transcriptie voor andere deelnemers
Melding van transcriptie
Zodra je een transcriptie start, krijgt elke andere deelnemer in de vergaderruimte een melding dat de meeting getranscribeerd wordt. Als ze niet akkoord gaan, verlaten ze de vergaderruimte.
Transcriptie voor andere hosts
Teamleden met Hostrechten hebben ook de mogelijkheid om een transcriptie in je vergaderruimte te starten. Indien jij al een transcriptie had gestart, zullen ze in de persoonlijke notities zien dat er een transcriptie bezig is. Nadat je een transcriptie hebt gestopt zullen zij ook de samenvatting en transcriptie kunnen zien.
Indien je een niet-teamlid hebt uitgenodigd via mail of via een speciale link waarbij die persoon ook hostrechten heeft, dan zal die het Smart Summary deel niet zien.
Transcriptie voor gasten
Een gast of teamlid zonder hostrechten kan de persoonlijke notities niet zien. Zij hebben dus niet de mogelijkheid om een transcriptie te starten, noch te bekijken. Achteraf kan je de samenvatting wel naar hen doorsturen.
Stop transcriptie en vat het gesprek samen
Klik op ‘Transcriptie stoppen’ om de transcriptie te stoppen en automatisch een samenvatting te maken. De samenvatting maken kan even duren, zeker bij lange vergaderingen.
Je ziet nu de samenvatting en daaronder de transcriptie. Via de tabs kan je eenvoudig wisselen tussen de samenvatting en transcriptie.
Vind je het paneel van de persoonlijke notities te klein, dan kan je het paneel groter maken via het icoon links bovenaan.
Samenvatting bewerken
Als de samenvatting klaar is, kunnen jij en andere teamleden met hostrechten* op het potloodicoontje klikken om deze te bewerken.
In de bewerkingsmodus kan je:
- Tekst toevoegen/verwijderen
- Tekst vet of cursief maken**
- Geordende en ongeordende lijsten toevoegen
- Headers toevoegen.
Sla de wijzigingen op via het groene vinkje of annuleer de wijzigingen via de rode X.
* Als meerdere hosts tegelijkertijd de samenvatting bewerken, worden alleen de wijzigingen van de persoon die opslaat, opgeslagen.
** Vet en cursief worden als platte tekst weergegeven bij het delen via e-mail. In je e-mailprovider kan je de opmaak opnieuw toevoegen.
Delen en verwijderen
Nadat de transcriptie is samengevat zijn er verschillende manieren om deze met de gasten of andere teamleden te gaan delen of je kan deze ook verwijderen als je ze niet meer nodig hebt.
Delen van de transcriptie
-
Klik op het kopieer-icoon om de samenvatting te kopiëren zodat je deze op een locatie naar keuze kan plakken en opslaan of versturen.
-
Klik op de 3 bolletjes en op Delen via e-mail om de samenvatting in een mailbericht te plakken en via e-mail te kunnen versturen. Indien je een lege pagina krijgt na het klikken op deze knop, bekijk dan zeker dit helpartikel om het probleem op te lossen.
Vet en cursief worden als platte tekst weergegeven bij het delen via e-mail. In je e-mailprovider kun je de opmaak opnieuw toevoegen.
- Klik op de 3 bolletjes en op Opslaan naar AdminPulse om de samenvatting naar je AdminPulse-interacties te sturen. Zorg ervoor dat de meeting room gekoppeld is met een AdminPulse relatie!
- Klik op de 3 bolletjes en klik op Exporteer naar whiteboard om een nieuw whiteboard te maken waar de samenvatting in toont. Dit whiteboard kan je downloaden als PDF.
Transcriptie en samenvatting verwijderen
Om de samenvatting en transcriptie te verwijderen, klik je rechts naast 'Smart summary' op het rode vuilbakicoontje. Bevestig deze actie nogmaals in de pop-up. Nu kan je opnieuw een transcriptie starten.
Gratis uren tracken & overuren toestaan
Je kan heel eenvoudig het aantal Smart Summary-uren opvolgen dat je team deze maand al heeft gebruikt. Je hebt 5 gratis uren per teamlid per maand. Bij het bereiken van de limiet kan je extra uren toestaan om de functionaliteit te blijven gebruiken. Voor meer uitleg kan je dit helpartikel lezen.
Gratis uren tracken
Je hebt 5 gratis uren per teamlid per maand. Je kan het gebruik ervan raadplegen in:
- Vergaderruimtes - Persoonlijke notities
- Smart Summary-overzichtspagina
- Teamledenpagina*
* Op de teamledenpagina kan je ook het individuele gebruik opvolgen.
Extra uren toestaan
Als alle gratis uren zijn gebruikt, kan je extra uren toestaan om de Smart Summary-functionaliteit deze maand te blijven gebruiken. Bij de start van een nieuwe maand worden de extra uren in rekening gebracht en worden zowel de gratis als de extra uren op nul gezet.
Je kan extra uren op twee plaatsen activeren:
- De vergaderruimte - persoonlijke notities (enkel als je aan de limiet zit)
- Smart Summary-overzichtspagina (op ieder moment)
Extra uren kosten €1,00 per uur (excl. btw) en worden op de eerste van elke maand gefactureerd. De minimale kosten zijn €1,00 (excl. btw), zelfs als de totale extra uren minder dan een uur zijn.
Tips voor een goede transcriptie
Voor een duidelijke transcriptie en samenvatting raden we het volgende aan:
- Zorg ervoor dat de microfoon aanstaat (ook bij een offline gesprek!)
- Praat algemeen Nederlands op een normaal tempo. De transcriptie heeft moeite met dialecten.
- Praat niet met meerderen tegelijk.
- Praat duidelijk in de microfoon. Indien er veel achtergrondgeluid is, kan je ruisonderdrukking aanzetten in de instellingen.
- Praat langer dan 1 minuut alvorens de transcriptie te stoppen, zodat de taaldetectie goed is.
Feedback, vragen of problemen?
Indien je feedback, vragen of problemen hebt tijdens het testen van de Smart Summary kan je het Vecterateam contacteren op support@vectera.com.
Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!