In Vectera is het mogelijk om een team afspraakpagina te maken met verschillende afspraaktypes die gedeeld kunnen worden met andere teamleden. Enkel de beheerder van het team kan dit doen!


Zodra je een type afspraak gemaakt hebt, zie je welke hosts geboekt kunnen worden voor dat type afspraak.



1. Creëer een nieuw afspraaktype

Ga naar https://www.vectera.com/scheduling en verbind je persoonlijke agenda om naar de volgende stap te gaan. Klik nu op 'Create a Team appointment type'. Daar zie je vijf opties:



2. Algemene instellingen


2.1 Geef het type afspraak een naam en beschrijving

Geef het afspraaktype een naam en beschrijving die goed passen voor alle teamleden, bijvoorbeeld: Online adviesgesprek.



Vink 'Show on public team booking page' aan om het afspraaktype op de publieke afsprakenpagina weer te geven. Als dat niet aangevinkt is, wordt het afspraaktype enkel op de persoonlijke boekingspagina's weergegeven van de geselecteerde teamleden.


2.2 Locatie van de vergadering


Indien je 'offline' aanvinkt als een mogelijke optie, kan je een locatie toevoegen om niet virtueel af spreken, maar persoonlijk.


Voor online vergaderingen wordt automatisch een unieke vergaderruimte voor de klant gecreëerd nadat een afspraak ingepland is. Terugkerende klanten worden doorverwezen naar dezelfde vergaderruimte. Die vergaderruimte wordt toegevoegd aan het dashboard.


Zowel jij als de klant ontvangen na het boeken van een afspraak een bevestigingsmail met alle informatie over de afspraak.


2.3 Stel de duur van de afspraak in

Onder de redirect url kan de duur van de vergaderingen ingesteld worden. Een vergadering moet minimaal 10 minuten duren, maar heeft geen maximumtijd. Als je de duur instelt op 60 minuten, sluit de online vergaderruimte niet wanneer de 60 minuten om zijn. De duur is eerder een richttijd om een idee te geven hoe lang de afspraak zal duren.


2.4 Toon de geavanceerde instellingen


Onder 'Duration' kan je de geavanceerde instellingen openen. Dit bevat onder andere de doorverwijspagina, meeting template en buffer opties.


2.4.1 Voeg een doorverwijspagina toe

Als je een klant na het boeken van een meeting wilt doorverwijzen, kun je hier de url van de pagina ingeven. Als je de klant niet wilt doorverwijzen, dan laat je dit veld open.



Vul de url van de gewenste doorverwijspagina in.

Vink 'Show Vectera confirmation screen before redirecting' uit als je wilt dat de klant meteen wordt doorverwezen. Als deze optie wél geselecteerd is, zal de klant worden doorverwezen na 5 seconden.


In de doorverwijspagina zullen de boekingparameters worden toegevoegd. Deze parameters zijn:

  • Afspraaktype

  • Datum en tijdstip van de afspraak

  • Locatie (online of op locatie)

  • Voornaam en familienaam

  • Custom questions + de antwoorden hierop (indien beschikbaar)


Je kunt de parameters gebruiken om gepersonaliseerde content op je website weer te geven (bijvoorbeeld automatisch invullen van een contactformulier). Vraag je websitebeheerder voor hulp!


2.4.2 Voeg een template toe

Als je meeting room templates hebt gemaakt om je meeting goed voor te bereiden dan kan je deze ook toevoegen aan een afspraaktype. Als men dan een afspraak inboekt, zal de meeting room eruit zien zoals de template. Selecteer de gewenste template voor dit afspraaktype.



2.4.3 Show availability in increments of x minutes

'Show availability in increments of x minutes' geeft je klanten de mogelijkheid om elke x minuten een afspraak te plannen. Als je 30 minuten selecteert en je werkdag start om 9 uur 's morgens, zullen je klanten een afspraak kunnen plannen om 9u, 9u30, 10u, ...


2.4.4 Wijzig je buffers en beschikbaarheden


Stel verschillende buffers in voor dit afspraaktype om de beschikbaarheid voor afspraken te optimaliseren.


Meer info? Lees dit gedetailleerde artikel over beschikbaarheid en buffers.


3. Hosts


3.1 Kies een methode voor de hosts

Selecteer hoe klanten/gasten een afspraak met jou en je teamleden kunnen inplannen.

  • Your clients choose a host: de klant/gast kan handmatig selecteren bij welk teamlid hij de afspraak wil maken.

  • Vectera chooses an available host randomly: In dit geval kiest de klant de locatie (online, persoonlijk of telefonisch). Op basis daarvan selecteert Vectera een willekeurig teamlid dat beschikbaar is voor die keuze.

  • Your clients have the option the choose a host themselves or to let Vectera choose: De klant heeft de mogelijkheid om zelf een host te kiezen of om Vectera te laten kiezen.


3.2 Selecteer welke hosts weergegeven worden voor dit type afspraak

Voor dit type afspraak worden de teamleden geselecteerd die aangevinkt en blauw worden weergegeven. Als er een waarschuwingsdriehoek staat voor de naam van een teamlid, betekent het dat er iets mis is. Beweeg met de muis over de driehoek om te weten wat de reden is. Meestal ligt het aan het feit dat een agenda niet verbonden is.



Klik op de namen van de teamleden en vink het vakje 'share this appointment type with this user' aan of uit om dit afspraaktype toe te voegen/ te verwijderen voor dat teamlid.



4. Wijzig de e-mail template van dit afspraaktype

Als je graag een herinnering instelt voor jou en jouw klant voor een meeting start, kan je dit hier doen. Een 'Calendar reminder' is een notificatie van het kalender programma. Een 'email reminder' is een herinnering via email.


Het is mogelijk om het e-mailsjabloon van de bevestigingsmail die de klanten ontvangen na het inplannen van een afspraak te wijzigen. Lees hier hoe je dit doet!




5. Custom questions

Klik op 'Custom questions' naast hosts om de pagina te openen. Hier kan je de aangepaste aanvragen toevoegen die je klanten beantwoorden. Bedrijfsnaam, telefoonnummer, te bespreken onderwerp zijn enkele mogelijkheden. Stel de vragen in als verplicht als dat jouw werk makkelijker maakt.




Non-admin teamleden kunnen geen aangepaste vragen toevoegen of bewerken.



6. Collect payments (optioneel)

Je kan een vereiste betaling toevoegen aan het afspraaktype om betalingen te innen met Stripe. Let op! Dit vereist dat alle teamleden die dit type afspraak hebben, hun Vectera-profiel integreren met Stripe op de integratiepagina. Als dat niet het geval is, wordt er een melding getoond op de planningspagina en kan het teamlid niet geboekt worden voor dat type afspraak.


Zorg ervoor dat je het afspraaktype opslaat alvorens naar de integratiepagina te gaan.


7. Sla het afspraaktype op!


8. Controleer hoe jouw team boekingspagina eruitziet

Bezoek jouw team boekingslink om te dubbelchecken! Ga naar jouw 'scheduling' pagina en klik op 'copy' naast de team boekingslink en plak het in een nieuw tabblad.





Het Vectera team kijkt uit naar jouw feedback. Ons doel is om jouw ervaring in online meetings steeds te verbeteren! Kun je niet wachten om aan de slag te gaan? Log in op jouw account of start met de gratis proefperiode van Vectera!